Karty paliwowe stanowią istotne narzędzie dla firm posiadających własną flotę, ponieważ zapewniają prosty i efektywny sposób zarządzania i monitorowania zużycia paliwa. Mogą też pomóc w ograniczeniu kosztów administracyjnych i kontrolowaniu wydatków, co z kolei przyczynia się do zmniejszenia kosztów operacyjnych. Nic więc dziwnego, że wiele firm korzystających z kart paliwowych, nie wyobraża już sobie działania bez nich. Ale jak używać ich dbając jednocześnie o bezpieczeństwo? Przygotowaliśmy krótki poradnik opisujący zagrożenia i sposoby na ich skuteczne unikanie.
Karty paliwowe a bezpieczeństwo - typowe zagrożenia
Jeśli chodzi o karty paliwowe, ryzyko oszustwa możemy znacznie ograniczyć, jeśli będziemy nimi prawidłowo zarządzać. Możliwe przypadki oszustw, nieautoryzowanego wykorzystania danych przez pracowników lub osoby trzecie oraz niewłaściwego wykorzystania danych mogą spowodować poważne straty finansowe dla firmy, więc naprawdę warto już na początku zadbać o te kwestie.
Wdrożenie solidnego systemu zarządzania kartami paliwowymi z jasnymi zasadami i skutecznymi środkami bezpieczeństwa jest zatem kluczowe dla zminimalizowania tych problemów. Żeby jednak zminimalizować zagrożenie, musimy przede wszystkim wiedzieć w czym może się ukrywać. Zrozumienie w jaki sposób możemy zostać oszukani to jedyny sposób na podjęcie celowych działań w zakresie zarządzania kartami paliwowymi, mających na celu zapobieganie nadużyciom i minimalizowanie potencjalnych strat finansowych dla przedsiębiorstwa.
3 najczęstsze zagrożenia związane z użytkowaniem kart paliwowych:
1. Nieautoryzowane użycie przez pracowników lub osoby trzecie
Niestety, zaufanie zaufaniem, ale kontrola daje pewność. Do najczęstszych form niewłaściwego używania kart paliwowych jest wykorzystywanie ich przez pracowników do celów prywatnych lub udostępnianie ich nieuprawnionym osobom. Powodem takich nadużyć może być brak jasnych wytycznych dotyczących użytkowania kart lub niewystarczający nadzór. Zdarza się, że kierowcy udostępniają swoim znajomym PIN do swojej karty paliwowej, co może utrudnić jej śledzenie i znacznie zwiększyć ryzyko oszustwa. Jak czytamy na oficjalnej stronie firmy Shell: „Tego typu oszustwa łatwo wyśledzić, ponieważ rejestr transakcji dostępny jest na żywo u managera floty, a wiele aut firmowych wyposaża się w systemy lokalizowania.”
2. Skimming i kradzież danych przy dystrybutorach
Przestępcy potrafią instalować urządzenia skanujące (skimmery) na dystrybutorach paliwa, aby przechwytywać dane kart podczas płatności. Skimmery są trudne do wykrycia i mogą prowadzić do poważnych strat finansowych. Skradzione dane mogą być wykorzystane do tworzenia fałszywych kart lub dokonywania nieautoryzowanych transakcji. Stacje benzynowe, które nie dysponują nowoczesnymi technologiami płatniczymi lub są słabo monitorowane, są szczególnie narażone na skimming. Skala problemu nie jest łatwa do oszacowania, ale pojedyncze udokumentowane przypadki pokazują, że takie oszustwa bywają na pokaźne kwoty: „Niestety trudno określić dokładną skalę tego procederu, ponieważ ani policja ani same firmy transportowe nie udostępniają statystyk na ten temat. /…/ w 2018 roku pewien mieszkaniec Gubina dopuścił się skimmingu kart paliwowych i pozyskał dzięki temu ponad 94 tysiące litrów paliwa, co naraziło właściciela firmy transportowej na straty w wysokości ponad 405 tysięcy złotych.”
3. Manipulacja elektronicznego dziennika jazdy
Niektórzy pracownicy mogą fałszować dane w elektronicznych dziennikach jazdy, np. zawyżając przejechane kilometry, aby usprawiedliwić dodatkowe tankowania. Takie działania są trudne do wykrycia bez odpowiednich procedur kontrolnych. Zdarza się to dość rzadko, dotyczy na przykład podawania przez kierowców fałszywych liczb przejechanych kilometrów, aby uzasadnić wyższe koszty dla własnej korzyści. Może też mieć charakter składania zmanipulowanych lub sfałszowanych rachunków, które wykazują wyższe wydatki niż te faktycznie poniesione. Aby zapobiec manipulacjom pracowników w elektronicznym dzienniku pokładowym i zgłaszaniu nieprawidłowego przebiegu, różniącego się od tego na karcie paliwowej, zaleca się przeprowadzanie regularnych kontroli i audytów.
