Aujourd'hui, les entreprises sont en quête permanente d’optimisation pour réduire leurs dépenses et gagner en rentabilité. Les cartes carburant sont devenues un outil précieux, dont l’usage et la popularité ne cessent de croître. Il faut dire qu’elles offrent de nombreux avantages, notamment en matière de gestion des coûts. Quelle que soit la taille du parc automobile, les cartes carburant permettent de suivre et d’optimiser les dépenses des collaborateurs mais aussi d’avoir une vue d’ensemble sur le budget de l’entreprise.
L’utilisation d’une carte carburant en entreprise
Également appelée carte de flotte, carte carburant d’entreprise ou carte carburant professionnelle, une carte carburant est un moyen de paiement dédié aux frais liés à l’usage d’un véhicule : ravitaillement en carburant, mais aussi, dans certains cas, lavage auto, achat de produits d’entretien comme de l’huile moteur, etc… Utilisable dans un vaste réseau de stations-service, la carte carburant permet de centraliser les factures et simplifie considérablement la gestion comptable.
Son intérêt est particulièrement marqué lorsqu’il s’agit de suivre les frais carburant d’un ou plusieurs employés. Une carte peut en effet être attribuée à un collaborateur ou à un véhicule spécifique. Elle peut aussi être configurée pour définir des plafonds de paiement, quotidiens, hebdomadaires ou mensuels. Résultat : une meilleure maîtrise des coûts et un contrôle renforcé des dépenses.
Les cartes carburant offrent de nombreux bénéfices aux entreprises, mais leur succès repose surtout sur un avantage clé : le suivi des dépenses des salariés de l’entreprise. Si la réduction des coûts reste l'objectif principal, les cartes carburant vont bien au-delà en facilitant la gestion quotidienne et en apportant plus de transparence à tous les niveaux.
#1 Des dépenses maîtrisées
Grâce aux cartes carburant, les entreprises disposent d’une vue à la fois globale et précise de leur trésorerie. Le service comptable peut suivre en temps réel les dépenses associées à chaque collaborateur ou véhicule, au centime près. Les traditionnels rapports hebdomadaires ou mensuels deviennent superflus : les informations sont accessibles instantanément, ce qui permet aux gestionnaires de flotte de réagir rapidement en cas d’anomalie.
A l’aide d’un outil de gestion en ligne, il est très facile d’analyser les frais engagés et de les ajuster si nécessaire. Les gestionnaires de flotte et le service comptable peuvent paramétrer les cartes, procéder à des comparaisons mois par mois et instaurer des limites ou des plafonds de paiement. Grâce aux rapports d’analyse détaillés, l’entreprise peut affiner ses prévisions et optimiser la gestion de flotte sur le long terme.
#2 Une comptabilité simplifiée
Outre le gain de temps, les cartes carburant réduisent considérablement la charge administrative du service comptable. Grâce à un logiciel dédié ou une plateforme en ligne, toutes les factures sont centralisées. Finis, les tickets perdus et les notes de frais effacées par mégarde ! Récupérer la TVA devient un jeu d’enfant. Vous économisez du temps et de l’argent.
#3 Un meilleur suivi des collaborateurs
Les rapports générés permettent d’analyser avec précision la consommation de chaque véhicule. En cas d’écarts anormaux - par exemple, un salarié qui consommerait beaucoup plus de carburant que ses collègues - l’entreprise peut enquêter et prendre les mesures appropriées. Cette transparence favorise un usage plus responsable des cartes et permet de réduire durablement les frais de carburant de l’entreprise.
#4 Des économies sur le carburant
Certaines cartes carburant permettent aussi de bénéficier de remises à la pompe. En moyenne, l’économie peut aller jusqu’à 3 centimes par litre - un atout majeur pour les entreprises qui gèrent une flotte conséquente. Selon le prestataire choisi, les tarifs peuvent être plafonnés, fixés chaque semaine ou définis selon une grille régionale quotidienne. Quelle que soit la formule, faire le plein est toujours synonyme d’économies !
