W dzisiejszym świecie firmy nieustannie poszukują sposobów na optymalizację wydatków i jednoczesne zwiększenie wydajności. Jedną z metod, która zyskuje na znaczeniu w tym kontekście, jest korzystanie z kart paliwowych, co jest korzystne z kilku perspektyw - w tym pod względem kosztów osobowych. Niezależnie od wielkości firmowej floty, karta paliwowa pomaga kontrolować miesięczne wydatki pracowników i zawsze mieć wgląd w ogólne koszty paliwa.
Korzystanie z karty paliwowej w firmie
Karty paliwowe, znane również jako karty flotowe lub firmowe karty paliwowe, to specjalne karty kredytowe, które mogą być używane do płacenia za paliwo oraz, w zależności od dostawcy, myjnie samochodowe, smary i wiele innych produktów. Karty paliwowe mogą być używane na wielu stacjach benzynowych i oferują firmom opcję centralnego rozliczania.
Co jednak szczególnie interesujące z punktu widzenia kosztów osobowych, w wielu przypadkach karty paliwowe mogą być również przypisane do poszczególnych pracowników lub konkretnego pojazdu służbowego. Możliwe jest także ustalenie dziennego limitu wydatków. Pozwala to firmom na zdalne kontrolowanie kosztów paliwa i wydatków pracowników.
Dlaczego karty paliwowe są ważne dla firm?
Istnieje wiele powodów, dla których firmy powinny korzystać z kart paliwowych. Jednak największa motywacja kierownictwa do korzystania z kart paliwowych jest związana z jednym kluczowym czynnikiem: W jaki sposób firma może zaoszczędzić pieniądze i jak można maksymalnie obniżyć koszty pracy? Jednak oprócz kontroli kosztów, karty paliwowe posiadają jeszcze inne zalety, które przynoszą korzyści zarówno firmom, jak i pracownikom.
#1 Wszystkie wydatki są pod lepszą kontrolą
Dzięki karcie paliwowej firmy mają lepszy wgląd w przepływy pieniężne firmy, ponieważ możliwa jest kompleksowa kontrola wszystkich wydatków. Dział księgowości zawsze ma wgląd w miesięczne wydatki i dokładnie wie, ile wydano na pracownika lub pojazd służbowy z dokładnością co do złotówki. Cotygodniowe lub comiesięczne fakturowanie również nie jest już konieczne: firmy mogą zobaczyć w czasie rzeczywistym, jakie wydatki są dokonywane za pomocą kart paliwowych.
Dzięki oprogramowaniu do zarządzania kontami możliwa jest dokładna analiza poniesionych kosztów paliwa. W ten sposób kierownictwo i księgowość mogą porównywać wszystkie koszty paliwa miesiąc po miesiącu i w razie potrzeby skorygować poniesione koszty. Dzięki tym danym można opracować długoterminową strategię, z której firma może tylko skorzystać.
#2 Mniej pracy administracyjnej dla księgowości
Nie tylko skraca się czas poświęcany na tak zwaną “papierologię”, ale oprogramowanie do administracji online może również zapewnić, że część administracyjna floty działa dokładniej. Koniec z zamieszaniem z paragonami, których nie można znaleźć lub fakturami, które zostały przypadkowo wyrzucone do kosza. Odzyskiwanie podatku VAT działa bez zarzutu. Wszystko to oszczędza czas i pieniądze Twojej firmy.
#3 Lepsza kontrola pracowników
Dokładne raporty dotyczące zużycia paliwa umożliwiają identyfikację nieefektywności poszczególnych pojazdów i optymalizację zużycia paliwa. Na przykład, jeśli analiza wykaże, że konkretny pracownik zużywa znacznie więcej paliwa niż jego koledzy, danej osobie można doradzić, aby w przyszłości dostosowała swój styl jazdy. W ten sposób można kontrolować wydatki i obniżyć koszty paliwa.
#4 Oszczędności na kosztach paliwa
Istnieją również różne karty paliwowe, które oferują zniżki i korzyści przy zakupie paliwa. Średnio możliwe są oszczędności do 3 centów na litrze, co oznacza, że można osiągnąć znaczną redukcję kosztów, zwłaszcza w przypadku większych firm. W zależności od tego, z której karty korzystają firmy, istnieje opcja tak zwanego limitu cenowego, tygodniowej stałej ceny lub dziennej ceny na stacji benzynowej, dzięki czemu zawsze tankują po najniższych cenach.
