Co to jest karta paliwowa i jak działa?

Zarządzanie flotą pojazdów firmowych to wyzwanie przed którym stają nie tylko wielkie firmy, ale również mali przedsiębiorcy. Administracja kosztów, w tym zbieranie paragonów i księgowanie wydatków, to jedynie część obowiązków każdej osoby odpowiedzialnej za pojazdy firmowe. Istnieje jednak wygodne rozwiązanie, które wspiera firmy i pracowników w rozliczeniach, administracji oraz raportowaniu ilości zużytego paliwa – są nim karty paliwowe.

Odpowiadając na pytanie, co to jest karta paliwowa w jednym zdaniu: jest to narzędzie, służące do rozliczania tankowań na stacjach paliw. Jednak temat kart rodzi wiele pytań dotyczących korzyści, ich działania, przepisów.

Najważniejsze informacje w skrócie:

• Karta paliwowa to narzędzie służące do rozliczania tankowań na stacjach paliw oraz wspierające firmy w administracji, raportowaniu i monitorowaniu kosztów zużycia paliwa.

• Karty paliwowe działają w określonej sieci akceptacji danego dostawcy i mogą być wielomarkowe, akceptowane w wielu sieciach paliwowych, lub jednomarkowe, powiązane z jedną konkretną siecią.

• Jedną z głównych korzyści jest uproszczenie rozliczeń, ponieważ transakcje są odnotowywane, a firma otrzymuje faktury zbiorcze zgodnie z ustalonym okresem rozliczeniowym.

• Zasady korzystania z kart paliwowych w firmie powinny być jasno określone, szczególnie w zakresie rozróżnienia użytkowania służbowego i prywatnego oraz prowadzenia dokumentacji potrzebnej do rozliczeń.

Karta paliwowa - co to jest?

Karty paliwowe są dla wielu firm i pracowników nieocenionym narzędziem upraszczającym proces tankowania oraz porządkowaniu rozliczeń związanych z użytkowaniem pojazdów. Oferują wygodę i efektywność w zarządzaniu wydatkami paliwowymi, szczególnie dla firm z większymi flotami. W przypadku mniejszych firm mogą pomagać w uporządkowaniu procesów związanych z tankowaniem, dokumentacją i kontrolą użytkowania pojazdów.

Gdzie można używać karty paliwowej?

Karta paliwowa działa na stacjach paliw objętych siecią akceptacji danego dostawcy, część kart ma charakter wielomarkowy (tzw. karty multi-brand) i można z nich skorzystać w wielu sieciach paliwowych. Natomiast inne są kartami jednomarkowymi (tzw. karty single-brand), powiązanymi z jedną konkretną siecią jak Shell Card od Fleetcor.

Klienci mogą wybrać karty akceptowane tylko na stacjach w Polsce lub akceptowane międzynarodowo na terenie Europy. Warto sprawdzić sieć akceptacyjną i ustalić, które stacje tankowania znajdują się na trasie przejazdu przed każdym wyjazdem w podróż.

Na polskim rynku sieci akceptacji obejmują zarówno stacje przy głównych trasach tranzytowych i autostradach, jak i punkty w mniejszych miejscowościach, co ma znaczenie dla flot obsługujących dostawy lokalne. Przy wyborze karty warto wziąć pod uwagę dwa kryteria: liczbę stacji na trasach, którymi kierowcy jeżdżą najczęściej, oraz warunki handlowe danej sieci – karta jednomarkowa bywa korzystniejsza cenowo, wielomarkowa daje większą elastyczność.

W przypadku firm, których kierowcy regularnie realizują trasy międzynarodowe, istotne znaczenie ma dostępność stacji za granicą. Sieć Shell w Europie obejmuje ponad 26 000 stacji, dlatego przed wyjazdem warto sprawdzić lokalizacje dostępne na planowanej trasie.

Niektóre karty mogą obejmować dodatkowe usługi, takie jak rozliczanie opłat drogowych, myjni czy serwisu opon.

Posiadacze karty paliwowej Shell Card od Fleetcor mogą sprawdzić lokalizacje stacji paliw za pomocą lokalizatora dostępnego na stronie i uwzględnić je podczas planowania trasy.

Jakie dane znajdują się na karcie paliwowej?

