Zarządzanie wydatkami paliwowymi w całej flocie może być czasochłonne i kosztowne bez odpowiednich środków kontroli. Managerowie flot często borykają się z problemami związanymi z nieautoryzowanymi zakupami paliwa, brakiem przejrzystości wydatków oraz dodatkowymi kosztami administracyjnymi wynikającymi z ręcznego śledzenia wydatków.
Odpowiednie rozwiązanie do zarządzania wydatkami na paliwo może wyeliminować te wyzwania, zapewniając kontrolę zakupów, wgląd w wydatki w czasie rzeczywistym oraz usprawnione raportowanie. Jednak przy tak dużej liczbie dostawców kart paliwowych na rynku, jak wybrać rozwiązanie najlepiej dopasowane do potrzeb floty?
W naszym przewodniku omówiliśmy najważniejsze kwestie, które należy wziąć pod uwagę przy wyborze rozwiązań w zakresie kart paliwowych, typowe błędy, których należy unikać, oraz sposoby dopasowania dostawców do konkretnych wyzwań operacyjnych. Niezależnie od tego, czy zarządzają Państwo flotą składającą się z 5 czy 500 pojazdów, odpowiednie rozwiązanie w zakresie kart paliwowych może zmienić sposób kontroli kosztów i pozytywnie wpłynąć na efektywność administracyjną floty.
Najważniejsze cechy skutecznych rozwiązań w zakresie kart paliwowych
Nie wszystkie rozwiązania w zakresie kart paliwowych są takie same. Na początku mogą przyciągnąć uwagę konkurencyjne ceny paliwa. Jednak doświadczeni managerowie flot wiedzą, że najbardziej wartościowe rozwiązania wyróżniają pewne podstawowe funkcje. Najlepsze rozwiązanie w zakresie kart paliwowych będzie zawierało wszystkie te niezbędne funkcje.
Skuteczne mechanizmy kontroli transakcji
Celem rozwiązań w zakresie kart paliwowych jest utrzymanie kontroli nad wydatkami. Najlepsi dostawcy umożliwiają ustawienie parametrów, które pomagają zapobiegać nieautoryzowanym zakupom, a nie tylko sygnalizują je po wydaniu pieniędzy.
Należy szukać rozwiązań, które umożliwiają:
Ograniczenia dotyczące godzin zakupów (na przykład zapobiegające zakupom w sklepach spożywczych o 2 w nocy przy użyciu karty firmowej)
Ograniczenia dotyczące konkretnych produktów (tak dla oleju napędowego, nie dla batoników lub produktów innych niż paliwo)
Kontrola lokalizacji, która sygnalizuje zakupy dokonane poza zatwierdzonymi trasami lub regionami.
Limity wydatków resetowane codziennie, co tydzień lub co miesiąc w zależności od działalności
Te opcje powinny być dostosowywane do kierowcy lub klasy pojazdu. Ciężarówka do transportu ciężkiego potrzebuje oczywiście innego limitu paliwa niż samochód dostawczy, a Państwa karta paliwowa powinna uwzględniać te różnice bez dodatkowych kłopotów administracyjnych.
Raporty, które opowiadają historie, a nie tylko podają liczby
Surowe dane transakcyjne są prawie bezużyteczne bez odpowiedniego kontekstu. Korzystne rozwiązania w zakresie kart paliwowych przekształcają niekończące się zbiory paragonów w użyteczne informacje dzięki:
Wykrywaniu wzorców, które pokazują nieprawidłowości w zachowaniach kierowców związanych z wydatkami
Analizie porównawczej podobnych pojazdów lub tras
Identyfikacji trendów sezonowych, która pomaga w budżetowaniu i prognozowaniu
Podkreślaniu wyjątków, które automatycznie zwracają uwagę na potencjalne problemy.
Różnica między podstawowymi a zaawansowanymi raportami staje się jasna podczas planowania budżetu. Zwykłe karty mogą sprawić, że trzeba będzie przeszukiwać miesiące rachunków, aby uzasadnić przyszłoroczny budżet na paliwo, podczas gdy korzystne karty pomagają analizować zachowania i obniżyć koszty paliwa.
Szeroki zasięg sieci
Państwa karta paliwowa nie powinna ograniczać kierowców w wyborze stacji paliw. Najlepsi dostawcy oferują rozległe sieci, które zapewniają kierowcom dostęp do stacji paliw na trasach bez konieczności objazdu lub korzystania z alternatywnych metod płatności.
