Karty paliwowe stały się niezastąpionym narzędziem dla wielu firm w zarządzaniu flotą, ponieważ ułatwiają kontrolę wydatków na paliwo i umożliwiają automatyzację płatności paliwowych. Jednocześnie w ostatnich latach znacznie wzrosło ryzyko nadużyć i oszustw. Jeśli prowadzisz firmę transportową, warto rozważyć opracowanie kompleksowej strategii bezpieczeństwa. W naszym artykule pokazujemy, jakie są najczęstsze rodzaje oszustw związanych z kartami paliwowymi i jak firmy mogą się przed nimi chronić.
Bezpieczne tankowanie przy użyciu karty – dlaczego to takie ważne?
To oczywiste, że brak zabezpieczeń kart paliwowych może mieć poważny wpływ na funkcjonowanie floty. Do zagrożeń zalicza się straty finansowe, gdyż nieautoryzowane transakcje często trudno wykryć, a jeszcze trudniej im zapobiegać. Nadużycia czy oszustwa związane z kartami paliwowymi mogą mieć bezpośredni wpływ na koszty operacyjne, prowadzić do wzrostu wydatków, a w najgorszym wypadku nawet do spowolnienia rozwoju firmy. Naprawdę czarny scenariusz to wywołanie poważnego kryzysu, który przyczyni się do zamknięcia biznesu.Słabe zarządzanie bezpieczeństwem może podważyć zaufanie pracowników do mechanizmów kontroli wewnętrznej oraz, w zależności od sytuacji, powodować niepotrzebne niedogodności.
Świadomość kwestii bezpieczeństwa związanych z kartami paliwowymi to pierwszy krok do używania ich w sposób niegenerujący problemów.
Zagrożenia i ryzyko związane z korzystaniem z kart paliwowych
Korzystanie z kart paliwowych ma mnóstwo zalet, ale jak wszystko, niesie ze sobą również pewne zagrożenia, takie jak skimming, czyli kradzież karty paliwowej. Co robić aby się przed nimi uchronić? Przedsiębiorstwa powinny przede wszystkim mieć pełną świadomość potencjalnych zagrożeń związanych z kartami paliwowymi – to pozwoli zoptymalizować bezpieczeństwo kart paliwowych i jak najlepiej zabezpieczyć się przed oszustwami i niewłaściwym wykorzystaniem.
Jakie są najpowszechniejsze rodzaje oszustw związanych z kartami paliwowymi?
Skimming: to najczęstsza forma oszustwa związana z kartami paliwowymi. Polega na „klonowaniu” karty lub kopiowaniu jej danych i przeniesieniu ich na pustą lub wygasłą kartę, która może być następnie wykorzystana w celu oszustwa. W Polsce przypadki tego typu są monitorowane przez banki oraz służby zajmujące się bezpieczeństwem płatności.
Kradzież karty: karta paliwowa zostaje skradziona, a następnie wykorzystana do zakupów przez niepowołane osoby. Choć w Polsce istnieją mechanizmy, takie jak powiadomienia SMS czy aplikacje mobilne do monitorowania transakcji, które pomagają zminimalizować ryzyko, nadal warto stosować dodatkowe środki ostrożności, jak np. kody PIN.
Manipulacja urządzeniami: przestępcy mogą montować urządzenia na stacjach paliw, które pozwalają na przechwytywanie danych karty lub jej fizyczne zatrzymanie. Tego typu oszustwa w Polsce zdarzają się rzadko, ale można się z nimi spotkać w przypadku niezabezpieczonych terminali płatniczych. Stacje paliw i instytucje monitorują takie zdarzenia, a klienci są informowani o zmianach w urządzeniach.
4. Oszustwa pracownicze: oszustwa z udziałem pracowników firm transportowych lub flotowych nie są niestety rzadkością. Mogą przyjmować różne formy, na przykład niewłaściwe rozliczanie zatankowanego paliwa lub wyższe kwoty naliczane za transakcje. W Polsce firmy transportowe, zwłaszcza większe, wprowadzają procedury kontrolne, które pomagają wykryć takie nieprawidłowości.
Jak podkreśla Anna Bronicka, International Sales and New Energies Manager w Moeve (wcześniej Cepsa), problem oszustw dokonywanych przez osoby trzecie dotyczy całego kontynentu: „Należy pamiętać, że kradzieże paliwa mogą wystąpić w dowolnym miejscu, nie tylko w wymienionych regionach, dlatego firmy korzystające z różnorodnych kart paliwowych powinny zachować czujność i stosować dodatkowe zabezpieczenia oferowane przez emitentów”.
Wdrożenie skutecznych środków bezpieczeństwa dla kart paliwowych
Wielu oszustwom można zapobiec, korzystając z kart paliwowych od sprawdzonych dostawców, takich jak Fleetcor. Mało znani i tani dostawcy usług często oferują niewystarczające mechanizmy uwierzytelniania, jak choćby zbyt proste kody PIN i brak dodatkowych środków bezpieczeństwa, czy niezabezpieczone protokoły danych, które mogą zostać łatwo przechwycone.