Rodzajów oszustwa i zagrożeń jest oczywiście więcej, bo przecież może dojść do zwyczajnej kradzieży karty paliwowej, popularny jest też phishing (wyłudzanie danych przez sfałszowane smsy czy maile). Warto mieć świadomość tych praktyk i starać się im zapobiegać.
Jak wykryć niewłaściwe użycie kart paliwowych?
Aby jak najwcześniej wykryć nadużycia związane z kartami paliwowymi, twoja firma powinna zwracać uwagę na pewne sygnały ostrzegawcze, takie jak podejrzanie częste wizyty na stacjach benzynowych w krótkim czasie, powtarzające się transakcje poza normalnymi godzinami pracy lub szczególnie wysokie wydatki, które nie są zgodne ze zwykłymi praktykami biznesowymi.
Takie oznaki mogą często wskazywać na nieautoryzowane lub niewłaściwe użytkowanie karty i należy je natychmiast sprawdzić. Typowym przykładem nadużycia jest również kupowanie produktów niebędących paliwem (jak przekąski czy napoje alkoholowe). Jak w takim razie przeciwdziałać oszustwom i wypracować strategie zapewniające większe bezpieczeństwo kart paliwowych i sprawną administrację? Wczesne wykrycie nieprawidłowości jest kluczowe. Podsumowując, należy zwracać uwagę na:
Nietypowo częste tankowania w krótkim czasie
Transakcje poza standardowymi godzinami pracy
Zakupy produktów niezwiązanych z paliwem, takich jak przekąski czy napoje alkoholowe
Tankowania w lokalizacjach oddalonych od standardowych tras
Wdrożenie sprawdzonych środków bezpieczeństwa jest jednym z najważniejszych zadań w zarządzaniu kartami paliwowymi.
Przedsiębiorstwa powinny opierać się na połączeniu rozwiązań technologicznych i środków organizacyjnych:
1. Zastosuj jasne wytyczne i ograniczenia dotyczące użytkowania
Opracuj jasne zasady korzystania z kart paliwowych i równie jasno zakomunikuj je pracownikom. Mogą obejmować ograniczenia, takie jak miesięczne limity wydatków, maksymalne kwoty zakupów na transakcję oraz ograniczenia dotyczące niektórych rodzajów paliwa. To pomoże kontrolować wydatki i minimalizować ryzyko wykorzystania karty do nieautoryzowanych zakupów. Najlepiej byłoby, gdyby kartę paliwową dostosowano konkretnie do potrzeb każdego pracownika: na przykład dostawca może mieć wyższy limit karty niż pracownik biurowy, który korzysta z samochodu służbowego tylko okazjonalnie.
2. Wykorzystuj nowoczesne systemy zarządzania kartami
Nowoczesne karty paliwowe wyposażone są w zaawansowane funkcje bezpieczeństwa, takie jak:
Weryfikacja tożsamości kierowcy za pomocą PIN-u
Ustawianie limitów wydatków w zależności od typu handlowca, dnia tygodnia i pory dnia
Śledzenie i zarządzanie zakupami paliwa
Korzystanie z takich nowoczesnych usług zarządzania kartami paliwowymi może znacznie ograniczyć ryzyko oszustw. Dodatkowo karty paliwowe z chipem zapewniają większe bezpieczeństwo, ponieważ trudniej je skopiować niż tradycyjne karty z paskiem magnetycznym. Warto pamiętać, że numer PIN powinien być regularnie aktualizowany.
3. Regularnie aktualizuj protokoły bezpieczeństwa
Protokoły bezpieczeństwa należy stale przeglądać i dostosowywać do aktualnych zagrożeń. Może się to wiązać z regularną zmianą haseł i kodów PIN, dostosowywaniem uprawnień dostępu pracowników i wprowadzaniem nowych narzędzi monitorujących. Dzięki regularnym szkoleniom i aktualizacjom środków bezpieczeństwa, możesz mieć pewność, że systemy są optymalnie chronione przed nowymi formami nadużyć związanych z kartami paliwowymi
4. Efektywnie monitoruj i analizuj transakcje
Ciągły monitoring i analiza transakcji dokonywanych kartami paliwowymi, np. przy pomocy przejrzystego portalu internetowego, stanowi istotny element bezpiecznego zarządzania kartami paliwowymi. Dzięki stosowaniu nowoczesnych narzędzi monitorujących masz szansę wcześnie wykrywać potencjalne oszustwa i odpowiednio na nie reagować. Wiele firm oferuje automatyczne funkcje monitorujące, które analizują transakcje w czasie rzeczywistym i pomagają w identyfikacji nadużyć. Możesz sprawdzić jak to robimy we Fleetcore. Nasze usługi zarządzania kartami paliwowymi wykorzystują algorytmy do wykrywania anomalii, takich jak nietypowo wysokie transakcje lub zakupy poza typowymi godzinami pracy.