Zasięg sieci jest kluczowym czynnikiem przy wyborze najlepszej karty paliwowej dla firmy. | Moss Blog
Najwyższej klasy rozwiązania zapewniają:
Szeroki zasięg geograficzny dopasowany do obszarów działalności
Dostępność 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu w głównych sieciach stacji paliw
Dostępność różnych rodzajów paliwa (olej napędowy, benzyna, AdBlue)
Dostęp do paliwa w sytuacjach awaryjnych w przypadku nieoczekiwanych zmian trasy
Oceniając zasięg sieci, nie należy ograniczać się do całkowitej liczby stacji. Warto zapytać o konkretne przykłady zasięgu w regionach, w których Państwa flota działa najczęściej. Radzimy również zapytać o mapy pokazujące lokalizacje stacji wzdłuż głównych tras. Jakość i wygoda tych sieci różnią się znacznie w zależności od dostawcy.
Więcej informacji na temat kompleksowego podejścia do zarządzania paliwem w flocie można znaleźć w naszej bazie wiedzy.
Ocena rozwiązań w zakresie kart paliwowych dla Państwa floty
Aby dokonać właściwego wyboru, należy dokładnie porównać rozwiązania w zakresie kart paliwowych. Przedstawiając swoje oferty, wszyscy dostawcy twierdzą, że oferują najbardziej konkurencyjne ceny, najlepszy zasięg sieci i najbardziej kompleksowe mechanizmy kontroli. Aby zweryfikować te twierdzenia, należy skupić się na praktycznych różnicach, które mają wpływ na codzienną działalność firmy.
Jak różne rozwiązania równoważą kontrolę i wygodę
Zarządzanie paliwem w flocie wymaga równoważenia ścisłej kontroli kosztów z elastycznością operacyjną, a różni dostawcy podchodzą do tego w różny sposób:
Niektóre rozwiązania oferują szerokie możliwości dostosowania, ale wymagają skomplikowanych procedur konfiguracji, zanim zespół będzie mógł z nich efektywnie korzystać. Inne zapewniają uproszczone procesy, którymi każdy może zarządzać, ale mogą nie być wystarczająco rozbudowane do specjalistycznych operacji. Idealne rozwiązanie znajduje się gdzieś pośrodku.
Najskuteczniejsze rozwiązania wykorzystują inteligentny design, aby ułatwić zarządzanie funkcjami sterowania. Najczęściej używane funkcje są wyeksponowane, a te zaawansowane są dostępne bez komplikowania codziennych operacji. Wykorzystują one dostęp oparty na rolach, który pokazuje użytkownikom tylko te informacje, które są istotne dla ich obowiązków.
Podczas testowania rozwiązań warto zwrócić uwagę na to, jak łatwo można dostosować ustawienia do różnych sytuacji. Czy można szybko zmienić limity wydatków dla kierowcy, który wybiera nietypową trasę? Czy kierowcy zrozumieją, dlaczego zakup został odrzucony, czy też będą sfrustrowani niejasnymi ograniczeniami?
Rozwiązania Fleetcor w zakresie kart paliwowych zapewniają firmom kompleksową kontrolę zakupów, szeroki zasięg sieci oraz szczegółowe funkcje raportowania, które pomagają ograniczyć nieautoryzowane wydatki i poprawić przejrzystość kosztów. Skupiamy się na przyjaznych dla użytkownika funkcjach w połączeniu z solidnymi raportami. Już tysiące firm zaufało Fleetcor, co czyni nas uznanym dostawcą na rynku kart paliwowych.
Rzeczywisty koszt
Wybierając odpowiednie rozwiązanie w zakresie kart paliwowych, można szybko zauważyć, że struktury cenowe bywają wyjątkowo trudne do oceny. Najlepsze rozwiązania oferują przejrzyste ceny, ale poza podstawowymi opłatami za kartę można napotkać:
Opłaty za każdą kartę, które mogą szybko się sumować wraz z rozwojem floty
Opłaty transakcyjne, które różnią się w zależności od rodzaju zakupu
Opłaty za dostęp do sieci, które niektórzy dostawcy ukrywają w drobnym druku
Dodatkowe koszty za rozszerzone raportowanie lub mechanizmy kontrolne
Różne poziomy cenowe z różnym zakresem wsparcia i funkcji
Zamiast skupiać się wyłącznie na cenie początkowej, należy obliczyć całkowity koszt posiadania w okresie trzech lat, uwzględniając konkretne wolumeny transakcji floty i prognozy wzrostu.
