Depuis quelques années, les cartes carburant se sont imposées comme un outil essentiel de gestion pour les entreprises. Elles permettent un meilleur contrôle des dépenses, offrent des tarifs avantageux et un grand confort d’utilisation. Particulièrement adaptées aux grandes flottes de véhicules, ces cartes séduisent également les petites et moyennes entreprises qui cherchent à optimiser leur budget carburant et à faire des économies.
Dans cet article, découvrez comment utiliser une carte carburant pour régler un plein d’essence, ainsi que les nombreux avantages mis à disposition des entreprises et de leurs collaborateurs.
Faire le plein d’essence avec une carte carburant
Paiement rapide et facile, en caisse ou à la pompe !
Une carte carburant s’utilise exactement comme une carte bancaire. Pour payer un plein d’essence, il suffit de la présenter en caisse ou de l’insérer dans le terminal de paiement, puis de saisir votre code PIN. En fonction des paramètres de la carte, le collaborateur doit parfois renseigner le kilométrage et le numéro d’immatriculation du véhicule avant d’accéder au paiement. Une fois ces étapes validées, vous n’avez plus qu’à aller vous servir à la pompe, comme vous le faîtes habituellement.
Ce système offre de nombreux avantages : un ravitaillement plus rapide, des tarifs préférentiels et, dans certains cas, des services complémentaires comme l’assistance en cas de panne. Une bonne utilisation de la carte carburant permet d’optimiser les dépenses et de respecter le budget alloué par votre entreprise.
Payer avec une carte carburant : comment ça marche ?
Avec une carte carburant, le paiement est facile et rapide, en caisse ou à la pompe. Ce système garantit le suivi précis des dépenses et un contrôle complet sur le budget carburant total. Mais comment cela fonctionne t-il exactement ? Pour payer avec une carte carburant, suivez le guide ! De la configuration à la facturation, optimisez chaque étape pour gagner du temps et de l’argent !
1ère étape : Activez et configurez la carte carburant
Avant d’utiliser votre carte carburant pour faire le plein, vérifiez qu’elle est correctement activée et configurée. Cette étape simple ne prend généralement que quelques minutes.
Activer la carte : Suivez les instructions de votre fournisseur pour activer la carte, en ligne ou par téléphone.
Configurer un code PIN : Dans la plupart des cas, vous recevrez un code PIN prédéfini avec votre carte carburant. Lors de l’activation, il vous sera demandé de choisir un code PIN personnel, qui sera ensuite requis pour toute transaction. Ce code est essentiel pour garantir la sécurité de votre carte et prévenir toute utilisation frauduleuse.
S’enregistrer sur le portail en ligne : La plupart des fournisseurs proposent un espace de gestion en ligne, comme le portail en ligne My Fleetcor, pour suivre vos transactions et configurer vos cartes facilement.
Une fois la carte carburant activée, elle peut être utilisée dans toutes les stations-service du réseau affilié.
2ème étape : Effectuez un paiement avec une carte carburant
Le processus de paiement avec une carte carburant est similaire à celui d’une carte bancaire. Certaines stations-service permettent un paiement direct à la pompe. Dans ce cas, la carte carburant doit généralement être présentée avant de se servir en essence. Dans d’autres stations, le paiement s’effectue en caisse, après le ravitaillement.
Étapes du paiement :
Présenter la carte : Insérez la carte carburant dans le lecteur ou utilisez le paiement sans contact si cette option est disponible.
Saisir le code PIN : Ce code assure la sécurité de votre carte et prévient toute utilisation frauduleuse.
Renseigner les informations du véhicule (si requis) : Certaines cartes requièrent la saisie d’informations complémentaires, comme le kilométrage ou le numéro d'immatriculation, pour un suivi plus précis des dépenses par véhicule.
Conserver le justificatif de paiement : Gardez toujours la preuve ou le reçu de paiement. En cas de contrôle, ce justificatif peut être demandé par l'entreprise ou le fournisseur de carte.
