Zarządzanie flotą: Jak utrzymać pojazdy w idealnym stanie technicznym?

Zarządzanie flotą – dlaczego jest kluczowe

Zarządzanie flotą to jeden z najskuteczniejszych sposobów na obniżenie kosztów operacyjnych i utrzymanie ciągłości biznesu. Dbałość o najlepszy stan pojazdów pozwala ograniczyć przestoje, wydłużyć ich żywotność, poprawić wydajność floty oraz uniknąć kosztownych napraw.

Na czym dokładnie polega zarządzanie flotą i jak duże może przynieść korzyści? W artykule odpowiadamy na te kluczowe pytania.

Ryzyko wynikające z niewłaściwego zarządzania flotą

Firmy z branży logistycznej i transportowej wykorzystują pojazdy do przewozu osób i ładunków. Awarie pojazdów mogą poważnie zagrozić bezpieczeństwu, obniżyć wydajność operacyjną i zwiększyć koszty.

Niewłaściwa konserwacja pojazdów zwiększa ryzyko wypadków, zagrażając kierowcom i innym uczestnikom ruchu drogowego. Może prowadzić do opóźnień lub odwołania dostaw, a w poważniejszych przypadkach powodować długie przestoje, osłabiając zaufanie klientów i reputację firmy. Regularny serwis pojazdów przekłada się na niższe koszty eksploatacji w dłuższej perspektywie.

Brak regularnych przeglądów technicznych skutkuje:

• nieprzewidzianymi awariami i opóźnieniami w realizacji usług,

• kosztownymi naprawami awaryjnymi,

• wyższym zużyciem paliwa z powodu niesprawności pojazdów,

• spadkiem wartości pojazdów przy odsprzedaży i skróceniem ich czasu eksploatacji.

Zgodnie z danymi Eurostatu (Zharmonizowany Wskaźnik Cen Konsumpcyjnych, HICP), koszty utrzymania i napraw pojazdów w Unii Europejskiej wzrosły o 28,7% w latach 2019–2024. Zaniedbania w tym obszarze mogą skutkować nie tylko wyższymi wydatkami, ale także naruszeniem krajowych przepisów o bezpieczeństwie ruchu drogowego i obowiązku przeprowadzania badań technicznych. To zaś wiąże się z ryzykiem kar finansowych oraz innych konsekwencji prawnych.

Regularny serwis floty to dłuższa żywotność pojazdów i niższe koszty eksploatacji. Warto postawić na profilaktykę zamiast kosztownych napraw. | Business Motoring

Jak stworzyć skuteczny plan zarządzania flotą?

Zarządzanie flotą wiąże się z wieloma wyzwaniami, dlatego warto prowadzić ją w sposób przemyślany. Kluczowe jest wyznaczenie odpowiedzialności – managerowie floty dbają o całość operacji i sprawne funkcjonowanie pojazdów. Manager floty powinien odgrywać kluczową rolę w realizacji planów serwisowych i harmonogramów przeglądów. Kierowcy powinni być zachęcani do wykonywania rutynowych kontroli pojazdów i szybkiego zgłaszania nieprawidłowości, dzięki czemu manager może skuteczniej dbać o bezpieczeństwo floty. W niektórych firmach tę rolę uzupełnia dedykowany mechanik flotowy, odpowiedzialny za bieżące i jednocześnie ekonomiczne utrzymanie pojazdów.

Czas czy przebieg? Wybór optymalnego modelu serwisowania floty.

Manager floty decyduje, czy harmonogram przeglądów będzie zależał od upływu czasu, czy od przebiegu pojazdu. W pierwszym przypadku przeglądy odbywają się w określonych odstępach czasowych – przykładowo olej powinien być wymieniany dwa razy w roku, niezależnie od liczby przejechanych kilometrów. Regularnej wymiany wymagają również płyny eksploatacyjne czy opony, które z biegiem czasu tracą swoje właściwości i ulegają zużyciu.

W harmonogramie opartym na przebiegu przeglądy planuje się po przejechaniu określonej liczby kilometrów. To rozwiązanie jest fundamentem efektywnego serwisu ciężarówek, idealnie sprawdza się przy wymianie części podlegających zużyciu, takich jak opony czy klocki hamulcowe, które zużywają się proporcjonalnie do dystansu. Dzięki temu serwis odbywa się dokładnie wtedy, gdy jest potrzebny.

Każda flota jest inna, dlatego warto dopasować harmonogram przeglądów do potrzeb pojazdów i sposobu ich użytkowania. Planowanie serwisu według określonych terminów sprawdza się w pojazdach używanych rzadziej, pozwalając zapobiegać zużyciu niewidocznemu na liczniku. Natomiast harmonogram oparty na przebiegu sprawdza się w pojazdach używanych codziennie, dopasowując serwis do rzeczywistej eksploatacji i optymalizując koszty. Najlepszym rozwiązaniem jest jednak podejście hybrydowe – łączące oba systemy, które zwiększa niezawodność floty i minimalizuje ryzyko niespodziewanych awarii.

Gotowe szablony i harmonogramy serwisowe

Niezależnie od sposobu serwisowania, warto stosować gotowe szablony i ujednolicone harmonogramy – dzięki nim łatwiej uniknąć błędów i pominięcia terminów przeglądów.

Należy prowadzić dokumentację, która obejmuje:

• historię serwisową pojazdów

• zaplanowane czynności konserwacyjne

• wykonane prace serwisowe

• raporty dotyczące zgodności z przepisami

Prowadzenie dokumentacji w formie cyfrowej to najlepsza praktyka we współczesnym zarządzaniu flotą. Umożliwia aktywne planowanie konserwacji i pomaga zminimalizować ryzyko nieoczekiwanych awarii. Może być również powiązana z aplikacjami kalendarza, co pozwala na automatyczne wysyłanie przypomnień o nadchodzących przeglądach i serwisach.