5. Regularne audyty i porównywanie raportów
Oprócz zautomatyzowanego monitorowania, warto przeprowadzać także audyty. Regularne audyty rachunków kart paliwowych oraz porównywanie ich z raportami kierowców pozwala na szybkie wykrycie nieprawidłowości. W przypadku stwierdzenia jakichkolwiek rozbieżności należy sprawdzić wskazania licznika kilometrów i dokładniej przyjrzeć się podejrzanym paragonom. Dzięki audytom możemy szybciej wyłapać wzorce nadużyć i wyegzekwować przestrzeganie zasad.
6. Zintegruj systemy GPS w celu weryfikacji
Zintegrowanie śledzenia GPS z systemem zarządzania flotą może znacząco poprawić bezpieczeństwo użytkowania kart paliwowych. Dane GPS umożliwiają śledzenie lokalizacji pojazdu w czasie rzeczywistym i gwarantują, że karta paliwowa jest używana tylko w pobliżu pojazdu. Jeżeli transakcja zostanie dokonana w miejscu oddalonym od pojazdu, może to wskazywać na możliwość nieautoryzowanego użycia i należy natychmiast zbadać sprawę.
7. Szkolenie kierowców i promowanie odpowiedzialności
Edukacja i podnoszenie świadomości pracowników na temat bezpiecznego korzystania z kart paliwowych stanowi istotny element skutecznego zarządzania kartami paliwowymi. Dobrze przeszkoleni kierowcy, którzy są poinformowani o potencjalnych zagrożeniach, są zazwyczaj mniej podatni na błędy lub celowe nadużycia, a tym samym aktywnie przyczyniają się do bezpiecznego użytkowania kart paliwowych. Jako firma warto regularnie oferować szkolenia dla kierowców, a zwłaszcza dla nowych pracowników, dotyczące prawidłowego korzystania z kart paliwowych.
8. Natychmiastowe zgłaszanie zgubionych lub skradzionych kart
W przypadku zgubienia lub kradzieży karty paliwowej niezwykle ważne jest szybkie zgłoszenie tego faktu, aby zapobiec niewłaściwemu jej wykorzystaniu. Pracownicy powinni pamiętać, że muszą natychmiast zgłosić zgubienie karty, aby można ją było szybko zablokować i wymienić. Najlepiej byłoby, gdyby poza normalnymi godzinami pracy dostępna była osoba kontaktowa w nagłych wypadkach. Przejrzysta komunikacja dotycząca tego jak należy zachować się w takiej sytuacji pomaga zwiększyć bezpieczeństwo i zminimalizować potencjalne szkody w operacji.
9. Wzmocnienie odpowiedzialności wszystkich pracowników
Wprowadzenie raportów wydatków i mechanizmów informacji zwrotnej może zwiększyć odpowiedzialność pracowników. Regularne przeglądanie wydatków i porównywanie ich ze sprawozdaniami kierowców może zwiększyć prawdopodobieństwo odpowiedzialnego korzystania z kart paliwowych. Możesz również wprowadzić w swojej firmie systemy zachęt, nagradzające oszczędne korzystanie z kart paliwowych i motywujące kierowców do odpowiedzialnego działania.
Proaktywne działania na rzecz bezpiecznego zarządzania kartami paliwowymi to klucz do sukcesu
Bezpieczne i efektywne zarządzanie kartami paliwowymi wymaga kompleksowego podejścia łączącego jasne zasady, regularny monitoring, szkolenie pracowników i wykorzystanie nowoczesnych technologii. Proaktywne działania, takie jak zautomatyzowane systemy monitorowania i regularne audyty, mogą pomóc zminimalizować ryzyko niewłaściwego wykorzystania kart paliwowych i zwiększyć efektywność zarządzania flotą.
Firmy, które wdrażają takie praktyki, mogą znacznie ograniczyć ryzyko oszustw i nieautoryzowanego użycia kart, a jednocześnie uzyskać lepszą kontrolę nad kosztami paliwa.
Masz jakieś dodatkowe pytania? Skontaktuj się z nami! Nasz zespół chętnie udzieli spersonalizowanej porady i podpowie, jak chronić twoją firmę przed nadużyciami związanymi z kartami paliwowymi.
Artikel herunterladen
