Menedżerowie floty odgrywają kluczową rolę w utrzymaniu wydajności i niezawodności operacji logistycznych. Firmy i klienci polegają na tych wykwalifikowanych specjalistach, którzy zapewniają terminową dystrybucję towarów zgodnie z budżetem. Zarządzając logistyką transportu drogowego, morskiego i lotniczego, mają oni za zadanie zapobiegać sytuacjom, w których firmy popadają w reaktywny tryb działania, w którym często zdarzają się awarie, problemy prawne i przekroczenia budżetu.
Jakie cechy powinien posiadać idealny manager floty i czym tak naprawdę się zajmuje? Odpowiedzi na te kluczowe pytania znajdziesz poniżej. Przedstawiamy również najważniejsze obowiązki fleet managera oraz niezbędne umiejętności potrzebne na tym stanowisku. Dowiedz się, w jaki sposób zarządzanie flotą wykracza poza sam transport pojazdów, przyczyniając się do zwiększenia wydajności i sukcesu na szybko zmieniających się rynkach międzynarodowych.
Podstawowe obowiązki managera floty
Wybór i zarządzanie pojazdami
Jak opisaliśmy w naszym artykule o podstawach zarządzania flotą, specjaliści ci są przede wszystkim odpowiedzialni za zakup pojazdów i zarządzanie ich cyklem życia. Manager floty powinien prognozować liczbę i rodzaj pojazdów, aby umożliwić wymaganą dystrybucję towarów. Prognozy takie należy sporządzać z uwzględnieniem takich czynników, jak kwalifikacje kierowców, klasa pojazdów i przewidywane zapotrzebowanie rynku. Należy również poświęcić czas na znalezienie ofert pozwalających na optymalne wykorzystanie środków finansowych firmy.
Kluczowe kryteria wyboru pojazdów flotowych obejmują:
Efektywność paliwową – jak efektywnie pojazdy floty przetwarzają paliwo pod względem liczby przejechanych kilometrów (zwykle wyrażana w litrach na 100 kilometrów)
Konsekwencje podatkowe – w tym krajowe podatki od pojazdów i związane z nimi opłaty, które mogą mieć wpływ na całkowity koszt posiadania i różnić się w zależności od rynku.
Koszty ubezpieczenia – składki ubezpieczeniowe zależą od takich czynników, jak wielkość floty, typ pojazdu, profil kierowców i czynniki ryzyka.
Przydatność do funkcji logistycznych – odnosi się do przydatności pojazdów floty do operacji logistycznych (istotne są takie czynniki, jak ładowność, rodzaj ładunku i charakterystyka trasy).
Od momentu zakupu do końca eksploatacji, managerowie flot powinni dbać o każdy etap cyklu życia pojazdu. Muszą zdecydować, czy najlepszym rozwiązaniem jest bezpośredni zakup, leasing czy wynajem takich pojazdów. Biorąc pod uwagę dostępność finansowania, można wynegocjować optymalne warunki z dostawcami. Rozbudowa floty powinna przebiegać stosunkowo bezproblemowo, a nowe pojazdy powinny zostać zarejestrowane i ubezpieczone.
Inne obowiązki związane z cyklem życia pojazdu obejmują:
Zapewnienie odpowiedniego przydziału pojazdów pracownikom i działom;
Zapewnienie zgodności pojazdów z wymogami prawnymi (np. okresowe przeglądy techniczne) zgodnie z przepisami krajowymi;
Monitorowanie osiągów pojazdów, zużycia paliwa i zachowań kierowców w celu identyfikacji możliwości poprawy wydajności i bezpieczeństwa;
Zarządzanie zgodną z przepisami wymianą pojazdów po zakończeniu ich eksploatacji, z uwzględnieniem kwestii środowiskowych.
Zarządzanie wydatkami i budżetami floty
Jak już wspomniano, managerowie flot są stale odpowiedzialni za monitorowanie kosztów i budżetowanie. Oczekuje się od nich śledzenia całkowitego kosztu posiadania (TCO), zużycia paliwa, napraw, ubezpieczenia i opłat drogowych. Menedżer floty powinien ograniczać niepotrzebne wydatki poprzez konserwację zapobiegawczą i planowanie tras, korzystając z kart paliwowych, takich jak karty Fleetcor, aby uzyskać wgląd w wydatki i kontrolę nad nimi.
