Tankkarten sind für viele Unternehmen mittlerweile ein unverzichtbares Werkzeug für die Verwaltung ihrer Flotten geworden, weil sie die Überwachung der Ausgaben und Buchhaltung von Kraftstoffkosten erheblich erleichtern können. Gleichzeitig ist das Risiko von Missbrauch und Betrug in den letzten Jahren deutlich gestiegen. Unternehmen sollten sich deshalb um eine umfassende Sicherheitsstrategie Gedanken machen. Wir verraten, welche Arten von Tankkartenbetrug es gibt und wie sich Unternehmen davor schützen können.
Warum ist die Tankkartensicherheit so wichtig?
Die fehlende Tankkartensicherheit kann erhebliche Auswirkungen auf den Flottenbetrieb haben. Die Risiken umfassen finanzielle Verluste, weil sich unautorisierte Transaktionen meist nur schwer entdecken und verhindern lassen können. Ein Missbrauch oder Tankkartenbetrug kann sich direkt auf die Betriebskosten auswirken, zu mehr Aufwand führen und das Wachstum des Unternehmens bremsen. Im schlimmsten Fall könnte ein Betrug mit Tankkarten sogar die Existenz des Unternehmens gefährden.
Ein schwaches Sicherheitsmanagement kann das Vertrauen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in die internen Kontrollmechanismen infrage stellen und je nach Situation unnötige Unannehmlichkeiten mit sich bringen. Das Bewusstsein für Sicherheitsprobleme im Zusammenhang mit Tankkarten kann dazu beitragen, deren sichere Nutzung und Schutz vor Missbrauch zu gewährleisten.
Bedrohungen & Risiken bei der Verwendung von Tankkarten
Die Nutzung von Tankkarten kann neben vielen Vorteilen auch einige Risiken mit sich bringen, beispielsweise das sogenannte Skimming oder auch ein Diebstahl der Karte. Unternehmen sollten die potenziellen Schwachstellen und Risiken der Tankkarten deshalb genau kennen, um die Tankkartensicherheit zu optimieren und sich bestmöglich vor einem Betrug oder Missbrauch zu schützen.
Die häufigsten Arten des Tankkartenbetrugs
Skimming: Skimming ist die häufigste Form des Tankkartenbetrugs und beschreibt im Wesentlichen das „Klonen“ bzw. Kopieren einer Tankkarte. Kriminelle greifen die Daten einer gültigen Tankkarte ab und kopieren sie auf eine leere oder abgelaufene Tankkarte, die sich dann für den Betrug nutzen lässt.
Diebstahl der Tankkarte: Die Tankkarte wird gestohlen und von Betrügern für eigene Zwecke genutzt. Ein PIN-Code kann das Risiko verringern, aber auch diese Form des Tankkartenbetrugs nicht immer verhindern.
Manipulation: Die Kriminellen werden immer raffinierter, sodass auch die Manipulation von Stationsautomaten längst keine Seltenheit mehr ist. Vor dem Kartenleser kann dabei ein spezieller Aufsatz montiert werden, der entweder die Kartendaten ausliest oder die Karte nach der Benutzung sogar einbehält. Diese wird dann von den Tätern gestohlen. Die Eingabe des PIN-Codes wird mittels einer kleinen Kamera aufgezeichnet.
Betrug durch Mitarbeitende: Auch vor dem Tankkartenmissbrauch durch die eigenen Mitarbeiter:innen sind Unternehmen nicht sicher. Die Betrugsmöglichkeiten können dabei sehr vielfältig sein, indem beispielsweise getankter Kraftstoff für eigene Zwecke abgezweigt oder ein höherer Betrag abgerechnet als tatsächlich getankt wird.
Auf Qualität achten: Schwachstellen in Tankkartensystemen
Viele Betrugsmaschen können sich bereits verhindern lassen, indem auf Tankkarten von zuverlässigen Tankkartenanbietern, beispielsweise Fleetcor, gesetzt wird. Denn vor allem die günstigeren Dienstleister bieten unzureichende Authentifizierungsmechanismen, etwa einfache PIN-Codes ohne zusätzliche Schutzmaßnahmen, sowie ungeschützte Datenprotokolle, die sich einfach abgreifen lassen.
Eine fehlende Transaktionsüberwachung und der Mangel an Echtzeitwarnungen bei verdächtigen Aktivitäten können ebenfalls dazu beitragen, dass Betrug zumindest im ersten Moment unentdeckt bleibt. Ein weiteres Problem besteht darin, dass einige Tankkarten keine geografischen Nutzungsgebiete oder Transaktionslimits bieten, was die Missbrauchsgefahr erhöhen kann.
Implementierung wirksamer Sicherheitsmaßnahmen für Tankkarten
Um Tankkarten effektiv vor Betrug und Missbrauch zu schützen, sind gezielte Sicherheitsmaßnahmen unverzichtbar. Damit können Unternehmen im Fall der Fälle den unautorisierten Zugriff auf Karten verhindern, verdächtige Aktivitäten frühzeitig erkennen und die Kontrolle über ihre Kraftstoffkosten verbessern.
