Tankkartensicherheit: So können Sie Ihren Fuhrpark vor Betrug schützen

Tankkarten sind für viele Unternehmen mittlerweile ein unverzichtbares Werkzeug für die Verwaltung ihrer Flotten geworden, weil sie die Überwachung der Ausgaben und Buchhaltung von Kraftstoffkosten erheblich erleichtern können. Gleichzeitig ist das Risiko von Missbrauch und Betrug in den letzten Jahren deutlich gestiegen. Unternehmen sollten sich deshalb um eine umfassende Sicherheitsstrategie Gedanken machen. Wir verraten, welche Arten von Tankkartenbetrug es gibt und wie sich Unternehmen davor schützen können.

Warum ist die Tankkartensicherheit so wichtig?

Die fehlende Tankkartensicherheit kann erhebliche Auswirkungen auf den Flottenbetrieb haben. Die Risiken umfassen finanzielle Verluste, weil sich unautorisierte Transaktionen meist nur schwer entdecken und verhindern lassen können. Ein Missbrauch oder Tankkartenbetrug kann sich direkt auf die Betriebskosten auswirken, zu mehr Aufwand führen und das Wachstum des Unternehmens bremsen. Im schlimmsten Fall könnte ein Betrug mit Tankkarten sogar die Existenz des Unternehmens gefährden.

Ein schwaches Sicherheitsmanagement kann das Vertrauen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in die internen Kontrollmechanismen infrage stellen und je nach Situation unnötige Unannehmlichkeiten mit sich bringen. Das Bewusstsein für Sicherheitsprobleme im Zusammenhang mit Tankkarten kann dazu beitragen, deren sichere Nutzung und Schutz vor Missbrauch zu gewährleisten.

Bedrohungen & Risiken bei der Verwendung von Tankkarten

Die Nutzung von Tankkarten kann neben vielen Vorteilen auch einige Risiken mit sich bringen, beispielsweise das sogenannte Skimming oder auch ein Diebstahl der Karte. Unternehmen sollten die potenziellen Schwachstellen und Risiken der Tankkarten deshalb genau kennen, um die Tankkartensicherheit zu optimieren und sich bestmöglich vor einem Betrug oder Missbrauch zu schützen.

Die häufigsten Arten des Tankkartenbetrugs

Skimming: Skimming ist die häufigste Form des Tankkartenbetrugs und beschreibt im Wesentlichen das „Klonen“ bzw. Kopieren einer Tankkarte. Kriminelle greifen die Daten einer gültigen Tankkarte ab und kopieren sie auf eine leere oder abgelaufene Tankkarte, die sich dann für den Betrug nutzen lässt.

Diebstahl der Tankkarte: Die Tankkarte wird gestohlen und von Betrügern für eigene Zwecke genutzt. Ein PIN-Code kann das Risiko verringern, aber auch diese Form des Tankkartenbetrugs nicht immer verhindern.  

Manipulation: Die Kriminellen werden immer raffinierter, sodass auch die Manipulation von Stationsautomaten längst keine Seltenheit mehr ist. Vor dem Kartenleser kann dabei ein spezieller Aufsatz montiert werden, der entweder die Kartendaten ausliest oder die Karte nach der Benutzung sogar einbehält. Diese wird dann von den Tätern gestohlen. Die Eingabe des PIN-Codes wird mittels einer kleinen Kamera aufgezeichnet.

Betrug durch Mitarbeitende: Auch vor dem Tankkartenmissbrauch durch die eigenen Mitarbeiter:innen sind Unternehmen nicht sicher. Die Betrugsmöglichkeiten können dabei sehr vielfältig sein, indem beispielsweise getankter Kraftstoff für eigene Zwecke abgezweigt oder ein höherer Betrag abgerechnet als tatsächlich getankt wird.