Zachęcamy do złożenia wniosku o kartę paliwową już dziś.
Nadzór nad konserwacją floty
Oprócz zarządzania finansami konieczne jest utrzymywanie floty pojazdów w jak najlepszym stanie. Kierownicy floty są odpowiedzialni za planowanie i śledzenie konserwacji pojazdów (link do artykułu na temat konserwacji floty) w celu zminimalizowania ryzyka awarii i zapewnienia ciągłości działania. Wymiana oleju, przeglądy hamulców, rotacja opon i inne rutynowe zadania związane z zarządzaniem flotą powinny być wykonywane regularnie – najlepiej w określonych odstępach czasu – aby zapewnić bezpieczeństwo pojazdów i zmniejszyć prawdopodobieństwo wystąpienia kosztownych problemów mechanicznych. Wymaga to skutecznej koordynacji działań z dostawcami i warsztatami.
Zapewnienie zgodności z przepisami
Taka rutynowa obsługa floty może w pewnym stopniu przyczynić się do spełnienia wymogów regulacyjnych. Menedżer floty powinien zachować jednak czujność i dbać o zgodność z przepisami dotyczącymi bezpieczeństwa, emisji oraz wymagań licencyjnych. Na przykład decyzje zakupowe dotyczące floty powinny uwzględniać unijną strategię ograniczania emisji CO2, której celem jest redukcja emisji o 90% do roku 2040 w porównaniu z poziomem z 1990 roku. Dokumentacja, pozwolenia i ubezpieczenia muszą być również skutecznie zarządzane.
Nadzorowanie i wspieranie kierowców
Zakres obowiązków managera floty obejmuje nadzór nad kierowcami i wsparcie dla nich, z naciskiem na bezpieczeństwo i spełnianie oczekiwań klientów. Należy organizować regularne szkolenia, aby kierowcy byli świadomi aktualnych przepisów i zasad bezpieczeństwa. Powinny również istnieć wytyczne dotyczące efektywnego zużycia paliwa i sposobu przeprowadzania przeglądów pojazdów. Fleet managerowie powinni współpracować z działem kadr w zakresie rozwiązywania problemów związanych z kierowcami, takich jak wypadki, naruszenia przepisów lub skargi klientów.
Korzyści płynące ze szkolenia kierowców flotowych obejmują zwiększenie bezpieczeństwa na drogach i zmniejszenie liczby wypadków, obniżenie składek ubezpieczeniowych, poprawę retencji kierowców, zwiększenie satysfakcji klientów oraz zgodność z przepisami prawnymi i bezpieczeństwa. | Beyond Driving
Monitorowanie osiągów pojazdów i zachowań kierowców może być znacznie ułatwione dzięki instalacji urządzeń telematycznych. Urządzenia te, zintegrowane z GPS i czujnikami pokładowymi, zapewniają transfer danych w czasie rzeczywistym, umożliwiając uzyskanie informacji na temat potencjalnych możliwości poprawy bezpieczeństwa i wydajności. Telematyka pozwala na monitorowanie lokalizacji pojazdu, zużycia paliwa, przebieg, pokonane trasy i wiele innych parametrów. Od managerów flot oczekuje się analizowania takich danych i współpracy z kierowcami w celu wyeliminowania ryzykownych i nieefektywnych praktyk.
Umiejętności i narzędzia do efektywnego zarządzania flotą
Biorąc pod uwagę różnorodność zadań związanych z zarządzaniem flotą, osoby zajmujące się tą rolą powinny posiadać odpowiednie kwalifikacje oraz doświadczenie na podobnych stanowiskach. Tradycyjnie menedżerowie floty często zaczynali jako technicy i stopniowo awansowali. Obecnie jednak można zaobserwować tendencję do zatrudniania specjalistów potrafiących korzystać z najnowszych technologii ułatwiających zarządzanie flotą. Tacy profesjonaliści mogą wnieść nowe spojrzenie i pomóc w modernizacji nieefektywnych lub przestarzałych procesów.