Należy wziąć też pod uwagę koszt opóźnionej konfiguracji. Niektóre rozwiązania kart paliwowych mogą być w pełni operacyjne w ciągu kilku dni, podczas gdy inne wymagają tygodni na założenie konta i dystrybucję kart.
Wybór najlepszego rozwiązania w zakresie kart paliwowych dla firmy
Mając jaśniejsze zrozumienie kluczowych funkcji i czynników porównawczych, zastanówmy się,jak wybrać najlepsze rozwiązanie kart paliwowych dla Państwa floty. Ten praktyczny proces wyboru pomoże Państwu dokonać najbardziej efektywnego porównania.
Poznanie swojej floty
Przed przystąpieniem do prezentacji dostawców należy poświęcić czas na dokładne udokumentowanie aktualnych procesów zarządzania paliwem i problemów. Takie przygotowanie może przynieść ogromne korzyści podczas procesu wyboru.
Warto zacząć od odpowiedzi na następujące pytania:
Które zadania związane z paliwem zajmują obecnie najwięcej czasu pracownikom?
Jakie są najczęstsze wyjątki lub szczególne przypadki w wydatkach na paliwo floty?
O które raporty najczęściej pyta kadra kierownicza?
Jakie wymogi dotyczące zgodności muszą spełniać systemy monitorowania wydatków paliwowych?
Które aspekty obecnej metody płatności za paliwo najbardziej frustrują kierowców?
To ćwiczenie często ujawnia zaskakujące spostrzeżenia dotyczące rzeczywistych potrzeb w porównaniu z postrzeganymi wymaganiami.
Testowanie w rzeczywistych scenariuszach
Ogólne prezentacje rzadko pokazują, jak rozwiązania w zakresie kart paliwowych sprawdzą się w konkretnych warunkach. Zamiast tego warto opracować 3–5 scenariuszy testowych opartych na rzeczywistych sytuacjach, z jakimi spotyka się Państwa flota.
Na przykład:
Kierowca potrzebuje paliwa w trybie awaryjnym podczas jazdy po wiejskiej trasie poza normalnym obszarem działania
Dział księgowości wymaga specjalistycznego raportu podatkowego na koniec miesiąca
Należy przeanalizować zużycie paliwa w różnych typach pojazdów w miesiącach zimowych
Transakcja, która może być nieuczciwa, wymaga zbadania.
Warto poprosić dostawców, aby podczas prezentacji przećwiczyli dokładnie te scenariusze. Zwróćcie Państwo uwagę nie tylko na to, czy zadanie zostało rozwiązane, ale także na to, jak prosty wydaje się proces i jakie informacje są łatwo dostępne.
Przyszłość floty
Flota, którą zarządzają Państwo dzisiaj, może wyglądać zupełnie inaczej za trzy lata. Najlepsze rozwiązanie w zakresie kart paliwowych musi uwzględniać plany rozwoju i dostosowywać się do zmian w branży.
Warto rozważyć:
Jak łatwo można dodać nowe typy pojazdów lub klasyfikacje kierowców?
Czy rozwiązanie obsługuje paliwa alternatywne, jeśli planowana jest dywersyfikacja floty?
Czy można szybko dostosować mechanizmy kontrolne zakupów w miarę zmian wymagań operacyjnych?
W jaki sposób dostawca obsługuje rozszerzenie konta i dodatkowe usługi?
Doświadczenie kierowcy jako priorytet
Sukces lub porażka rozwiązań w zakresie kart paliwowych zależy od tego, czy kierowcy je zaakceptują. Jeśli uznają karty za niewygodne w użyciu lub często spotykają się z odmową realizacji transakcji, znajdą sposoby na obejście systemu, co osłabi kontrolę i przejrzystość.
Najskuteczniejsze rozwiązania oferują:
Intuicyjna obsługa karty, która działa w każdym miejscu, gdzie jest akceptowana
Szybkie procesy zatwierdzania transakcji, które nie opóźniają pracy kierowców
Jasną informację zwrotną w przypadku odrzucenia zakupu wraz z wyjaśnieniem przyczyn
Proste metody postępowania w przypadku nietypowych zakupów paliwa lub sytuacji awaryjnych
Minimalne wymagania dotyczące dokumentacji wydatków związanych z paliwem
Podczas procesu selekcji warto rozważyć udział kilku kierowców w sesjach demonstracyjnych. Ich opinie często zwracają uwagę na praktyczne kwestie związane z użytecznością, które mogą zostać przeoczone przez kierownictwo.