Manipulation des elektronischen Fahrtenbuchs: Ein selten beachteter, aber nicht weniger gefährlicher Aspekt des Tankkartenmissbrauchs ist die Manipulation des elektronischen Fahrtenbuchs durch Mitarbeitende. Dazu gehört beispielsweise, dass Fahrerinnen und Fahrer einen falschen Kilometerstand melden, um höhere Kosten zu eigenen Gunsten rechtfertigen zu können. Aber auch das Einreichen von manipulierten bzw. gefälschten Belegen, die höhere Ausgaben ausweisen als tatsächlich getätigt wurden, sind keine Seltenheit.

Auf Qualität achten: Schwachstellen in Tankkartensystemen

Viele Betrugsmaschen können sich bereits verhindern lassen, indem auf Tankkarten von zuverlässigen Tankkartenanbietern, beispielsweise Fleetcor, gesetzt wird. Denn vor allem die günstigeren Dienstleister bieten unzureichende Authentifizierungsmechanismen, etwa einfache PIN-Codes ohne zusätzliche Schutzmaßnahmen, sowie ungeschützte Datenprotokolle, die sich einfach abgreifen lassen.

Eine fehlende Transaktionsüberwachung und der Mangel an Echtzeitwarnungen bei verdächtigen Aktivitäten können ebenfalls dazu beitragen, dass Betrug zumindest im ersten Moment unentdeckt bleibt. Ein weiteres Problem besteht darin, dass einige Tankkarten keine geografischen Nutzungsgebiete oder Transaktionslimits bieten, was die Missbrauchsgefahr erhöhen kann.

Wie lässt sich ein Tankkartenmissbrauch aufdecken?

Um einen Missbrauch mit Tankkarten möglichst frühzeitig zu identifizieren, sollten Unternehmen auf bestimmte Warnsignale achten:

• Ungewöhnlich häufige Tankstellenbesuche innerhalb kurzer Zeit

• Wiederholte Transaktionen außerhalb der üblichen Geschäftszeiten

• Besonders hohe Ausgaben, die nicht dem üblichen Geschäftsalltag entsprechen

• Käufe von Produkten, die nicht mit Kraftstoff in Verbindung stehen (etwa Snacks oder alkoholische Getränke)

Diese Anzeichen können häufig auf eine unbefugte oder missbräuchliche Nutzung hindeuten und sollten sofort überprüft werden.

Implementierung wirksamer Sicherheitsmaßnahmen für Tankkarten

Um Tankkarten effektiv vor Betrug und Missbrauch zu schützen, sind gezielte Sicherheitsmaßnahmen unverzichtbar. Damit können Unternehmen im Fall der Fälle den unautorisierten Zugriff auf Karten verhindern, verdächtige Aktivitäten frühzeitig erkennen und die Kontrolle über ihre Kraftstoffkosten verbessern.

Robuste Authentifizierungs- und Zugangskontrollen einrichten

Ein starkes Authentifizierungsverfahren ist die Grundlage für ein solides Sicherheitssystem für Tankkarten. Unternehmen sollten auf jeden Fall einen PIN-Schutz für alle Karten implementieren. Ergänzende Zugangsbeschränkungen, also nur berechtigten Mitarbeiter:innen die Nutzung zu ermöglichen, ist ebenfalls ein zentrales Element für erhöhte Sicherheit.

Regelmäßige Überwachung über das Online-Portal

Durch eine regelmäßige Überprüfung der Transaktionen in einem zugehörigen Online-Portal können sich verdächtige Aktivitäten schneller erkennen lassen. Auffällige Ereignisse, beispielsweise ungewöhnliche Tankmengen, Käufe außerhalb der regulären Betriebszeiten oder an ungewöhnlichen Standorten, außerhalb des Geschäftsgebietes, können auf einen möglichen Missbrauch der eingesetzten Tankkarten hindeuten. In solchen Fällen können Unternehmen schneller reagieren, bevor ein (größerer) finanzieller Schaden entsteht.