#5 Une sécurité renforcée
La plupart des cartes carburant sont protégées par un code PIN sécurisé et associées à une plaque d’immatriculation. Ainsi, seules les transactions effectuées avec le bon véhicule sont autorisées. Si, au moment du paiement, la plaque d’immatriculation ne correspond pas à la carte utilisée, le paiement est automatiquement refusé. Ce système permet de prévenir les abus et de détecter rapidement les fraudes.
En complément, l'entreprise peut configurer des alertes pour recevoir des notifications en cas de transaction inhabituelle ou suspecte. Si des collaborateurs se ravitaillent la nuit ou en dehors des heures de travail, le gestionnaire de flotte en est informé. Même chose pour une carte utilisée à plusieurs reprises dans plusieurs stations-service sur une courte période. Le gestionnaire identifie ainsi les usages suspects et peut réagir sans délai.
Cartes carburant : des avantages aussi pour les collaborateurs
Si les cartes carburant représentent un atout majeur pour les entreprises, elles sont aussi appréciées des collaborateurs qui y trouvent de multiples avantages.
Si les cartes carburant représentent un atout majeur pour les entreprises, elles sont aussi appréciées des collaborateurs qui y trouvent de multiples avantages. Elles simplifient leur quotidien, allègent la charge administrative et renforcent le sentiment d’appartenance à l'entreprise. Un vrai facteur de motivation ! Avec les cartes carburant, tout le monde est gagnant.
Gain de temps et facturation simplifiée
Pour les collaborateurs, les cartes carburant représentent un gain de temps considérable. Fini les notes de frais, les tickets à conserver, les erreurs et les oublis à justifier au service comptabilité. Avec les cartes carburant, tout est automatisé. Les collaborateurs peuvent se concentrer sur leurs missions sans se soucier de l’administratif et de la paperasse. Le résultat ? Une productivité accrue et plus de satisfaction au travail !
Transparence totale sur les dépenses
Autre avantage non négligeable : la traçabilité. Toutes les transactions sont enregistrées dans le système et consultables à tout moment. Concrètement, vous pouvez vérifier où et quand une carte carburant a été utilisée, et pour quel montant. L'entreprise peut ainsi suivre précisément les déplacements et les frais associés, tandis que les collaborateurs savent que leurs dépenses sont visibles, transparentes et vérifiables. Une incohérence ou une erreur peut très facilement être corrigée, ce qui renforce la confiance des deux côtés.
Autres avantages pour les salariés
Certaines cartes carburant offrent également l’accès à des services complémentaires, en plus du ravitaillement. Ces services sont particulièrement appréciés par les utilisateurs des cartes. Pour n’en citer que quelques-uns :
Accès au lavage auto : les employés peuvent utiliser la carte carburant pour laver leur véhicule de société, pour les garder propres et en bon état.
Réductions chez les garagistes : certaines cartes carburant permettent d’avoir accès aux services d’un garagiste, pour l’entretien ou la réparation des véhicules.
Offres partenaires : un fournisseur de cartes carburant peut proposer des services fournis par des entreprises partenaires, à des prix avantageux : des remises sur des nuits d’hôtels par exemple, ou des réductions au restaurant.
Ces petits plus améliorent le quotidien des collaborateurs et montrent que l’entreprise se soucie du bien-être de ses employés. Grâce aux cartes carburant, les collaborateurs se sentent valorisés, un levier de fidélisation appréciable !
N’attendez plus : optez pour une carte carburant et maîtrisez vos coûts
Économies, transparence, simplicité comptable… Les cartes carburant ont tout pour plaire. Elles contribuent à améliorer les conditions de travail et à fidéliser les employés, une situation gagnant-gagnant qui dote l'entreprise de réels atouts sur le long terme. Vous souhaitez en savoir plus ? Vous envisagez de mettre des cartes carburant à disposition de vos collaborateurs et collaboratrices ? Commandez dès aujourd’hui la carte Shell ou NOVOFLEET !
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