Karty paliwowe stały się w ostatnich latach popularnym narzędziem ułatwiającym zarządzanie flotą. Ułatwiają pracownikom bezgotówkowe tankowanie pojazdów służbowych, a pracodawcom rozliczenia i kontrolę wydatków. Ich stosowanie wiąże się jednak z określonymi konsekwencjami podatkowymi dla obu stron i jak to z przepisami bywa – lepiej zapoznać się z nimi odpowiednio szybko. Kluczowe jest zrozumienie, kiedy korzystanie z karty paliwowej może skutkować powstaniem przychodu po stronie pracownika oraz jakie obowiązki podatkowe ciążą na pracodawcy.
Nasz artykuł stanowi ogólny przegląd potencjalnych skutków podatkowych związanych z kartami paliwowymi. Nie należy jednak traktować go jako substytutu profesjonalnej porady doradcy podatkowego, ma jedynie charakter informacyjny. Jeśli chcesz zgłębić temat i omówić go w kontekście swojej konkretnej sytuacji, zdecydowanie zalecamy kontakt z wykwalifikowanym doradcą podatkowym. Świadome podejście do kwestii podatków ma kluczowe znaczenie w szerszym kontekście zarządzania flotą i kartami paliwowymi.
Karty paliwowe – interpretacja ogólna
To, czy i jak będą opodatkowane karty paliwowe, w dużej mierze zależy od sposobu ich użytkowania.
Jeżeli karta paliwowa wykorzystywana jest wyłącznie do celów służbowych, ani pracodawca ani pracownik nie muszą obawiać się konsekwencji podatkowych. Sytuacja się komplikuje, jeśli karta paliwowa wykorzystywana jest również do podróży prywatnych. Dlatego też konieczne jest wyraźne rozgraniczenie pomiędzy użytkowaniem profesjonalnym i prywatnym.
Zarządzanie kosztami paliwa w firmie to podstawa, dlatego przedsiębiorstwa powinny ustalić jasne wytyczne dotyczące korzystania z kart paliwowych, aby zminimalizować ryzyko podatkowe.
Jeśli pracownik korzysta z karty paliwowej wyłącznie do rozliczania podróży służbowych, które odbył służbowym samochodem, nie powstaje po jego stronie przychód podlegający opodatkowaniu. Inaczej jest jednak w przypadku, gdy używa karty paliwowej do tankowania pojazdu służbowego wykorzystywanego również do celów prywatnych lub do tankowania pojazdu prywatnego.
Jeśli karta paliwowa jest wykorzystywana wyłącznie do celów służbowych, nie stanowi ona dla pracownika przychodu podlegającego opodatkowaniu. Jednak w przypadku, gdy jest używana również do celów prywatnych, wartość zużytego paliwa stanowi dla pracownika przychód, który powinien być odpowiednio opodatkowany - wiąże się to z obowiązkiem odprowadzenia podatku dochodowego oraz składek ZUS.
Aby uniknąć tego rodzaju nieścisłości, warto prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, która umożliwia rozróżnienie przejazdów służbowych od prywatnych, a w praktyce wykazanie, że przejazdów prywatnych po prostu nie było.
Karty paliwowe a VAT: Co jest ważne?
VAT a karty paliwowe to kwestia, która była przedmiotem licznych interpretacji i orzeczeń. W 2021 roku Ministerstwo Finansów wydało interpretację ogólną, która określa warunki, w jakich możliwe jest odliczenie VAT-u od zakupów dokonanych za pomocą kart paliwowych. Przyjrzyjmy się tym warunkom:
Jeśli podmiot udostępniający kartę paliwową nie ma wpływu na warunki transakcji (np. cenę paliwa), transakcja jest traktowana jako usługa finansowa, zwolniona z VAT, co uniemożliwia odliczenie podatku.
Jeśli podmiot udostępniający kartę ma wpływ na istotne elementy transakcji, może być uznany za dostawcę towaru, co pozwala na odliczenie VAT.
W praktyce oznacza to, że możliwość odliczenia VAT zależy od konkretnego modelu współpracy i warunków umowy z dostawcą kart paliwowych. Jeśli emitent karty nie uczestniczy bezpośrednio w dostawie paliwa, nie ma wpływu na warunki transakcji i pełni jedynie rolę pośrednika finansowego, to taka transakcja jest traktowana, jako świadczenie usług finansowych, które są zwolnione z VAT – nie ma wtedy możliwości odliczenia podatku .
Nie oznacza to jednak, że emitentem karty musi być koncern paliwowy. Po prostu emitent musi aktywnie uczestniczyć w transakcji jako dostawca paliwa i wystawiać odpowiednie faktury.