Rozwiązania Fleetcor w zakresie kart paliwowych łączą bezpieczne kontrolowanie zużycia paliwa ze szczegółowym nadzorem transakcji, konfigurowalnym dla kierowców lub pojazdów, pomagając firmom zachować zgodność z przepisami i wydajność.
Gdzie dobre rozwiązania odnoszą sukces, a gdzie ponoszą porażkę
Nawet najlepsze rozwiązanie w zakresie kart paliwowych może okazać się niewystarczające, jeśli konfiguracja konta i wdrożenie nie zostaną przeprowadzone prawidłowo. Po porównaniu dostawców i dokonaniu wyboru należy pamiętać, że pomyślne wdrożenie wymaga starannego planowania i jasnej komunikacji.
Tworzenie zespołu wdrożeniowego
Warto stworzyć zespół międzyfunkcyjny, w skład którego wejdą przedstawiciele:
Finansów/Księgowości
Operacji
Zarządzania kierowcami
Wsparcia administracyjnego
Zespół ten powinien być zaangażowany od momentu wyboru do pełnego wdrożenia, zapewniając uwzględnienie wszystkich perspektyw podczas podejmowania decyzji dotyczących konfiguracji konta.
Jeśli dział floty i kierowców nie zostanie przygotowany, wdrożenie programu kart paliwowych może wiązać się z pewnymi problemami. | Automotive Fleet
Konfiguracja konta i ustawienia
Przed wydaniem kart należy skontaktować się z dostawcą usług, aby odpowiednio skonfigurować kontrolę zakupów i limity wydatków. Obejmuje to:
Ustalanie odpowiednich limitów wydatków dla różnych kategorii kierowców
Konfigurowanie ograniczeń dotyczących produktów (tylko paliwo vs. paliwo plus elementy konserwacyjne)
Ustalanie parametrów czasu i lokalizacji, które odpowiadają Państwa działalności
Ustalanie harmonogramów raportowania i list odbiorców
Warto upewnić się, że zostały ustalone procedury weryfikacyjne do przetestowania mechanizmów kontrolnych przed pełnym wdrożeniem. Zachęcamy do przeprowadzenia transakcji próbnych w różnych scenariuszach, aby potwierdzić, że ograniczenia działają zgodnie z oczekiwaniami.
Szkolenie kierowców i komunikacja
Szkolenia są niezbędne, ale tradycyjne długie sesje często nie odpowiadają na pytania dotyczące praktycznego zastosowania. Warto rozważyć szkolenia ukierunkowane, które obejmują następujące tematy:
Jak korzystać z karty na stacjach paliw
Co zrobić, gdy transakcja zostanie odrzucona
Właściwe procedury postępowania w sytuacjach awaryjnych
Jak zgłosić zgubienie lub kradzież karty
Należy uzupełnić formalne szkolenie o:
Karty szybkiego dostępu do informacji dotyczących typowych sytuacji
Jasne dane kontaktowe w przypadku problemów technicznych
Regularną komunikację w ciągu pierwszych kilku miesięcy
Wyznaczonych przedstawicieli floty, którzy mogą udzielić natychmiastowej pomocy
Podsumowanie: Wybór odpowiedniego rozwiązania w zakresie kart paliwowych
Wybór najlepszego rozwiązania w zakresie kart paliwowych to nie tylko kwestia ceny i wielkości sieci — chodzi o znalezienie dostawcy, który dostosuje się do realiów Państwa działalności, zapewniając jednocześnie kontrolę i przejrzystość niezbędną do skutecznego zarządzania kosztami.
Najbardziej udane wdrożenia zaczynają się od jasnej oceny obecnych wyzwań w zarządzaniu paliwem, a następnie systematycznego porównania dostawców i analizy, w jaki sposób potencjalne rozwiązania odpowiadają na te konkretne problemy. Kontynuowane są poprzez staranne planowanie, które uwzględnia zarówno aspekty operacyjne, jak i potrzeby kierowców.
W trakcie całego procesu należy pamiętać, że karty paliwowe są ostatecznie narzędziami służącymi realizacji celów biznesowych, a nie celem samym w sobie. Najlepsze rozwiązanie w zakresie kart paliwowych powinno zmniejszyć obciążenia administracyjne, poprawić przejrzystość wydatków, zwiększyć kontrolę kosztów, a ostatecznie przyczynić się do ogólnej wydajności i rentowności floty.
Chcą Państwo uzyskać lepszą kontrolę nad wydatkami na paliwo swojej floty? Z nami można zrobić pierwszy krok w kierunku większej wydajności i kontroli kosztów.
Artikel herunterladen
