Zarządzanie flotą to systematyczne monitorowanie i doskonalenie sposobu użytkowania pojazdów firmowych, w celu zwiększenia efektywności, obniżenia kosztów oraz spełniania wymogów prawnych. Choć korzyści te dotyczą firm każdej wielkości, są one szczególnie istotne dla MŚP z ograniczonymi zasobami i niskimi marżami. Zarządzanie flotą może pomóc małym firmom w rozwoju działalności, umożliwiając dodawanie nowych pojazdów i utrzymanie wysokiej jakości usług przy minimalnym wpływie na koszty i efektywność.
W tym artykule omawiamy kluczowe codzienne działania i podpowiadamy, jak radzić sobie z wyzwaniami przy zarządzaniu flotą w małej firmie.
Na czym polega zarządzanie flotą?
Zarządzanie flotą obejmuje różnorodne działania, jednym z kluczowych elementów jest korzystanie z systemów monitorowania pojazdów. Dzięki integracji z nawigacją satelitarną możliwe jest monitorowanie lokalizacji pojazdów, ich użytkowania oraz zachowań kierowców. Managerowie flot mogą dzięki temu całodobowo śledzić dane i podejmować decyzje, które zmniejszają czas podróży i koszty.
Urządzenia telematyczne z wbudowaną diagnostyką umożliwiają lepszą kontrolę nad pojazdami i kierowcami. Poza danymi nawigacyjnymi pozwalają też monitorować stan techniczny pojazdów i wskazywać potrzebę wykonania przeglądów.
Do obowiązków managerów flot należy także planowanie konserwacji pojazdów – od regularnych przeglądów, przez naprawy w odpowiednim czasie, po działania zapobiegawcze. Dzięki temu flota pozostaje bezpieczna, niezawodna i służy przez dłuższy czas.
Do podstawowych zadań konserwacyjnych należą:
Regularne przeglądy hamulców, elektryki i innych komponentów,
Kontrola i uzupełnianie oleju oraz wymiana filtrów zgodnie z harmonogramem,
Przeglądy kompleksowe – wymiana świec zapłonowych, paska rozrządu i konserwacja układu chłodzenia w określonych odstępach czasu.
Kontrola nad flotą pozwala zapobiegać awariom, zwiększać efektywność i redukować koszty | Startrescue
W zarządzaniu flotą dla małych i dużych firm oprócz regularnej konserwacji pojazdów warto wprowadzić działania pozwalające minimalizować koszty. Managerowie flot powinni monitorować wydatki, kontrolować koszty paliwa i eliminować zbędne koszty, np. poprzez ograniczenie liczby pojazdów czy wybór oszczędnych aut.
Karty paliwowe to prosty sposób na zwiększenie efektywności w zarządzaniu flotą. Dzięki szerokiemu zasięgowi w Europie można korzystać z rabatów, oszczędzać czas, a szczegółowe raporty pozwalają lepiej planować budżet.
Efektywniejsze zarządzanie flotą? Tylko z kartą paliwową
Warto podkreślić, że managerowie flot powinni również dbać o świadomość kierowców i promować bezpieczne oraz efektywne praktyki jazdy. Może to obejmować organizowanie szkoleń dla kierowców oraz podkreślanie znaczenia oszczędnej jazdy – unikania agresywnej jazdy, pracy silnika na biegu jałowym i zmniejszania ładunku pojazdów tam, gdzie jest to możliwe.
72% flot odnotowuje mniej kolizji i roszczeń dzięki połączeniu szkoleń kierowców z technologią telematyczną| Sambasafety
Szkolenia kierowców mogą uwrażliwić na ryzyka wynikające z nieprzestrzegania przepisów, np. dotyczących emisji spalin, kontroli technicznych, uprawnień czy dokumentacji. Managerowie flot powinni także monitorować i zapewniać zgodność z obowiązującymi regulacjami, np. dotyczącymi ograniczenia emisji w nowych samochodach i vanach. Więcej informacji można znaleźć w artykule Fleetcor omawiającym kluczowe obowiązki managera floty.
Wyzwania w zarządzaniu flotą: na co uważać?
Mimo rozwoju nowoczesnych technologii, managerowie flot wciąż mierzą się z wieloma wyzwaniami. Brak systemów GPS i telematyki w wielu pojazdach uniemożliwia ich monitorowanie oraz utrudnia identyfikację nieprawidłowości. W efekcie managerowie floty nie mają pełnego dostępu do danych, co komplikuje podejmowanie decyzji mających na celu zmniejszenie ryzyka wypadków, awarii oraz nieefektywnego wykorzystania zasobów.
W konsekwencji może to prowadzić do spadku produktywności i wyższych kosztów operacyjnych, marnowania paliwa oraz nadmiernego zużycia pojazdów.
