Jak założyć firmę transportową? Przewodnik krok po kroku

Zapotrzebowanie na usługi logistyczne i dostawcze w Polsce utrzymuje się na wysokim poziomie. W tych branżach istnieje popyt zarówno na usługi rynkowych gigantów, jak i mniejsze, jednoosobowe firmy transportowe. Ten artykuł przedstawi Państwu założenie firmy transportowej krok po kroku.

Najważniejsze informacje w skrócie

• Założenie firmy transportowej dobrze rozpocząć od określenia zakresu usług, obszaru działania, przewidywanych przychodów oraz kosztów działalności.

• Firmę transportową można prowadzić jako jednoosobową działalność gospodarczą albo w formie spółki, np. spółki z o.o.

• Do rozpoczęcia działalności transportowej potrzebne są rejestracja firmy, wybór odpowiednich kodów PKD oraz spełnienie wymogów formalnych związanych z przewozem drogowym.

• W wielu przypadkach jednym z najważniejszych wymogów jest posiadanie Certyfikatu Kompetencji Zawodowych przez przedsiębiorcę albo osobę zarządzającą transportem oraz uzyskanie zezwolenia na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego.

• W zależności od rodzaju przewozu, parametrów pojazdów oraz obszaru działalności przedsiębiorca może być zobowiązany do uzyskania licencji krajowej lub licencji wspólnotowej.

• Koszty i wymogi związane z rozpoczęciem działalności transportowej mogą obejmować m.in. wykazanie zdolności finansowej, opłaty za licencje i zezwolenia, uzyskanie certyfikatu, ubezpieczenia, kartę do tachografu oraz zakup, leasing lub wynajem pojazdów.

Jak otworzyć firmę transportową — od czego zacząć?

Zakładanie firmy transportowej należy rozpocząć od określenia rodzaju świadczonych usług oraz zasięgu wykonywanych usług. Dobrze także oszacować przewidywane przychody, koszty oraz rentowność działalności. Innymi słowy, należy określić:

• jakie usługi będzie wykonywać Państwa firma transportowa,

• na jakim obszarze będzie działać,

• jakich rocznych przychodów, kosztów i zysków spodziewają się Państwo rocznie,

• jakie koszty będzie miała Państwa jednoosobowa firma transportowa.

Odpowiedź na powyższe pytania pozwala określić między innymi optymalną formę działalności (w tym formę opodatkowania).

Założenie firmy transportowej krok po kroku

Wybór odpowiedniej formy działalności

Firmę w Polsce można prowadzić w formie jednoosobowej działalności gospodarczej lub spółki. Najczęściej wybieraną formą spółki jest spółka z ograniczoną odpowiedzialnością. Wybór formy działalności warto skonsultować z doradcą podatkowym lub księgowym, aby dopasować ją do planowanego modelu biznesowego. Bardzo często biura rachunkowe także oferują kompleksowe wsparcie w tym zakresie.

Jednoosobowa działalność gospodarcza dla firmy transportowej

Jedną z najprostszych i najszybszych do rejestracji form jest jednoosobowa działalność gospodarcza. Jest to rozwiązanie często wybierane przez mniejsze firmy. Zaletą tej opcji jest brak konieczności posiadania kapitału zakładowego. W wielu przypadkach nie ma obowiązku prowadzenia pełnej księgowości, a sama forma działalności może być prostsza organizacyjnie na start. Z drugiej strony przy jednoosobowej działalności odpowiadają Państwo za zobowiązania firmy całym swoim majątkiem.

Własna firma transportowa jako spółka z o.o.

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością pozwala co do zasady ograniczyć odpowiedzialność wspólników za zobowiązania spółki. Za zobowiązania odpowiada sama spółka swoim majątkiem. Minimalny kapitał zakładowy przy spółce z ograniczoną odpowiedzialnością wynosi 5000 złotych. W tym przypadku trzeba prowadzić pełną księgowość zgodnie z ustawą o rachunkowości oraz sporządzać roczne sprawozdanie finansowe. Dochodzą do tego również obowiązki związane ze składaniem dokumentów do sądu rejestrowego i urzędu skarbowego.