Robuste Authentifizierungs- und Zugangskontrollen einrichten
Ein starkes Authentifizierungsverfahren ist die Grundlage für ein solides Sicherheitssystem für Tankkarten. Unternehmen sollten auf jeden Fall einen PIN-Schutz für alle Karten implementieren. Ergänzende Zugangsbeschränkungen, also nur berechtigten Mitarbeiter:innen die Nutzung zu ermöglichen, ist ebenfalls ein zentrales Element für erhöhte Sicherheit.
Regelmäßige Überwachung über das Online-Portal
Durch eine regelmäßige Überprüfung der Transaktionen in einem zugehörigen Online-Portal können sich verdächtige Aktivitäten schneller erkennen lassen. Auffällige Ereignisse, beispielsweise ungewöhnliche Tankmengen, Käufe außerhalb der regulären Betriebszeiten oder an ungewöhnlichen Standorten, außerhalb des Geschäftsgebietes, können auf einen möglichen Missbrauch der eingesetzten Tankkarten hindeuten. In solchen Fällen können Unternehmen schneller reagieren, bevor ein (größerer) finanzieller Schaden entsteht.
Einrichtung von Ausgabenkontrollen und Transaktionslimits
Die Festlegung von Transaktionslimits, sowohl in Bezug auf die Höhe als auch auf die Häufigkeit der Transaktionen, hilft ebenfalls, den möglichen finanziellen Schaden im Falle eines Missbrauchs zu begrenzen. Diese Kontrollen ermöglichen es Unternehmen, klare Richtlinien für zulässige Tankstellen und maximale Ausgabebeträge festzulegen. Durch die Beschränkung von Ausgaben pro Transaktion oder pro Tag können sich sowohl Betrug als auch unnötige Ausgaben minimieren lassen.
Bewährte Praktiken für ein fortlaufendes Sicherheitsmanagement
Es ist wichtig, alle verfügbaren Optionen zur Maximierung der Sicherheit interner Prozesse zu prüfen, einschließlich derjenigen, die mit Tankkarten in Verbindung stehen. Diese Überprüfung sollte zum Beispiel beinhalten, ob der Tankkartenanbieter zusätzliche Sicherheitsfunktionen wie PIN-Schutz und Einstellungen zur Verhinderung von unbefugtem Zugriff anbietet.
Regelmäßige Audits und Überprüfungen können es zudem ermöglichen, Schwachstellen im Tankkartensystem frühzeitig zu erkennen und entsprechende Gegenmaßnahmen zu ergreifen. Diese Audits sollten nicht nur technische Komponenten umfassen, sondern auch eine detaillierte Analyse der Transaktionsdaten beinhalten, um verdächtige Aktivitäten zu identifizieren.
Spezielle Schulungen für Fahrer:innen und Flottenmanager:innen können zu einer der wichtigsten Maßnahmen zur Prävention von Tankkartenbetrug gehören. Mitarbeitende sollten sich der Sicherheitsmaßnahmen und der potenziellen Risiken bewusst sein und für verdächtige Situationen sensibilisiert werden. Eine regelmäßige Auffrischung dieser Schulungen kann sicherstellen, dass alle Beteiligten auf dem neuesten Stand sind.
Technologische Tools zur Verbesserung der Tankkartensicherheit
Digitale Tools zur Überwachung und Kontrolle ermöglichen es Flottenmanagern, Transaktionen in Echtzeit zu überwachen und bei Bedarf sofort einzugreifen. Apps und Online-Plattformen, wie die FleetPay App und das MyFleetcor Onlineportal von Fleetcor, bieten die Möglichkeit, die Nutzung der Tankkarten im Auge zu behalten und verdächtige Aktivitäten somit frühzeitig zu erkennen. Das ermöglicht eine schnelle und effiziente Reaktion auf potenzielle Bedrohungen.
Darüber hinaus bieten die meisten Systeme in aller Regel die Möglichkeit, umfassende und präzise Berichte über die Tankkartenaktivitäten zu generieren, womit ungewöhnliche Muster aufgedeckt werden können. Durch die Integration und Nutzung solcher Systeme können Unternehmen, die Tankkarten nutzen, ihre Compliance-Vorgaben leichter einhalten und Sicherheitslücken proaktiv identifizieren.
Sichern Sie Ihre Flotte mit umfassendem Tankkartenschutz
Die Tankkartensicherheit ist eine entscheidende Komponente für den Schutz eines Unternehmens vor Betrug und Missbrauch im Flottenbetrieb. Die Kombination von PIN-Schutz, der Einführung von Transaktionslimits und einer regelmäßigen Überprüfung der Systeme ermöglicht es Unternehmen, ihren Betrieb effizienter zu gestalten und potenzielle Sicherheitsrisiken frühzeitig zu erkennen.
Prüfen Sie deshalb Ihre aktuellen Sicherheitsstandards sowie die Möglichkeiten Ihrer Tankkartensysteme und passen Sie diese bei Bedarf zur Maximierung des Sicherheitsniveaus bei der Nutzung von Tankkarten an. Unser Team ist Ihnen gerne behilflich, um die fortschrittlichen Schutzfunktionen zu implementieren und dadurch die größtmögliche Tankkartensicherheit zu erreichen. Kontaktieren Sie unsere Experten, damit wir die besten Maßnahmen und Lösungen für Ihr Unternehmen finden.
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