Poradnik: bezpieczeństwo kart paliwowych – ochrona floty przed oszustwami i nadużyciami

Karty paliwowe stanowią istotne narzędzie dla firm posiadających własną flotę, ponieważ zapewniają prosty i efektywny sposób zarządzania i monitorowania zużycia paliwa. Mogą też pomóc w ograniczeniu kosztów administracyjnych i kontrolowaniu wydatków, co z kolei przyczynia się do zmniejszenia kosztów operacyjnych. Nic więc dziwnego, że wiele firm korzystających z kart paliwowych, nie wyobraża już sobie działania bez nich. Ale jak używać ich dbając jednocześnie o bezpieczeństwo? Przygotowaliśmy krótki poradnik opisujący zagrożenia i sposoby na ich skuteczne unikanie.

Dlaczego bezpieczeństwo kart paliwowych jest tak ważne?

To oczywiste, że brak zabezpieczeń kart paliwowych może mieć poważny wpływ na funkcjonowanie floty. Do zagrożeń zalicza się straty finansowe, gdyż nieautoryzowane transakcje często trudno wykryć, a jeszcze trudniej im zapobiegać. Nadużycia czy oszustwa związane z kartami paliwowymi mogą mieć bezpośredni wpływ na koszty operacyjne, prowadzić do wzrostu wydatków, a w najgorszym wypadku nawet do spowolnienia rozwoju firmy.

Słabe zarządzanie bezpieczeństwem może też podważyć zaufanie pracowników do mechanizmów kontroli wewnętrznej oraz, w zależności od sytuacji, powodować niepotrzebne niedogodności. Świadomość kwestii bezpieczeństwa związanych z kartami paliwowymi to pierwszy krok do używania ich w sposób nie generujący problemów.

Bezpieczeństwo kart paliwowych - typowe zagrożenia

Jeśli chodzi o karty paliwowe, ryzyko oszustwa możemy znacznie ograniczyć, jeśli będziemy nimi prawidłowo zarządzać. Możliwe przypadki oszustw, nieautoryzowanego wykorzystania danych przez pracowników lub osoby trzecie oraz niewłaściwego wykorzystania danych mogą spowodować poważne straty finansowe dla firmy, więc naprawdę warto już na początku zadbać o te kwestie.

Wdrożenie solidnego systemu zarządzania kartami paliwowymi z jasnymi zasadami i skutecznymi środkami bezpieczeństwa jest zatem kluczowe dla zminimalizowania tych problemów. Żeby jednak zminimalizować zagrożenie, musimy przede wszystkim wiedzieć w czym może się ukrywać. Zrozumienie, w jaki sposób może dojść do nadużyć, to ważny krok w podejmowaniu celowych działań w zakresie zarządzania kartami paliwowymi, zapobiegania nadużyciom i ograniczania potencjalnych strat finansowych.

4 najczęstsze zagrożenia związane z użytkowaniem kart paliwowych:

1. Nieautoryzowane użycie przez pracowników lub osoby trzecie

Niestety, zaufanie zaufaniem, ale kontrola daje pewność. Do najczęstszych form niewłaściwego używania kart paliwowych należy wykorzystywanie ich przez pracowników do celów prywatnych lub udostępnianie ich nieuprawnionym osobom. Powodem takich nadużyć może być brak jasnych wytycznych dotyczących użytkowania kart lub niewystarczający nadzór. Zdarza się, że kierowcy udostępniają swoim znajomym PIN do swojej karty paliwowej, co może utrudnić jej śledzenie i znacznie zwiększyć ryzyko oszustwa. Jak czytamy na oficjalnej stronie firmy Shell: „Tego typu oszustwa łatwo wyśledzić, ponieważ rejestr transakcji dostępny jest na żywo u managera floty, a wiele aut firmowych wyposaża się w systemy lokalizowania.”1

