Eine Tankkarte vom Arbeitgeber sorgt für Freude bei den Mitarbeitenden - und bietet auch den Unternehmen zahlreiche Vorteile. Während sich die Arbeitnehmenden über die kleine Anerkennung freuen, ergeben sich für Arbeitgeber neben der attraktiven Möglichkeit, die Mitarbeiterbindung zu erhöhen, auch steuerliche Vorteile. In Kombination mit einem effizienten Tankkartenmanagement lassen sich die Vorteile der Tankkarten somit weiter steigern. Doch Vorsicht! Damit die Tankkarten für Mitarbeiter steuerfrei bleiben, sind einige Voraussetzungen zu beachten.
Bedingungen für die steuerfreie Nutzung von Tankkarten
Die Nutzung einer Tankkarte durch den Arbeitnehmer bleibt steuerfrei, wenn bestimmte rechtliche Voraussetzungen erfüllt sind. Die wichtigste Regel dabei lautet, dass der Arbeitnehmer bzw. die Arbeitnehmerin keinen „geldwerten Vorteil“ erhält, der als zusätzliche Vergütung behandelt werden könnte – denn dieser wäre steuerpflichtig!
In diesem Zusammenhang sollten Arbeitgeber wissen, dass die Tankkarten für Mitarbeiter unter den sogenannten Sachbezug fallen und der entsprechende Steuerfreibetrag nach § 8 Abs. 2 EstG einzuhalten ist. Heißt: Arbeitgeber dürfen ihre Mitarbeitenden mit bis zu 50 Euro im Monat (bis 2022 noch 44 Euro) unterstützen, ohne dass Steuer- oder Sozialabgaben anfallen.
Aufgepasst! Wird diese Grenze überschritten, fällt der gesamte Betrag in die Steuerpflicht. Dabei ist auch zu beachten, dass es sich um eine Gesamt-Bruttogrenze handelt. Vergibt der Arbeitgeber also weitere Sachzuwendungen an seine Angestellten, sind alle Leistungen zu addieren. Die Aufteilung höherer Zuwendungen schützt deshalb nicht vor entsprechenden Steuerbelastungen.
Erklärt: Der „geldwerte Vorteil“ bei Tankkarten
Der Begriff „geldwerter Vorteil“ bezeichnet alle Vorteile, die ein Arbeitnehmer zusätzlich zu seinem Lohn oder Gehalt erhält und die grundsätzlich steuerpflichtig sind. Wenn ein Arbeitgeber seinem Mitarbeiter eine Tankkarte zur Verfügung stellt, könnte diese Zuwendung zunächst als geldwerter Vorteil angesehen werden. Das wäre der Fall, wenn der Arbeitnehmer die Tankkarte nicht nur für dienstliche Fahrten, sondern auch für private Fahrten nutzt.
Die Nutzung einer Tankkarte für private Zwecke gilt als zusätzliches Einkommen und müsste demzufolge versteuert werden. Um dies zu vermeiden, müssen Arbeitgeber sicherstellen, dass die Tankkarte ausschließlich für dienstliche Zwecke verwendet wird oder die zuvor erwähnte Grenze des steuerfreien Sachbezugs nicht überschritten wird. In diesem Zusammenhang ist es wichtig, dass sich die Tankkarte für Mitarbeiter auf eine Grenze von 50 Euro im Monat limitieren lässt.
Gesetzliche Beschränkungen und Einhaltung der Vorschriften
Es gibt klare gesetzliche Regelungen, die sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer beachten müssen, um die steuerfreien Vorteile der Tankkarten zu nutzen. Ein wesentlicher Punkt ist die bereits erwähnte 50-Euro-Freigrenze für Sachbezüge. Diese Grenze darf nicht überschritten werden, wenn der Sachbezug – in diesem Fall die Tankkarte – steuerfrei bleiben soll.
Weiterhin muss der Arbeitgeber sicherstellen, dass die Tankkarte nur für dienstliche Fahrten oder in dem festgelegten Rahmen verwendet wird. Zudem ist es notwendig, Aufzeichnungen über die Verwendung der Tankkarte zu führen, um bei möglichen Prüfungen durch das Finanzamt die korrekte Nutzung nachweisen zu können. Die meisten Tankkarten bieten diese Möglichkeit der Datenspeicherung bereits, sodass kein zusätzlicher Verwaltungsaufwand entsteht.