Managerowie floty mogą zdobyć odpowiednie doświadczenie na takich stanowiskach jak:
Technik samochodowy lub mechanik
Kierownik ds. sprzedaży detalicznej lub konserwacji
Planista ds. floty i konserwacji
Administrator ds. logistyki lub transportu
Umiejętności organizacyjne i analityczne
Choć takie role mogą wyposażyć kandydatów na managerów floty w szeroki zakres przydatnych umiejętności, niezbędne jest również ich zaangażowanie w dalsze kształcenie. Umiejętności organizacyjne mogą wymagać ciągłego rozwoju, aby skutecznie zarządzać złożoną logistyką, harmonogramami i dokumentacją. Ważne jest również doskonalenie analitycznego myślenia, niezbędnego do interpretacji danych dotyczących zużycia paliwa, kosztów oraz wydajności pojazdów. Manager floty powinien również pamiętać o rozwoju umiejętności interpersonalnych, potrzebnych do zarządzania zespołami, koordynacji współpracy z dostawcami oraz komunikacji między działami. Jak już wspominaliśmy, fleet managerowie muszą być gotowi do stałego śledzenia aktualnych standardów zgodności w różnych regionach.
Codzienna lista zadań związanych z zarządzaniem flotą może wyglądać następująco:
Sprawdzanie raportów i ostrzeżeń o stanie pojazdów
Rozwiązywanie problemów dotyczących problemów lub awarii pojazdów z dnia poprzedniego
Potwierdzanie zmian tras z kierowcami
Ocena i omówienie zakupów nowych pojazdów
Monitorowanie zużycia paliwa i kosztów
Analizowanie danych dotyczących wydajności pojazdów
Managerowie floty są managerami ludzi i managerami zmian; doradzają w zakresie zużycia energii i opcji finansowania; są managerami łańcucha dostaw i stanowią punkt styku wszystkich działów firmy – finansowego, kadr, zaopatrzenia, prawnego i operacyjnego. | FleetNews
Niezbędne narzędzia do zarządzania flotą
Chociaż nie da się zaprzeczyć, że zarządzanie flotą to wymagające zadanie, istnieje wiele narzędzi, które mogą pomóc profesjonalistom w spełnieniu, a nawet przekroczeniu oczekiwań. Oprogramowanie do zarządzania flotą może mieć ogromne znaczenie, umożliwiając automatyzację wielu procesów, od planowania konserwacji po wykorzystanie kart paliwowych. I właśnie tu pojawia się Fleetcor.
Jako pojedynczy punkt kontaktowy dla wszystkich Państwa potrzeb związanych z mobilnością, Fleetcor zapewnia maksymalną kontrolę nad zarządzaniem flotą. Rozwiązania Fleetcor służą do usprawniania i koordynacji kart paliwowych oraz monitorowania floty. Dzięki łatwemu połączeniu z pojazdami floty, Fleetcor umożliwia konsolidację raportów dotyczących kosztów pojazdów i zużycia paliwa. Dzięki śledzeniu w czasie rzeczywistym i monitorowaniu danych, które zapewniają lepszy wgląd w działalność operacyjną, mogą mieć Państwo pewność, że podejmują Państwo bardziej świadome decyzje dotyczące zarządzania flotą.
Wsparcie w zakresie zarządzania flotą
Wykwalifikowany manager floty, niezbędny do wydajnej i ekonomicznej dystrybucji towarów, może być postrzegany jako jeden z najcenniejszych zasobów w Państwa firmie. Managerowie floty przyczyniają się również do skutecznej koordynacji pracy zespołu i mogą pozytywnie wpływać na zadowolenie pracowników. Dzięki jasnemu określeniu ich obowiązków, inwestowaniu w ciągłe szkolenia i zapewnieniu dostępu do zintegrowanych rozwiązań cyfrowych, takich jak MyFleetcor, Państwa firma może osiągnąć wyższą wydajność, bezpieczeństwo i kontrolę kosztów w całym parku pojazdów. Od kart paliwowych po ochronę na wypadek awarii — Fleetcor zapewni Państwu kompleksową obsługę.
Artikel herunterladen