3ème étape : Fixez des plafonds de paiements et contrôlez vos dépenses
FLEETCOR, comme pour la plupart des fournisseurs, offre la possibilité de définir des plafonds de paiement pour chaque carte carburant. Cette fonctionnalité permet de se protéger contre les risques de fraudes et les dépenses non autorisées. Les plafonds peuvent être ajustés pour chaque véhicule, ce qui implique un contrôle régulier mais garantit une gestion scrupuleuse de votre budget carburant.
Fixer les plafonds de paiement : Les plafonds peuvent être établis par véhicule, par collaborateur, ou selon une fréquence définie (quotidienne, hebdomadaire, mensuelle).
Désactiver certaines fonctionnalités : Certaines cartes carburant permettent de régler des services complémentaires, tels que les péages ou des produits d’entretien du véhicule. L’entreprise peut choisir de désactiver ces options, pour limiter l’utilisation de la carte au seul achat de carburant.
Recevoir des notifications et des rapports détaillés : Via le portail en ligne ou l’application mobile, surveillez vos transactions et vos dépenses. Vous pouvez configurer votre compte client pour être averti en cas d’activité suspecte, ou pour recevoir une notification en cas de dépassement de plafond.
4ème étape : Obtenez des rapports et des analyses détaillées
L'un des principaux avantages d’une carte carburant est la possibilité de surveiller facilement les transactions et de les enregistrer de manière précise. Pour les gestionnaires de flotte, c’est un excellent moyen de garder trace de toutes les dépenses effectuées par les collaborateurs.
Consulter les rapports détaillés en ligne : Connectez-vous régulièrement au portail en ligne pour accéder à l'historique des paiements. La plupart des fournisseurs, dont FLEETCOR, proposent des rapports qui détaillent la consommation de chaque véhicule et les coûts associés.
Contrôler le montant des factures : En rapprochant les données du portail en ligne et les justificatifs de paiement fournis par les collaborateurs, vous identifiez rapidement d'éventuelles erreurs et anomalies.
Optimiser les coûts : Les outils analytiques mis à disposition par FLEETCOR vous aident à mieux comprendre les tendances de consommation de votre flotte. Vous identifiez facilement les comportements problématiques et pouvez prendre des décisions éclairées afin de réduire vos coûts.
Faire le plein avec une carte carburant : conseils et bonnes pratiques
Optimisez vos dépenses et utilisez efficacement vos cartes carburant en suivant ces quelques conseils :
Protégez-vous contre toute tentative de fraude en sécurisant votre code PIN. Ne le communiquez jamais et composez-le toujours à l’abri des regards indiscrets.
Comparez régulièrement les tarifs affichés dans les stations-service afin de trouver l’option la plus avantageuse pour vos ravitaillements. Avec FLEETCOR, vos cartes carburant vous aident à réaliser des économies et facilitent vos paiements.
Si la transaction requiert d’indiquer le kilométrage du véhicule, assurez-vous de le renseigner très précisément. Ces informations permettent de suivre la consommation de chaque véhicule et d’obtenir des rapports plus détaillés.
Fixez des plafonds de paiement pour mieux contrôler les dépenses et éviter tout abus. Limitez les fonctionnalités des cartes au besoin, afin que les cartes ne puissent être utilisées en dehors des achats autorisées.
Enfin, informez régulièrement vos employés des procédures à suivre en cas de perte, de vol ou d’utilisation frauduleuse de leur carte carburant.
Profitez de tous les avantages d’une carte carburant !
Les cartes carburant ne se limitent pas à un simple moyen de paiement. Elles offrent une gestion simplifiée des dépenses, permettent d’optimiser les coûts et de définir des plafonds de paiement adaptés aux besoins spécifiques de votre entreprise.
Si leur utilisation peut parfois présenter quelques contraintes, les cartes carburant sont largement plébiscitées pour les nombreux avantages qu’elles procurent : facilité d’utilisation, gain de temps, suivi précis de la consommation… En appliquant nos conseils et en tirant pleinement parti de leurs fonctionnalités, vous économisez du temps et de l’argent tout en allégeant la charge administrative de vos gestionnaires.
Vous souhaitez en savoir plus sur les cartes carburant ? Discuter des avantages qu’elles peuvent apporter à votre entreprise ? Contactez FLEETCOR dès aujourd’hui pour obtenir plus d'informations. Notre équipe commerciale se tient à votre disposition.
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