Wichtig: Verstöße gegen diese Vorschriften können zu Nachzahlungen von Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen führen, die für beide Seiten belastend sein können. Liegt eine bewusste Steuerhinterziehung vor, können sogar mehrjährige Freiheitsstrafen verhängt werden. Im Idealfall klären Sie die Nutzung von Tankkarten für Mitarbeiter mit Ihrem zuständigen Steuerberater.
Viele Vorzüge für Arbeitgeber und Arbeitnehmer
Die steuerfreie Nutzung von Tankkarten bietet sowohl Arbeitnehmern als auch Arbeitgebern zahlreiche Vorteile. Während die Arbeitnehmer einen zusätzlichen Benefit erhalten, können Arbeitgeber die Mitarbeiterzufriedenheit steigern und die Ausgaben steuerlich absetzen. Diese Win-Win-Situation macht Tankkarten zu einer attraktiven Zusatzleistung im Arbeitsumfeld.
Die wichtigsten Vorteile für Arbeitgeber
Kosten können steuerlich geltend gemacht werden: Ausgaben für Tankkarten sind als Betriebsausgaben steuerlich absetzbar.
Alternative zur Gehaltserhöhung: Eine Tankkarte bietet einen steuerfreien Mehrwert für Mitarbeiter:innen, ohne dass der Arbeitgeber die hohen Lohnnebenkosten einer Gehaltserhöhung tragen muss.
Fördert Motivation der Mitarbeiter: Steuerfreie Zusatzleistungen wie Tankkarten steigern die Zufriedenheit und Loyalität der Mitarbeiter:innen. Die attraktiven Zusatzleistungen verbessern zugleich das Image des Unternehmens und positionieren es als modernen und attraktiven Arbeitgeber.
Mehr Anreize für Bewerber: Im Wettbewerb um Fachkräfte kann eine Tankkarte das Unternehmen besonders interessant für potenzielle Arbeitnehmer:innen machen.
Die wichtigsten Vorteile für Arbeitnehmende
Keine Steuern & Abgaben: Arbeitnehmer profitieren von der steuerfreien Nutzung der Tankkarte, ohne dass sie auf diesen Vorteil Steuern oder Sozialabgaben zahlen müssen.
Optimierung des Nettolohns: Durch die steuerfreie Nutzung der Tankkarte kann der Nettolohn effektiv gesteigert werden, ohne dass das Bruttogehalt angehoben werden muss. Die Arbeitnehmenden können von einem steuerfreien Sachbezug von bis zu 600 Euro im Jahr profitieren.
Gefühl von Wertschätzung: Die Bereitstellung einer Tankkarte durch den Arbeitgeber zeigt, dass die Leistung der Mitarbeitenden geschätzt wird. Das sorgt für ein angenehmes Arbeitsklima und eine höhere Zufriedenheit unter den Mitarbeiter:innen.
Maximieren Sie die Vorteile der steuerfreien Tankkartennutzung
Die steuerfreie Nutzung von Tankkarten ist eine Win-Win-Situation für die Arbeitgeber und Arbeitnehmenden. Die Mitarbeitenden profitieren von einem höheren Nettolohn und gleichzeitiger Wertschätzung, während Arbeitgeber die administrativen Vorteile und die gesteigerte Mitarbeiterzufriedenheit zu schätzen wissen. Um die Vorteile dieser Regelung allerdings voll auszuschöpfen, sollten Unternehmen sicherstellen, dass alle gesetzlichen Vorschriften eingehalten werden.
Möchten Sie mehr über die steuerfreie Nutzung von Tankkarten erfahren oder überlegen Sie, eine solche Lösung in Ihrem Unternehmen einzuführen? Kontaktieren Sie uns für eine individuelle Beratung und erfahren Sie, wie Sie die Vorteile unserer Tankkarten optimal nutzen können! Wir freuen uns auf Ihre Nachricht.
Hinweis: Wir übernehmen keine Haftung für die Richtigkeit der bereitgestellten Informationen. Alle Inhalte auf unserer Webseite dienen lediglich dem unverbindlichen Informationszweck und stellen keine Steuer- oder Rechtsberatung im eigentlichen Sinne dar. Für individuelle steuerliche Fragen und detaillierte Informationen empfehlen wir, einen Steuerberater oder Fachanwalt für Steuerrecht zu konsultieren.
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