2. Skimming i kradzież danych przy dystrybutorach

Przestępcy potrafią instalować urządzenia skanujące (skimmery) na dystrybutorach paliwa, aby przechwytywać dane kart podczas korzystania z niej. Skimmery są trudne do wykrycia i mogą prowadzić do poważnych strat finansowych. Skradzione dane mogą być wykorzystane do tworzenia fałszywych kart lub dokonywania nieautoryzowanych transakcji. Ryzyko skimmingu może być większe na stacjach benzynowych, na których zabezpieczenia techniczne i monitoring infrastruktury są mniej rozwinięte

Skala problemu nie jest łatwa do oszacowania, ale pojedyncze udokumentowane przypadki pokazują, że takie oszustwa bywają na pokaźne kwoty: „Niestety trudno określić dokładną skalę tego procederu, ponieważ ani policja ani same firmy transportowe nie udostępniają statystyk na ten temat. /…/ w 2018 roku pewien mieszkaniec Gubina dopuścił się skimmingu kart paliwowych i pozyskał dzięki temu ponad 94 tysiące litrów paliwa, co naraziło właściciela firmy transportowej na straty w wysokości ponad 405 tysięcy złotych.”2

3. Manipulacja elektronicznego dziennika jazdy

Niektórzy pracownicy mogą fałszować dane w elektronicznych dziennikach jazdy, np. zawyżając przejechane kilometry, aby usprawiedliwić dodatkowe tankowania. Takie działania są trudne do wykrycia bez odpowiednich procedur kontrolnych. Dotyczy to na przykład podawania przez kierowców fałszywych liczb przejechanych kilometrów, aby uzasadnić wyższe koszty dla własnej korzyści. Może też mieć charakter składania zmanipulowanych lub sfałszowanych rachunków, które wykazują wyższe wydatki niż te faktycznie poniesione. Aby zapobiec manipulacjom pracowników w elektronicznym dzienniku pokładowym i zgłaszaniu nieprawidłowego przebiegu, różniącego się od tego na karcie paliwowej, zaleca się przeprowadzanie regularnych kontroli i audytów.

4. Kradzież karty paliwowej

Kradzież karty paliwowej to jedna z prostszych form nadużycia – karta może zostać skradziona, a następnie wykorzystana do zakupów przez nieuprawnione osoby.. W Polsce istnieją mechanizmy, takie jak powiadomienia SMS czy aplikacje mobilne do monitorowania transakcji, które pomagają zminimalizować ryzyko. Niemniej jednak dodatkowe środki ostrożności – przede wszystkim stosowanie kodów PIN – są zawsze wskazane. W razie zagubienia lub kradzieży należy natychmiast zgłosić zdarzenie, aby można było szybko zablokować kartę paliwową i zamówić nową.

Jak wykryć niewłaściwe użycie kart paliwowych?

Aby jak najwcześniej wykryć nadużycia związane z kartami paliwowymi, twoja firma powinna zwracać uwagę na pewne sygnały ostrzegawcze, takie jak podejrzanie częste wizyty na stacjach benzynowych w krótkim czasie, powtarzające się transakcje poza normalnymi godzinami pracy lub szczególnie wysokie wydatki, które nie są zgodne ze zwykłymi praktykami biznesowymi.

Takie oznaki mogą często wskazywać na nieautoryzowane lub niewłaściwe użytkowanie karty i należy je natychmiast sprawdzić. Typowym przykładem nadużycia jest również kupowanie produktów niebędących paliwem (jak przekąski czy napoje alkoholowe). Jak w takim razie przeciwdziałać oszustwom i wypracować strategie zapewniające większe bezpieczeństwo kart paliwowych i sprawną administrację? Wczesne wykrycie nieprawidłowości jest kluczowe. Podsumowując, należy zwracać uwagę na:

• Nietypowo częste tankowania w krótkim czasie

• Transakcje poza standardowymi godzinami pracy

• Zakupy produktów niezwiązanych z paliwem, takich jak przekąski czy napoje alkoholowe

• Tankowania w lokalizacjach oddalonych od standardowych tras

Wdrożenie sprawdzonych środków bezpieczeństwa jest ważnym elementem zarządzania kartami paliwowymi i może pomóc ograniczyć ryzyko nadużyć.