Poza kwestiami użytkowania karty paliwowej przez pracowników, musimy więc wziąć też pod uwagę kwestie prawne i dobrze przeanalizować umowę – może się tutaj przydać uzyskanie indywidualnej interpretacji podatkowej od właściwego organu skarbowego. Karty paliwowe a odliczenie vat to nie taki prosty temat. Aby móc bezpiecznie odliczać VAT od zakupów paliwa na kartę, musimy korzystać z karty pochodzącej od podmiotu, który spełnia warunki „dostawcy towaru” w rozumieniu ustawy o VAT.
Karty paliwowe dla firm – najpewniejsze opcje dostawców
Zarządzając flotą pojazdów, czy posiadając firmę transportową musimy mieć pewność, że otrzymujemy fakturę VAT za dostawę towaru od podmiotu, który formalnie ten towar (czyli paliwo) kupił. Najpewniejsze opcje to:
karty paliwowe bezpośrednio od koncernów paliwowych - firmy paliwowe w Polsce (np. Orlen, BP, Shell) sprzedają paliwo bezpośrednio firmom transportowym i wystawiają fakturę VAT. To najbezpieczniejszy model
karty paliwowe od firm flotowych – jeśli tylko dana firma flotowa działa jako pośredni dostawca paliwa i wystawia faktury za paliwo jako towar, może to być również dobra opcja. Tutaj jednak kluczowe są zapisy w umowie i interpretacja podatkowa.
Paliwo dla floty – najlepsze praktyki w zarządzaniu kartami paliwowymi
Firmy i pracownicy mogą skorzystać z kilku strategii, aby zminimalizować wpływ podatków związanych z kartami paliwowymi. Wybór odpowiedniej karty paliwowej odgrywa tutaj istotną rolę. Karty paliwowe Fleetcor pomagają rozdzielić użytkowanie pojazdu służbowego i prywatnego, ułatwiając procedury podatkowe poprzez precyzyjną dokumentację.
Ogólnie rzecz biorąc, jako firma musisz regularnie sprawdzać, czy przestrzegane są wszystkie wymogi prawne dotyczące korzystania z kart paliwowych i ich opodatkowania. Dobra komunikacja z pracownikami i przestrzeganie kilku podstawowych punktów może pomóc uniknąć nieporozumień i zminimalizować ryzyko podatkowe. A jakie to punkty?
Jasno określona polityka użytkowania: Wprowadzenie klarownych zasad dotyczących korzystania z kart paliwowych, w tym określenie, czy dopuszczalne są przejazdy prywatne.
Ewidencja przebiegu: Prowadzenie dokładnej ewidencji przebiegu pojazdu, umożliwiającej rozróżnienie przejazdów służbowych od prywatnych.
Wybór odpowiedniego dostawcy: Wybór dostawcy kart paliwowych, który oferuje rozwiązania zgodne z aktualnymi przepisami podatkowymi i umożliwia odliczenie VAT.
Szkolenia dla pracowników: Organizowanie szkoleń dla pracowników w zakresie prawidłowego korzystania z kart paliwowych i związanych z tym obowiązków podatkowych.
Wniosek jest prosty: Rób co w twojej mocy, by osiągnąć zgodność z przepisami podatkowymi!
Konsekwencje podatkowe kart paliwowych dotyczą zarówno pracodawców, jak i pracowników, dlatego należy do nich podchodzić ostrożnie, aby uniknąć niekorzystnych skutków finansowych. Dzięki odpowiedniej strategii i wyraźnemu rozdzieleniu użytku prywatnego od firmowego możliwe jest zminimalizowanie większości typowych zagrożeń. Zadbaj o przestrzeganie obowiązujących przepisów podatkowych, starając się jednocześnie w pełni wykorzystać korzyści podatkowe związane z kartami paliwowymi.
Prawidłowe wypełnianie zobowiązań podatkowych i prawidłowa dokumentacja są kluczem do uniknięcia potencjalnych kar i pełnego wykorzystania korzyści płynących z posiadania karty paliwowej. Skontaktuj się z nami, a pomożemy ci dobrać odpowiednią kartę paliwową do twoich indywidualnych potrzeb!
Uwaga: Nie ponosimy odpowiedzialności za dokładność udostępnianych informacji. Wszystkie treści zamieszczone na naszej stronie internetowej mają charakter wyłącznie informacyjny i nie stanowią porady podatkowej ani prawnej. W przypadku indywidualnych pytań dotyczących podatków lub w celu uzyskania szczegółowych informacji zalecamy konsultację z doradcą podatkowym lub prawnikiem zajmującym się podatkami.
Artikel herunterladen