#5 Zwiększona ochrona dzięki systemowi bezpieczeństwa
Karta paliwowa może być wyposażona w system bezpieczeństwa PIN, który chroni przed oszustwami. W większości przypadków karty mogą być również powiązane ze spersonalizowaną tablicą rejestracyjną. Oznacza to, że jeśli pracownicy chcą zapłacić na stacji benzynowej, karta musi być zgodna z numerem rejestracyjnym danego pojazdu. Jeśli tak nie jest, płatność jest automatycznie odrzucana. W ten sposób zapobiega się nadużyciom ze strony pracowników, które mogą zostać wykryte.
W zależności od dostawcy, firma ma również możliwość otrzymywania alertów w celu zapobiegania oszustwom dokonywanym przez własny personel. Jeśli pracownicy tankują późnym wieczorem lub w nocy lub tankują wyjątkowo często, ich przełożeni są o tym informowani. Częste korzystanie z karty paliwowej może być również wykorzystywane jako ostrzeżenie, że coś jest nie tak.
Karty paliwowe oferują również korzyści dla pracowników
Karta paliwowa oferuje jednak nie tylko firmom, ale także pracownikom szeroki wachlarz korzyści i możliwości, które w znaczący sposób przyczyniają się do poprawy codziennego życia zawodowego. Firmy, które zapewniają swoim pracownikom dostęp do kart paliwowych, tworzą sytuację korzystną dla obu stron, w której nie tylko można zoptymalizować procesy administracyjne, ale także zwiększyć zadowolenie i motywację pracowników.
Oszczędność czasu dzięki wygodnemu rozliczaniu wydatków
Karty paliwowe mogą zapewnić pracownikom znaczną oszczędność czasu i wygodę, ponieważ zbieranie i przesyłanie paragonów za paliwo należy już do przeszłości. Korzystanie z kart paliwowych eliminuje ten wysiłek, który jest szczególnie podatny na błędy. Ta oszczędność czasu pozwala pracownikom skupić się bardziej na ich podstawowych zadaniach, zamiast poświęcać czas na zadania administracyjne. Może to prowadzić do większej produktywności i zadowolenia pracowników, co ostatecznie może mieć pozytywny wpływ na firmę.
Większa przejrzystość rozliczeń
Kolejną istotną zaletą kart paliwowych jest przejrzystość faktur. Każda transakcja jest szczegółowo rejestrowana i może być śledzona w dowolnym momencie. Oznacza to, że pracownicy mogą dokładnie zobaczyć, kiedy i gdzie tankowali oraz jakie koszty zostały poniesione. Taka identyfikowalność prowadzi do większej przejrzystości i uczciwości przy rozliczaniu kosztów podróży. Karty paliwowe budują zatem zaufanie do systemu księgowego i firmy. Pracownicy wiedzą, że ich wydatki są prawidłowo rejestrowane i zwracane, co wzmacnia poczucie bezpieczeństwa i sprawiedliwości. Jednocześnie rozbieżności lub błędy w fakturach mogą być szybko zidentyfikowane i skorygowane. Ta przejrzystość może zatem znacznie zwiększyć zadowolenie pracowników i wzmocnić zaufanie do procesów firmy.
Dodatkowe korzyści dla pracowników
Oprócz czystej funkcji tankowania, wiele kart paliwowych może również oferować szereg dodatkowych usług i korzyści, które zapewniają pracownikom prawdziwą wartość dodaną.
Należą do nich na przykład:
Korzystanie z myjni samochodowych: pracownicy mogą regularnie myć samochody służbowe, co pomaga utrzymać i zachować wartość pojazdów.
Usługi warsztatowe: Niektóre karty paliwowe obejmują zniżki lub specjalne warunki na usługi warsztatowe, co ułatwia konserwację i naprawę pojazdów.
Zniżki u firm partnerskich: Dostawcy kart paliwowych często współpracują z różnymi firmami partnerskimi, którzy oferują specjalne oferty. Mogą to być zniżki na hotele, restauracje lub inne usługi.
Dodatkowe benefity mogą znacznie ułatwić pracownikom codzienne życie i dać im poczucie, że pracodawca dba o ich potrzeby. Mogą przyczynić się do zwiększenia satysfakcji pracowników i służyć jako dodatkowa zachęta do zatrzymania pracowników w firmie.
Dowiedz się więcej już teraz: Zmniejsz koszty osobowe dzięki karcie paliwowej
Korzystanie z kart paliwowych oferuje liczne korzyści zarówno firmom, jak i pracownikom. Oprócz obniżenia kosztów osobowych i uproszczenia procesów administracyjnych, karty paliwowe w znacznym stopniu przyczyniają się do poprawy warunków pracy i zwiększenia zadowolenia pracowników. Ta korzystna dla obu stron sytuacja przyczynia się do zwiększenia wydajności i produktywności firmy w dłuższej perspektywie.
Masz dodatkowe pytania lub jesteś zainteresowany kartą paliwową dla siebie lub swoich pracowników?
Artikel herunterladen