Inne formy działalności

Poza JDG i spółką z o.o. firmę transportową można prowadzić również w innych formach. Na przykład jako spółkę cywilną, jawną, komandytową, akcyjną lub komandytowo-akcyjną. Są one jednak rzadziej wybierane na start. Zwykle wiążą się też z bardziej złożoną strukturą organizacyjną, odpowiedzialnością wspólników albo większymi kosztami prowadzenia działalności.

Rejestracja jednoosobowej firmy transportowej lub spółki

Rejestracja JDG odbywa się w CEIDG, a zatem Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Z kolei założenie własnej firmy transportowej w formie spółki z o.o. wymaga wpisu do KRS (Krajowego Rejestru Sądowego). Niezależnie od wybranej formy działalności trzeba określić właściwe kody PKD, w tym kod działalności przeważającej. Dla działalności polegającej na drogowym przewozie towarów często właściwy będzie kod PKD 49.41.Z — Transport drogowy towarów.

Uzyskanie Certyfikatu Kompetencji Zawodowych (CKZ)

Certyfikat Kompetencji Zawodowych (CKZ) to dokument wymagany przy prowadzeniu działalności transportowej objętej obowiązkiem posiadania odpowiednich uprawnień. Potwierdza, że przedsiębiorca albo osoba zarządzająca transportem w firmie posiada wiedzę i kwalifikacje niezbędne do organizowania przewozów drogowych. Spełnienie wymogu kompetencji zawodowych jest także jednym z warunków uzyskania zezwolenia na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego. Jest także jednym z elementów wymaganych przy ubieganiu się o odpowiednie uprawnienia do wykonywania przewozów krajowych lub międzynarodowych. Jego uzyskanie możliwe jest poprzez zdanie egzaminu w komisji działającej przy Instytucie Transportu Samochodowego (ITS).

Uzyskanie zezwolenia na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego

Aby rozpocząć działalność wymagającą takich uprawnień, należy uzyskać zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego. Zezwolenie co do zasady wydaje właściwy organ, najczęściej starosta właściwy dla siedziby albo miejsca zamieszkania przedsiębiorcy Aby je uzyskać, trzeba złożyć wniosek, potwierdzić spełnienie warunków określonych w rozporządzeniu unijnym 1071/2009 oraz wnieść jednorazową opłatę administracyjną w wysokości 1000 zł. Wniosek można złożyć:

• podczas wizyty w urzędzie,

• listownie,

• elektronicznie.

Uzyskanie odpowiedniej licencji

Licencja transportowa W zależności od rodzaju przewozu, parametrów pojazdów oraz obszaru działalności może być wymagane uzyskanie licencji krajowej lub wspólnotowej.

Licencja krajowa

Warunki licencji zostały ustanowione w unijnym rozporządzeniu o numerze 1071/2009, a także w Ustawie o transporcie drogowym. Licencja krajowa jest co do zasady wymagana przy krajowym przewozie: rzeczy, jeśli dopuszczalna masa całkowita pojazdu lub zespołu pojazdów przekracza 3,5 tony, osób, jeśli pojazd jest przeznaczony konstrukcyjnie do przewożenia więcej niż 9 osób (licząc razem z kierowcą). Licencja wspólnotowa

Licencja wspólnotowa jest konieczna, gdy przedsiębiorca wykonuje międzynarodowy zarobkowy przewóz drogowy rzeczy lub osób. Jej wymagania także znajdują się w unijnych przepisach (w rozporządzeniu o numerze 1072/2009 lub 1073/2009) i w krajowych (w Ustawie o transporcie drogowym). Wnioskując o licencję wspólnotową wydawaną przez Główny Inspektorat Transportu Drogowego, można jednocześnie zawnioskować o wydanie zezwolenia na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego. Jest to tak zwany wniosek jednolity. Licencja wspólnotowa jest potrzebna, kiedy firma transportowa realizuje międzynarodowy przewóz: rzeczy, gdy dopuszczalna masa całkowita pojazdu bądź też zespołu pojazdów przekracza 2,5 tony, osób, gdy pojazd jest przeznaczony konstrukcyjnie do przewożenia więcej niż 9 osób łącznie z kierowcą.

Kiedy nie jest potrzebna licencja krajowa lub międzynarodowa? Obowiązek posiadania wskazanych licencji co do zasady nie dotyczy przedsiębiorców, którzy wykonują przewozy zarobkowe rzeczy pojazdami o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 2,5 tony przy przewozie międzynarodowym oraz 3,5 tony przy transporcie krajowym. Wymóg posiadania licencji co do zasady nie dotyczy także przewozów osób pojazdem konstrukcyjnie przeznaczonym do przewozu nie więcej niż 9 osób łącznie z kierowcą.