Einrichtung von Ausgabenkontrollen und Transaktionslimits

Die Festlegung von Transaktionslimits, sowohl in Bezug auf die Höhe als auch auf die Häufigkeit der Transaktionen, hilft ebenfalls, den möglichen finanziellen Schaden im Falle eines Missbrauchs zu begrenzen. Diese Kontrollen ermöglichen es Unternehmen, klare Richtlinien für zulässige Tankstellen und maximale Ausgabebeträge festzulegen. Durch die Beschränkung von Ausgaben pro Transaktion oder pro Tag können sich sowohl Betrug als auch unnötige Ausgaben minimieren lassen.

Automatisierte Transaktionsüberwachung nutzen

Viele Tankkartenanbieter setzen automatisierte Überwachungsfunktionen ein, die in der Lage sind, Tankkartentransaktionen in Echtzeit zu analysieren. Sie können somit dabei helfen, verdächtige Aktivitäten aufzudecken. Diese Tankkartenverwaltungsdienste verwenden Algorithmen, um Anomalien wie ungewöhnlich hohe Transaktionen oder Einkäufe außerhalb der regulären Arbeitszeiten zu erkennen. Dadurch können die Verantwortlichen des Fuhrparks rechtzeitig auf potenziellen Missbrauch aufmerksam gemacht werden und entsprechende Maßnahmen ergreifen, bevor größere finanzielle Schäden entstehen könnten.

Integration von GPS-Tracking zur Überprüfung

Die Integration von GPS-Tracking in das Flottenmanagementsystem kann die Sicherheit der Tankkartennutzung erheblich verbessern. GPS-Daten ermöglichen es, den Standort des Fahrzeugs in Echtzeit zu verfolgen und sicherzustellen, dass die Tankkarte nur in der Nähe des Fahrzeugs verwendet wird. Wenn eine Transaktion weit entfernt vom Standort des Fahrzeugs erfolgt, kann dies auf eine mögliche unbefugte Nutzung hindeuten und sollte sofort dementsprechend überprüft werden.

Bewährte Praktiken für ein fortlaufendes Sicherheitsmanagement 

Es ist wichtig, alle verfügbaren Optionen zur Maximierung der Sicherheit interner Prozesse zu prüfen, einschließlich derjenigen, die mit Tankkarten in Verbindung stehen. Diese Überprüfung sollte zum Beispiel beinhalten, ob der Tankkartenanbieter zusätzliche Sicherheitsfunktionen wie PIN-Schutz und Einstellungen zur Verhinderung von unbefugtem Zugriff anbietet.

Regelmäßige Audits und Abgleich von Berichten

Neben der automatisierten Überwachung sollten Unternehmen regelmäßige Audits der Tankkartenabrechnungen durchführen. Dabei werden die Transaktionen mit den Berichten der Fahrer:innen abgeglichen, um potenzielle Unregelmäßigkeiten schnell zu identifizieren. Bei Abweichungen sollten die Kilometerstände überprüft und verdächtige Belege genauer untersucht werden. Diese Prüfungen helfen dabei, Missbrauchsmuster schneller zu erkennen und können auch zur Einhaltung der Richtlinien beitragen. Um zu vermeiden, dass Mitarbeitende das elektronische Fahrtenbuch manipulieren und einen abweichend von der Tankkarte falschen Kilometerstand melden, wird empfohlen, regelmäßige Kontrollen und Überprüfungen durchzuführen.

Schulung der Fahrer und Förderung der Rechenschaftspflicht

Spezielle Schulungen für Fahrer:innen und Flottenmanager:innen können zu einer der wichtigsten Maßnahmen zur Prävention von Tankkartenbetrug gehören. Die Aufklärung und Sensibilisierung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für die sichere Nutzung von Tankkarten ist ein wesentlicher Bestandteil eines erfolgreichen Tankkartenmanagements. Fahrerinnen und Fahrer, die gut geschult sind und über die potenziellen Risiken aufgeklärt werden, können dann meist weniger anfällig für Fehler oder absichtlichen Missbrauch sein und damit aktiv zur Tankkartensicherheit beitragen.