Aby skutecznie chronić karty paliwowe przed oszustwami i nadużyciami, konieczne jest podjęcie ukierunkowanych środków bezpieczeństwa. Dzięki temu firmy mogą zapobiegać nieautoryzowanemu dostępowi do kart, wykrywać podejrzane działania na wczesnym etapie i mieć lepszą kontrolę kosztów paliwa. Co zrobić, żeby karty paliwowe były pomocnym narzędziem, a nie kolejnym problemem?
Wprowadź solidne uwierzytelnianie i kontrolę dostępu
Podstawą systemu bezpieczeństwa kart paliwowych jest silny proces uwierzytelniania. Dopilnuj by bezwzględnie wdrożyć ochronę PIN-em dla wszystkich kart. Dodatkowe ograniczenia dostępu, czyli umożliwienie korzystania z systemu wyłącznie upoważnionym pracownikom, to również dobry pomysł, mogą okazać się kluczowe w chwili zagrożenia oszustwem.
Regularnie monitoruj karty za pośrednictwem portalu internetowego
Sprawdzanie transakcji w powiązanym portalu internetowym pozwala szybciej wykryć podejrzaną aktywność. Monitorowanie zużycia paliwa, zakupów poza standardowymi godzinami pracy lub w nietypowych miejscach poza obszarem działalności handlowej, mogą wskazywać na niewłaściwe wykorzystywanie kart paliwowych. Trzymając rękę na pulsie, możesz zareagować zanim dojdzie do (poważnych) strat finansowych.
Kontroluj wydatki i wprowadź limity transakcji
Ustalenie limitów transakcji, zarówno w kwestii pojedynczej kwoty, jak i częstotliwości transakcji, pomaga ograniczyć potencjalne straty finansowe w razie nadużyć. Dzięki takim limitom możesz ustalić jasne wytyczne dotyczące dozwolonych stacji paliw i maksymalnych ilości paliwa, jakie można na nich tankować. Ograniczenie wydatków na jedną transakcję lub na dzień może pomóc zminimalizować oszustwa i niepotrzebne wydatki.
Zarządzaj bezpieczeństwem kart paliwowych na bieżąco
Nie czekaj aż wydarzy się coś nieprzyjemnego i nie licz na naukę na błędach. Ważne jest, aby rozważyć wszystkie dostępne opcje i zmaksymalizować bezpieczeństwo procesów wewnętrznych, również tych związanych z tak prostym narzędziem jak karty paliwowe. Sprawdź, czy twój dostawca karty paliwowej oferuje dodatkowe funkcje bezpieczeństwa, takie jak ochrona kodem PIN i ustawienia zapobiegające nieautoryzowanemu dostępowi.
Regularne audyty i przeglądy pozwalają także na wczesne wykrywanie słabych punktów w systemie kart paliwowych i podejmowanie odpowiednich środków zaradczych. Takie audyty powinny obejmować nie tylko elementy techniczne, ale także szczegółową analizę danych transakcyjnych w celu wykrycia podejrzanych działań.
Jednym z najważniejszych środków zapobiegających oszustwom związanym z kartami paliwowymi mogą okazać się specjalne szkolenia dla kierowców i menedżerów flot. Pracownicy powinni być świadomi środków bezpieczeństwa i potencjalnych zagrożeń, a także powiadamiani o podejrzanych sytuacjach. Regularne odświeżanie wiedzy z takich kursów szkoleniowych może zagwarantować, że wszyscy w twojej firmie będą na bieżąco.
Dzięki nowoczesnym aplikacjom i platformom online, menedżerowie flot mogą w czasie rzeczywistym monitorować wykorzystanie kart paliwowych. Aplikacje takie jak FleetPay i MyFleetcor umożliwiają szybkie reagowanie na potencjalne zagrożenia, identyfikowanie podejrzanych aktywności i poprawiają ogólną kontrolę nad kosztami paliw. Umożliwia to szybką i skuteczną reakcję na potencjalne zagrożenia.
Brak monitorowania transakcji i alertów w czasie rzeczywistym o podejrzanej aktywności również może sprawić, że oszustwa pozostaną niewykryte, przynajmniej na początku. Niektóre karty paliwowe nie oferują obszarów geograficznych ani limitów transakcji, co może zwiększać ryzyko nadużyć.
Warto dokonać przeglądu obowiązujących standardów bezpieczeństwa i możliwości systemów kart paliwowych i dostosować je do swoich potrzeb, aby zapewnić najwyższy poziom bezpieczeństwa podczas użytkowania. Nasz zespół chętnie pomoże ci wdrożyć zaawansowane funkcje ochrony i tym samym osiągnąć najwyższy możliwy poziom bezpieczeństwa karty paliwowej. Skontaktuj się z naszymi ekspertami, pomożemy ci znaleźć najlepsze środki i rozwiązania dla Twojej firmy.
Artikel herunterladen