Zadbanie o ubezpieczenia przy otwarciu firmy transportowej

Ubezpieczenie jako potwierdzenie zdolności finansowej

Jednym ze sposobów wykazania zdolności finansowej może być odpowiednia polisa ubezpieczeniowa, np. OC zawodowego przewoźnika. Taki dokument może zostać zaakceptowany przez organ, jeżeli spełnia wymagania dotyczące potwierdzenia zdolności finansowej.

Ubezpieczenie OC ciągników siodłowych

Ciągnik siodłowy to jeden z podstawowych pojazdów transportowych. Prawo nakłada obowiązek posiadania do niego ważnego ubezpieczenia OC. Ubezpieczyciel przy określeniu ceny polisy bierze pod uwagę między innymi przebieg pojazdu oraz pojemność silnika. Znaczenie mają też wiek pojazdu, marka, model i historia szkód. Koszty polisy można próbować obniżyć. Warto porównać dostępne oferty np. przy użyciu kalkulatora OC dla ciągników siodłowych. Dobrym rozwiązaniem bywa też ubezpieczenie całej floty.

Ubezpieczenie flotowe przy większej liczbie pojazdów

Ubezpieczenie floty jest przeznaczone dla firm posiadających kilka pojazdów. Mogą z niego korzystać przedsiębiorstwa z różnych branż. Najczęściej wybierają je firmy transportowe i spedycyjne. Minimalna liczba pojazdów wymagana do ubezpieczenia flotowego może różnić się w zależności od ubezpieczyciela. W ramach polisy można wybrać samo OC. Można też rozszerzyć ochronę o dodatkowe ubezpieczenia. Firmy często wybierają pakiety z autocasco i NNW. Do polisy można dodać także assistance. Ubezpieczyciele oferują również ochronę szyb i opon.

Ubezpieczenie majątku firmowego

Jako przedsiębiorca mogą Państwo ubezpieczyć także majątek swojej firmy. Zakres ochrony warto dopasować do rodzaju prowadzonej działalności. Najczęściej wystarcza polisa obejmująca budynek lub lokal firmowy. Może ona chronić również maszyny i urządzenia.

Założenie firmy transportowej — koszty

Wykazanie zdolności finansowej własnej firmy transportowej Przy zakładaniu firmy transportowej trzeba uwzględnić także wymóg wykazania zdolności finansowej. Trzeba ją wykazać zarówno na starcie, jak i przez cały okres działalności. Dla pojazdów lub zespołów pojazdów o DMC powyżej 3,5 t wymagane jest wykazanie:

• 9 000 euro na pierwszy pojazd,

• 5 000 euro na każdy kolejny pojazd.

Dla dodatkowych pojazdów o DMC powyżej 2,5 t do 3,5 t należy wykazać:

• 900 euro na każdy taki pojazd.

Dla firm wykonujących przewozy wyłącznie pojazdami od 2,5 t do 3,5 t należy wykazać:

• 1 800 euro na pierwszy pojazd,

• 900 euro na każdy kolejny.

Odpowiednia polisa może być jednym ze sposobów potwierdzenia wymaganej zdolności finansowej.

Koszty zależą od skali działalności, liczby pojazdów oraz rodzaju wymaganych zezwoleń lub licencji. Należy uwzględnić m.in. rejestrację firmy, wykazanie zdolności finansowej, koszt certyfikatu kompetencji zawodowych, licencji, ubezpieczeń oraz ewentualny zakup lub leasing pojazdów.

Koszty rejestracji działalności

Rejestracja JDG jest darmowa. Założenie spółki z o.o. wiąże się natomiast z opłatami rejestrowymi, a w niektórych przypadkach także z kosztami notarialnymi lub obsługą prawną. Istotne jest także posiadanie kapitału zakładowego, który w spółce z o.o. musi wynieść co najmniej 5000 złotych.