Karty paliwowe mogą być przypisane do pojazdu na podstawie numeru rejestracyjnego lub dla indywidualnego kierowcy. Jest to forma zabezpieczenia, która oprócz numeru PIN, zwiększa bezpieczeństwo transakcji. Przypisanie karty do pojazdu lub kierowcy, wraz z kodem PIN, może wspierać kontrolę prawidłowego użycia karty i ograniczać ryzyko nadużyć.

Karta może zawierać również dane firmowe, takie jak numer klienta lub nazwa firmy.

Poza informacjami identyfikującymi użytkownika na karcie znajdują się zwykle także:

• numer karty oraz data jej ważności,

• nazwa i logo dostawcy lub sieci paliwowej,

• oznaczenie rodzaju karty, jeśli dostawca oferuje kilka wariantów.

Sam wygląd karty nie przesądza jednak o tym, za co można nią zapłacić. Decyduje o tym profil przypisany do karty w systemie dostawcy. Profil można zmieniać w trakcie trwania umowy, bez wymiany samej karty, co pozwala dostosowywać uprawnienia do zmian w składzie floty lub w sposobie jej wykorzystania.

Jak działa karta paliwowa?

Działanie kart paliwowych jest podobne w swojej mechanice, ale może się różnić zakresem. Niektóre karty umożliwiają tankowanie na stacjach w sieci wielu stacji paliw, inne natomiast wyłącznie wybranej marki.

Z założenia karty paliwowe służą przede wszystkim do rozliczania tankowania na stacjach paliw, ale mogą obejmować również rozliczanie przejazdów autostradami, myjni lub wybranych akcesoriów samochodowych dostępnych na stacjach. Karty paliwowe mogą być zabezpieczone m.in. kodem PIN oraz limitami, które określają dopuszczalny zakres korzystania z karty.

Po stronie paliw zakres obejmuje benzynę, olej napędowy i LPG, a we flotach z pojazdami elektrycznymi coraz częściej także ładowanie na stacjach publicznych, rozliczane na tej samej fakturze co tankowania konwencjonalne.

To, jak działa karta paliwowa, najlepiej widać na samej stacji – transakcja przebiega tam w kilku krokach. Po zatankowaniu kierowca przedstawia kartę przy kasie lub używa jej w terminalu, potwierdza transakcję kodem PIN, a następnie – w zależności od konfiguracji – wprowadza stan licznika albo numer rejestracyjny pojazdu. Transakcja zostaje zarejestrowana, a następnie uwzględniona na fakturze zbiorczej wystawianej firmie w ramach danego okresu rozliczeniowego.

Jedną z ich najważniejszych zalet jest uproszczenie rozliczeń. Firmy otrzymują dokumenty rozliczeniowe zgodnie z ustalonym okresem rozliczeniowym, najczęściej w formie faktur zbiorczych. Dzięki temu kierowcy nie muszą zbierać paragonów na stacjach oraz pilnować rozliczeń za paliwo, a firmy otrzymują faktury zgodnie z okresem rozliczeniowym, najczęściej raz w miesiącu na fakturze zbiorczej.

Wszystkie transakcje trafiają do portalu klienta, w którym osoba odpowiedzialna za flotę może na bieżąco sprawdzać, kto, kiedy i gdzie tankował. W przypadku klientów Fleetcor służy do tego portal MyFleetcor, umożliwiający podgląd transakcji, zarządzanie kartami oraz dostęp do dokumentów rozliczeniowych w jednym miejscu. To właśnie połączenie zbiorczego fakturowania z dostępem do danych online najlepiej pokazuje, jak działa karta paliwowa w praktyce – jako narzędzie płatnicze i raportowe jednocześnie.

Oprócz tego klienci mogą liczyć na zniżki na paliwo, myjnię czy akcesoria samochodowe, co stanowi dodatkową korzyść dla przedsiębiorców.

Zasady używania karty paliwowej w firmie

Jeżeli karta paliwowa wykorzystywana jest wyłącznie do celów służbowych, co do zasady nie powinna powodować dodatkowych konsekwencji podatkowych po stronie pracownika. Pracodawca powinien jednak zapewnić prawidłowe rozliczenie i dokumentowanie wydatków. Sytuacja może się komplikować, jeśli karta paliwowa wykorzystywana jest również do podróży prywatnych dlatego warto jasno określić zasady korzystania z karty do celów służbowych i prywatnych.