Przedsiębiorstwa powinny opierać się na połączeniu rozwiązań technologicznych i środków organizacyjnych.

Wybór sprawdzonego dostawcy kart paliwowych, takiego jak Fleetcor, może wspierać firmy w lepszym zarządzaniu kartami i ograniczaniu wybranych ryzyk związanych z ich użytkowaniem.Przy wyborze dostawcy warto zwrócić uwagę nie tylko na cenę, ale także na dostępne mechanizmy kontroli, limity, obsługę zgłoszeń i narzędzia wspierające zarządzanie kartami. W ten sposób mogą Państwo ograniczyć ryzyko zanim jeszcze zostaną wdrożone jakiekolwiek procedury wewnętrzne.

1. Zastosowanie jasnych wytycznych i ograniczenia dotyczące użytkowania

Rekomendujemy opracowanie jasnych zasady korzystania z kart paliwowych i równie jasne zakomunikowanie ich pracownikom. Mogą obejmować ograniczenia, takie jak miesięczne limity wydatków, maksymalne kwoty zakupów na transakcję oraz ograniczenia dotyczące niektórych rodzajów paliwa. To pomoże kontrolować wydatki i minimalizować ryzyko wykorzystania karty do nieautoryzowanych zakupów. Najlepiej byłoby, gdyby kartę paliwową dostosowano konkretnie do potrzeb każdego pracownika: na przykład dostawca może mieć wyższy limit karty niż pracownik biurowy, który korzysta z samochodu służbowego tylko okazjonalnie.

2. Wykorzystanie nowoczesnych systemów zarządzania kartami

Nowoczesne karty paliwowe wyposażone są w zaawansowane funkcje bezpieczeństwa, takie jak:

• Zabezpieczenie dostępu do karty za pomocą kodu PIN

• Ustawianie limitów wydatków w zależności od typu handlowca, dnia tygodnia i pory dnia

• Śledzenie i zarządzanie zakupami paliwa

Korzystanie z takich usług może pomóc ograniczać ryzyko oszustw i ułatwiać szybsze wykrywanie nieprawidłowości. Dodatkowo karty paliwowe z chipem wspierają bezpieczniejsze korzystanie z karty, ponieważ co do zasady są trudniejsze do skopiowania niż tradycyjne karty z paskiem magnetycznym. Warto pamiętać, że numer PIN powinien być regularnie aktualizowany.

3. Regularne aktualizowanie protokołów bezpieczeństwa

Protokoły bezpieczeństwa należy stale przeglądać i dostosowywać do aktualnych zagrożeń. Może się to wiązać z regularną zmianą haseł i kodów PIN, dostosowywaniem uprawnień dostępu pracowników i wprowadzaniem nowych narzędzi monitorujących. Regularne szkolenia i aktualizacje środków bezpieczeństwa pomagają utrzymywać odpowiedni poziom ochrony i lepiej reagować na nowe formy nadużyć związanych z kartami paliwowymi.

4. Efektywne monitorowanie i analizowanie transakcji

Ciągły monitoring i analiza transakcji dokonywanych kartami paliwowymi, np. przy pomocy przejrzystego portalu internetowego, stanowi istotny element bezpiecznego zarządzania kartami paliwowymi. Dzięki stosowaniu nowoczesnych narzędzi monitorujących mają Państwo szansę wcześnie wykrywać potencjalne oszustwa i odpowiednio na nie reagować.

Portale takie jak MyFleetcor mogą pomóc w szybszym reagowaniu na potencjalne zagrożenia, ułatwiają identyfikowanie podejrzanych aktywności i wspierają lepszą kontrolę nad kosztami paliw.