Koszt licencji wspólnotowej

Szacunkowy koszt uzyskania licencji wspólnotowej zależy przede wszystkim od okresu, na jaki ma zostać wydana, oraz liczby potrzebnych wypisów z licencji. Na koszt licencji wspólnotowej składają się następujące opłaty:

• 1 000 zł – jednorazowa opłata za zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego (bezterminowe),

• 4 000 zł – opłata za licencję wspólnotową ważną przez 5 lat,

• 440 zł – koszt wypisu z licencji dla jednego pojazdu (również na 5 lat; każdy pojazd wymaga osobnego dokumentu),

• ok. 200-300 zł – ubezpieczenie potwierdzające zdolność finansową przedsiębiorcy - Koszt ubezpieczenia zależy od oferty konkretnego ubezpieczyciela oraz wybranego zakresu ochrony.

• 30 zł – przykładowa opłata za uzyskanie zaświadczenia o niekaralności, jeżeli jest wymagane w danym przypadku.

Należy pamiętać, że samo uiszczenie opłat to nie wszystko. Aby otrzymać licencję, przedsiębiorca musi spełnić także inne warunki, w tym dotyczące siedziby oraz bazy eksploatacyjnej.

Koszt licencji krajowej

Koszt zezwolenia na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego wynosi obecnie 1 000 zł, a do tego mogą dojść opłaty za wypisy dla pojazdów. Należy jednak uwzględnić dodatkowe koszty związane z większą liczbą pojazdów:

• 440 zł – opłata za każdy wypis z licencji wspólnotowej na okres do 5 lat;

• 110 zł – opłata za wypis z licencji krajowej.

Koszt Certyfikatu Kompetencji Zawodowych

Uzyskanie Certyfikatu Kompetencji Zawodowych wiąże się z minimalnym kosztem 800 zł. W tej kwocie zawierają się:

• 500 zł – opłata za egzamin,

• 300 zł – opłata za wydanie certyfikatu.

Niektórzy przedsiębiorcy decydują się także na kurs przygotowawczy, który zwiększa szanse na zdanie egzaminu. Koszt takiego szkolenia na rok 2026 wynosi zazwyczaj od 1200 do 2500 zł. Koszt floty pojazdów do własnej firmy transportowej

Na koszty prowadzenia firmy transportowej do 3,5 t oraz z cięższymi pojazdami wpływa oczywiście cena pojazdów. Samochód ciężarowy kosztuje od kilkudziesięciu do nawet kilkuset tysięcy złotych. Koszty związane z flotą obejmują nie tylko zakup pojazdów, ale także ich finansowanie, np. leasing lub wynajem długoterminowy. W przypadku leasingu trzeba uwzględnić opłatę wstępną, miesięczne raty oraz ewentualny wykup pojazdu.

Opłata za kartę przedsiębiorstwa do tachografu

W kosztorysie dobrze uwzględnić również kartę przedsiębiorstwa do tachografu, wydawaną przez Polską Wytwórnię Papierów Wartościowych. Opłata za jej wydanie wynosi obecnie 282,90 zł brutto. Aby korzystać z niej w praktyce, potrzebny jest także odpowiedni sprzęt do odczytu danych, taki jak czytnik tachografu lub system GPS z funkcją automatycznego pobierania danych z kart.

Koszt ubezpieczenia Na koszty założenia firmy transportowej wpływają również wydatki związane z ubezpieczeniami, w szczególności:

• ubezpieczenie OC pojazdów,

• ubezpieczenie AC,

• OCP, czyli ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej przewoźnika.

Koszt ubezpieczenia OCP wynosi od kilkuset do nawet kilku tysięcy złotych, w zależności od zakresu ochrony i charakterystyki działalności.

Jak założyć firmę transportową — podsumowanie

Założenie firmy transportowej wymaga najpierw określenia zakresu usług, obszaru działania oraz oszacowania kosztów i przychodów. Następnie trzeba wybrać formę działalności, zarejestrować firmę i dobrać odpowiednie kody PKD. Istotne są też formalności branżowe, takie jak spełnienie wymogu kompetencji zawodowych, uzyskanie zezwolenia przewoźnika i właściwej licencji. Do tego dochodzą koszty związane z ubezpieczeniem, zdolnością finansową oraz zakupem lub leasingiem pojazdów. Już na etapie planowania kosztów dobrze uwzględnić sposób rozliczania paliwa. Jednym z rozwiązań wspierających takie rozliczenia są karty paliwowe Fleetcor, które ułatwiają kontrolę wydatków, zbieranie faktur i rozliczanie tankowań.