Zakres dokumentacji, jakiej wymaga takie rozliczenie, obejmuje w szczególności:

• datę i miejsce tankowania,

• ilość oraz rodzaj zatankowanego paliwa,

• stan licznika w momencie tankowania,

• dane identyfikujące pojazd oraz kierowcę.

Część tych informacji trafia do systemu automatycznie wraz z transakcją, co ogranicza liczbę danych, które kierowca musi uzupełniać ręcznie.

W przypadku rozliczeń VAT znaczenie ma prawidłowe fakturowanie oraz model współpracy z dostawcą kart paliwowych. Szczegółowe zasady odliczenia podatku powinny być analizowane w odniesieniu do konkretnej umowy i sposobu korzystania z pojazdów.

Co daje karta paliwowa? Korzyści dla firm

Przejdźmy do omówienia jakie są zalety kart paliwowych. Jedną z z nich jest możliwość łatwego monitorowania i lepszego rejestrowania transakcji. Może to pomóc w śledzeniu wydatków i zwiększeniu wydajności operacyjnej.

Dostęp do raportów online pozwala regularnie przeglądać transakcje w portalu, co ułatwia analizę wydatków związanych z użytkowaniem pojazdów. Karty paliwowe oferują różnorodne narzędzia do analizy kosztów paliwa, które mogą pomóc zidentyfikować wzorce zużycia i znaleźć sposoby na obniżenie kosztów dla poszczególnych pojazdów.

„Karta paliwowa to nie tylko wygoda – to narzędzie, które wspiera kontrolę kosztów i pomaga uporządkować transakcje paliwowe w firmach transportowych.”

Kolejną korzyścią jest prostota obsługi i wygoda użytkowania. Dzięki karcie paliwowej firmy nie muszą gromadzić pojedynczych paragonów ze stacji paliw czy punktów obsługi opłat drogowych. Wszystkie transakcje są odnotowywane, a na koniec okresu rozliczeniowego wystawiana jest faktura zbiorcza obejmująca wszystkie wydatki.

Trzecią, choć na pewno nie ostatnią korzyścią, jest większe bezpieczeństwo transakcji, wynikające z możliwości zabezpieczenia karty kodem PIN oraz ustawienia indywidualnych limitów, które można skonfigurować dla poszczególnych kart. Dzięki zastosowaniu indywidualnego kodu PIN dla każdej karty ryzyko nadużycia maleje, ponieważ posiadanie karty nie wystarcza do jej użycia – transakcja musi zostać potwierdzona właściwym kodem.

Kolejnym elementem zwiększającym bezpieczeństwo jest możliwość ustawiania limitów. Dla każdej karty można określić indywidualny limit wydatków oraz wskazać okres jego obowiązywania, na przykład dzienny lub miesięczny. Dzięki temu karta może być używana wyłącznie w ramach ustalonych zasad, a transakcje przekraczające przyjęty limit nie zostaną zrealizowane. Takie rozwiązanie ogranicza ryzyko nieuzasadnionych wydatków i ułatwia nadzorowanie sposobu korzystania z kart w firmie.

Podsumowanie

Odpowiadając na pytanie, co to jest karta paliwowa, w jednym zdaniu jest to narzędzie, które wspiera przedsiębiorstwa w rozliczeniach, administracji oraz monitorowaniu kosztów zużycia paliwa. Karta może być przypisana do pojazdu na podstawie numeru rejestracyjnego albo do indywidualnego kierowcy, a jej zakres działania zależy od konfiguracji.

Karty paliwowe działają na stacjach paliw objętych siecią akceptacji danego dostawcy. Służą przede wszystkim do tankowania, a w zależności od konfiguracji także do rozliczania dodatkowych usług, takich jak opłaty drogowe, myjnia czy serwis opon. Wszystkie transakcje są odnotowywane, a na koniec okresu rozliczeniowego firma otrzymuje faktury zbiorcze obejmujące wszystkie swoje wydatki.

Zasady używania kart paliwowych w firmie powinny być jasno określone. Szczególnie ważne jest rozróżnienie ich celu użytkowania na cele służbowe oraz prywatne, a także prowadzenie dokumentacji potrzebnej do rozliczeń. Dzięki przejrzystym zasadom, danym w portalu klienta oraz fakturom zbiorczym firmy skorzystają z możliwości jakie oferują im karty niezależnie od wielkości przedsiębiorstwa.