5. Regularne audyty i porównywanie raportów

Oprócz zautomatyzowanego monitorowania, warto przeprowadzać także audyty. Regularne audyty rachunków kart paliwowych oraz porównywanie ich z raportami kierowców pozwala na szybkie wykrycie nieprawidłowości. W przypadku stwierdzenia jakichkolwiek rozbieżności należy sprawdzić wskazania licznika kilometrów i dokładniej przyjrzeć się podejrzanym paragonom. Dzięki audytom możemy szybciej wyłapać wzorce nadużyć i wyegzekwować przestrzeganie zasad.

6. Zintegrowanie systemów GPS w celu weryfikacji

Śledzenie GPS z systemem monitorowania pojazdów takim jak Carnet, może znacząco poprawić bezpieczeństwo użytkowania kart paliwowych. Dane GPS mogą pomóc porównywać lokalizację pojazdu z miejscem transakcji, co ułatwia wykrywanie potencjalnych niezgodności. Jeżeli transakcja zostanie dokonana w miejscu oddalonym od pojazdu, może to wskazywać na możliwość nieautoryzowanego użycia i należy natychmiast zbadać sprawę.

7. Szkolenie kierowców i promowanie odpowiedzialności

Edukacja i podnoszenie świadomości pracowników na temat bezpiecznego korzystania z kart paliwowych stanowi istotny element skutecznego zarządzania kartami paliwowymi. Dobrze przeszkoleni kierowcy, którzy są poinformowani o potencjalnych zagrożeniach, są zazwyczaj mniej podatni na błędy lub celowe nadużycia, a tym samym aktywnie przyczyniają się do bezpiecznego użytkowania kart paliwowych. Jako firma warto regularnie oferować szkolenia dla kierowców, a zwłaszcza dla nowych pracowników, dotyczące prawidłowego korzystania z kart paliwowych.

8. Natychmiastowe zgłaszanie zgubionych lub skradzionych kart

W przypadku zgubienia lub kradzieży karty paliwowej niezwykle ważne jest szybkie zgłoszenie tego faktu, aby zapobiec niewłaściwemu jej wykorzystaniu. Pracownicy powinni pamiętać, że muszą natychmiast zgłosić zgubienie karty, aby można ją było szybko zablokować i wymienić.

9. Wzmocnienie odpowiedzialności wszystkich pracowników

Wprowadzenie raportów wydatków i mechanizmów informacji zwrotnej może zwiększyć odpowiedzialność pracowników. Regularne przeglądanie wydatków i porównywanie ich ze sprawozdaniami kierowców może zwiększyć prawdopodobieństwo odpowiedzialnego korzystania z kart paliwowych. Można również wprowadzić w swojej firmie systemy zachęt, nagradzające oszczędne korzystanie z kart paliwowych i motywujące kierowców do odpowiedzialnego działania.

Proaktywne działania na rzecz bezpiecznego zarządzania kartami paliwowymi to klucz do sukcesu

Bezpieczne i efektywne zarządzanie kartami paliwowymi wymaga kompleksowego podejścia łączącego jasne zasady, regularny monitoring transakcji, szkolenie pracowników i wykorzystanie nowoczesnych technologii. Proaktywne działania, takie jak zautomatyzowane systemy monitorowania transakcji i regularne audyty, mogą pomóc zminimalizować ryzyko niewłaściwego wykorzystania kart paliwowych i zwiększyć efektywność zarządzania flotą.

Firmy, które wdrażają takie praktyki, mogą ograniczyć ryzyko oszustw i nieautoryzowanego użycia kart, a także zyskać lepszą kontrolę nad kosztami paliwa.

Mają Państwo dodatkowe pytania? Nasz zespół chętnie udzieli dodatkowych informacji i pomoże dobrać rozwiązania wspierające bezpieczne zarządzanie kartami paliwowymi w firmie.