Zniechęceni wysokimi kosztami inwestycji w nowoczesne technologie, wielu managerów floty wciąż korzysta z uciążliwych systemów raportowania papierowego. Może to zwiększać ryzyko błędnego lub niepełnego rejestrowania danych, utrudniając szybkie wykrywanie i wcześniejsze usuwanie usterek. Brak bieżących aktualizacji może także komplikować śledzenie zmian w przepisach, zwiększając ryzyko niezgodności i ewentualnych kar.
Wyzwania w zarządzaniu flotą obejmują także:
Problemy z komunikacją, prowadzące do nieporozumień z kierowcami i opóźnień w dostawach
Brak wiedzy o stylu jazdy kierowców, który mógłby zostać skorygowany dzięki odpowiednim szkoleniom
Ograniczoną przejrzystość w łańcuchu dostaw, utrudniająca optymalizację tras, dokładne planowanie terminów dostaw oraz oszczędność paliwa
Zarządzanie flotą: realne korzyści dla firmy
Firmy mogą pokonać te wyzwania dzięki efektywniejszemu zarządzaniu flotą. Na przykład, istnieje możliwość ograniczenia zużycia paliwa i serwisowania poprzez inteligentne planowanie tras. Alternatywne trasy mogą pozwolić na zmniejszenie przebiegu pojazdów oraz zużycia paliwa. Oprogramowanie do optymalizacji tras pomaga także w unikaniu utrudnień drogowych i zagrożeń, co zwiększa punktualność dostaw i przekłada się na wyższą satysfakcję klientów.
Technologie monitorowania pojazdów odgrywają kluczową rolę w poprawie efektywności floty, umożliwiając bieżące planowanie serwisu i ograniczając ryzyko nieoczekiwanych przestojów. Dostosowanie systemów do specyfiki floty zapewnia właściwą obsługę wszystkich pojazdów, co maksymalizuje wygodę i efektywność operacyjną.
Szkolenia i skuteczne wsparcie kierowców mogą przynieść dodatkowe korzyści w zakresie efektywności, w ramach kompleksowych programów – od technik ekonomicznej jazdy po przestrzeganie najnowszych europejskich przepisów drogowych. Jasne określenie oczekiwań w polityce firmy oraz regularne aktualizacje i powtórki pomagają utrzymać kierowców na właściwym torze, co w efekcie prowadzi do mniejszej liczby wykroczeń i bardziej optymalnego wykorzystania pojazdów.
Możliwe jest również zaoszczędzenie czasu dzięki automatyzacji i cyfrowemu prowadzeniu dokumentacji. Integracja cyfrowych dzienników pokładowych może znacząco ułatwić pracę, eliminując konieczność ręcznego zapisywania wszystkich tras. Zapewnia ona również pełną widoczność pojazdu – lokalizacji, poziomu paliwa, przebiegu oraz aktualnych tras. Dodatkowe korzyści obejmują monitorowanie kosztów kierowców i pojazdów oraz zarządzanie fakturami za paliwo, wspierając podejmowanie kluczowych decyzji dotyczących floty.
Optymalizacja floty: gotowe rozwiązania dla firmy
Fleetcor odciąża codzienne procesy dzięki cyfrowym rozwiązaniom do raportowania i przewidywania awarii. Systemy automatycznie zbierają dane, dostarczają cennych informacji i ograniczają papierową biurokrację. Dane dostępne w ramach jednej, przyjaznej dla użytkownika platformy ułatwiają monitorowanie wydajności floty i zwiększają odpowiedzialność kierowców.
Portal MyFleetcor umożliwia kompleksowe zarządzanie danymi floty, oferując przejrzystość kosztów paliwa i prostą obsługę dokumentów. Dzięki platformie MyFleetcor można łatwo zamawiać i edytować dane kart paliwowych oraz mieć pełny wgląd we wszystkie transakcje. Wszystkie nasze narzędzia dostępne są online, dzięki czemu monitorowanie wydatków i zarządzanie kartami jest prostsze niż kiedykolwiek.
Nasza oferta rozwiązań i wsparcia dla Państwa floty wyróżnia się:
Szeroką siecią stacji paliw dzięki kartom paliwowym
Elastycznymi kombinacjami produktów i usług dopasowanych do Państwa potrzeb.
Centralnym monitoringiem wydatków dla pełnej kontroli kosztów.
Efektywne zarządzanie flotą: co warto wiedzieć
Od zmniejszenia zużycia paliwa i konserwacji po lepsze przestrzeganie przepisów i zrównoważony rozwój – odpowiednie zarządzanie flotą niesie ze sobą wiele korzyści. Różnorodne rozwiązania w zarządzaniu flotą pozwalają wydłużyć żywotność pojazdów, zwiększyć bezpieczeństwo kierowców oraz zapewnić lepsze doświadczenia dla użytkowników. To z kolei może przyczynić się do sukcesu firmy, budując jej reputację jako podmiotu niezawodnego i efektywnego kosztowo. Istnieje więc wiele powodów, aby zapoznać się z ofertą innowacyjnych rozwiązań proponowanych przez polecaną firmę zarządzającą flotą.
Artikel herunterladen