Regelmäßige Schulungen zur korrekten Nutzung

Unternehmen sollten daher regelmäßige Schulungen anbieten, die den Fahrer:innen die richtige Verwendung der Tankkarten vermitteln, insbesondere für die neuen Mitarbeitenden. Dazu gehört die genaue Erklärung, wann die Tankkarte verwendet werden darf, welche Käufe damit zulässig sind und wie Belege ordnungsgemäß einzureichen sind. Diese Aufklärungen können dabei helfen, Missverständnisse zu vermeiden und sicherstellen, dass die Angestellten die Richtlinien des Unternehmens besser kennen und verstehen.

Sofortige Meldung verlorener oder gestohlener Karten

Wird eine Tankkarte verloren oder gestohlen, ist ein schnelles Verfahren zur Meldung entscheidend, um Missbrauch zu verhindern. Die Mitarbeitenden sollten wissen, dass sie den Verlust einer Karte umgehend melden müssen, damit diese schnell gesperrt und ersetzt werden kann. Idealerweise steht ihnen dafür auch abseits der gewöhnlichen Arbeitszeiten ein Notfallkontakt zur Verfügung. Eine klare Kommunikation dieses Prozesses hilft, die Sicherheit zu erhöhen und potenzielle Schäden für den Betrieb zu minimieren.

Stärkung der Rechenschaftspflicht aller Mitarbeitenden

Die Einführung von Ausgabenberichten und Feedback-Mechanismen kann die Rechenschaftspflicht der Mitarbeitenden fördern. Wenn die Ausgaben regelmäßig überprüft und mit den Berichten der Fahrerinnen und Fahrer abgeglichen werden, kann die Wahrscheinlichkeit steigen, dass die Tankkarten verantwortungsbewusster genutzt werden. Unternehmen können auch Anreizsysteme einführen, die eine kosteneffiziente Nutzung der Tankkarten belohnen und die Fahrer:innen dazu motivieren, verantwortungsvoll zu handeln.

Technologische Tools zur Verbesserung der Tankkartensicherheit

Digitale Tools zur Überwachung und Kontrolle ermöglichen es Flottenmanagern, Transaktionen in Echtzeit zu überwachen und bei Bedarf sofort einzugreifen. Apps und Online-Plattformen, wie die Fleetcor App und das MyFleetcor Onlineportal von Fleetcor, bieten die Möglichkeit, die Nutzung der Tankkarten im Auge zu behalten und verdächtige Aktivitäten somit frühzeitig zu erkennen. Das ermöglicht eine schnelle und effiziente Reaktion auf potenzielle Bedrohungen.

Darüber hinaus bieten die meisten Systeme in aller Regel die Möglichkeit, umfassende und präzise Berichte über die Tankkartenaktivitäten zu generieren, womit ungewöhnliche Muster aufgedeckt werden können.

Durch die Integration und Nutzung solcher Systeme können Unternehmen, die Tankkarten nutzen, ihre Compliance-Vorgaben leichter einhalten und Sicherheitslücken proaktiv identifizieren.

Sichern Sie Ihre Flotte mit umfassendem Tankkartenschutz

Die Tankkartensicherheit ist eine entscheidende Komponente für den Schutz eines Unternehmens vor Betrug und Missbrauch im Flottenbetrieb. Die Kombination von PIN-Schutz, der Einführung von Transaktionslimits und einer regelmäßigen Überprüfung der Systeme ermöglicht es Unternehmen, ihren Betrieb effizienter zu gestalten und potenzielle Sicherheitsrisiken frühzeitig zu erkennen.

Prüfen Sie deshalb Ihre aktuellen Sicherheitsstandards sowie die Möglichkeiten Ihrer Tankkartensysteme und passen Sie diese bei Bedarf zur Maximierung des Sicherheitsniveaus bei der Nutzung von Tankkarten an. Unser Team ist Ihnen gerne behilflich, um die fortschrittlichen Schutzfunktionen zu implementieren und dadurch die größtmögliche Tankkartensicherheit zu erreichen. Kontaktieren Sie unsere Experten, damit wir die besten Maßnahmen und Lösungen für Ihr Unternehmen finden.