Checklista przeglądu pojazdu

Checklistę przeglądu pojazdu najlepiej przygotować i udostępnić, aby wszyscy zaangażowani w zarządzanie flotą byli świadomi swoich obowiązków. Checklista powinna wskazywać elementy, które kierowcy powinni sprawdzać codziennie, oraz te, które wymagają kontroli raz w tygodniu. Należy również przeprowadzać audyty miesięczne, koncentrując się na dokładniejszej diagnostyce lub kwestiach związanych ze zgodnością.

Dzienna checklista pojazdu może obejmować: 

• Stan opon i głębokość bieżnika – czy zapewniają odpowiednią przyczepność, szczególnie w warunkach deszczowych i trudnych

• Widoczność świateł i kierunkowskazów – sprawdzenie reflektorów, świateł hamowania, kierunkowskazów i świateł awaryjnych pod kątem czystości, sprawności i widoczności dla innych uczestników ruchu

• Hamulce i układ hamulcowy – kontrola klocków, tarcz, bębnów i poziomu płynu hamulcowego w celu zapewnienia bezpieczeństwa na drodze

• Poziom paliwa i oleju – regularne uzupełnianie płynów dla optymalnej wydajności pojazdu i ochrony silnika.

• Ustawienie lusterek – prawidłowa regulacja lusterek bocznych i wstecznego w celu maksymalnej widoczności, ograniczenia martwych pól i zwiększenia bezpieczeństwa podczas manewrów.

Tygodniowe przeglądy pojazdu obejmują m.in. kontrolę :

• Poziomu płynów hamulcowego i sprzęgła

• Poziomu płynu chłodniczego i spryskiwaczy

• Wycieku oleju lub innych płynów – mogą wskazywać na problemy mechaniczne

• Stanu nadwozia i akumulatora

Miesięczne audyty mogą koncentrować się na sprawdzeniu:

• Skuteczności hamulców

• Zużycia lub uszkodzeń zawieszenia

• Ciśnienia w oponach i ustawieniu kół

• Ważności dokumentów pojazdu – rejestracji, ubezpieczenia, okresowych badań technicznych oraz prowadzonej dokumentacji konserwacji

• Wycieków, nietypowych dźwiękach lub widocznych uszkodzeniach, które wymagają dalszej kontroli

Checklista pojazdów to fundament konserwacji – systematyczne przeglądy zwiększają bezpieczeństwo i dostępność floty. | Manifestly Checklists

Cyfrowy dziennik pokładowy może pomóc w ścisłym monitorowaniu informacji o pojeździe, wskazując potencjalną potrzebę przeglądów i konserwacji. Połączony z przyjazną w obsłudze aplikacją pozwala śledzić lokalizację pojazdu, poziom paliwa i przebieg oraz aktualne trasy. Dane w czasie rzeczywistym mogą sygnalizować konieczność wprowadzenia zmian, pomagając optymalizować wydajność floty.

Bezpieczna flota dzięki prewencji i minimalizacji ryzyka

Konserwacja zapobiegawcza odgrywa kluczową rolę w utrzymaniu zgodności z przepisami i bezpieczeństwa na drodze. Obejmuje regularne przeglądy oraz usuwanie drobnych usterek, co pozwala lepiej kontrolować budżet i unikać nieplanowanych wydatków. Wyższa niezawodność pojazdów zwiększa też pewność w realizacji zamówień klientów i chroni reputację firmy

Korzyści z konserwacji zapobiegawczej obejmują:

• Łatwiejsze przestrzeganie przepisów i wymogów prawnych dotyczących przeglądów – szczególnie w branżach regulowanych, np. w transporcie czy logistyce

• Utrzymanie wydajności najważniejszych elementów pojazdu – np. hamulców, opon i silników

• Minimalizowanie ryzyka kosztów związanych z poważnymi awariami

Rozwiązania do monitorowania floty, takie jak te oferowane przez Fleetcor, mogą znacznie ułatwić konserwację zapobiegawczą. Na przykład integracja telematyki pozwala na zbieranie danych pojazdów w czasie rzeczywistym i monitorowanie ich wydajności. Takie urządzenia mogą wspierać wczesne wykrywanie potencjalnych potrzeb konserwacyjnych, zmniejszając ryzyko awarii. Można również wykorzystać oprogramowanie do planowania przeglądów, aby tworzyć i zarządzać kalendarzami serwisowymi, ograniczając ryzyko przestojów oraz konieczności jednoczesnego serwisowania wielu pojazdów.

Nowy poziom opieki nad flotą

Podsumowując, regularna i systematyczna konserwacja floty jest kluczowa dla bezpieczeństwa, wydajności, kontroli kosztów i niezawodności. Przestrzegając ustalonego harmonogramu przeglądów i serwisów, można zapobiegać nieoczekiwanym awariom i kosztownym naprawom. Dobrze utrzymane pojazdy działają wydajniej, co przekłada się na oszczędności paliwa i lepsze zaspokojenie potrzeb klientów. Regularna konserwacja może również wydłużyć żywotność pojazdów i zmaksymalizować długoterminowy zwrot z inwestycji.

Należy pamiętać, że utrzymanie floty to zobowiązanie długoterminowe, a nie jednorazowe zadanie. Wdrażając uporządkowany plan konserwacji, korzystając z checklist i cyfrowego monitorowania, można oczekiwać korzyści w postaci większego bezpieczeństwa, niższych kosztów i maksymalnej dostępności pojazdów. Cyfrowe rozwiązania Fleetcor do zarządzania flotą (link to January article) zostały stworzone, aby wspierać Państwa w osiąganiu tych celów.