Was macht ein Fuhrparkmanager? Die wichtigsten Aufgaben im Überblick

Fuhrparkmanager, auch Flottenmanager genannt, spielen eine wichtige Rolle dabei, Logistikabläufe effizient und zuverlässig zu gestalten. Unternehmen und Kunden verlassen sich auf diese qualifizierten Fachleute, um sicherzustellen, dass Waren pünktlich und innerhalb des Budgets verteilt werden. Sie verwalten die Logistik auf dem Land-, See- und Luftweg und sollen verhindern, dass Unternehmen in reaktive Muster verfallen, in denen Ausfälle, rechtliche Probleme und Budgetüberschreitungen an der Tagesordnung sind.

Aber was sind die idealen Eigenschaften eines Flottenmanagers? Und was macht ein Flottenmanager? Lesen Sie weiter, um Antworten auf diese wichtigen Fragen zu erhalten, und erfahren Sie mehr über die Kernaufgaben und wesentlichen Fähigkeiten eines Flottenmanagers. Erfahren Sie, wie der Aufgabenbereich des Flottenmanagements über die Fahrzeugbewegung hinausgeht, um Effizienz und Erfolg in schnelllebigen internationalen Märkten zu steigern.

Kernaufgaben eines Flottenmanagers

Auswahl und Verwaltung von Fahrzeugen

Wie in unserem Artikel über die Grundlagen des Flottenmanagements erläutert, sind diese Fachleute in erster Linie für die Fahrzeugbeschaffung und das Lebenszyklusmanagement verantwortlich. Der Flottenmanager muss die Anzahl und den Typ der Fahrzeuge prognostizieren, um die erforderliche Verteilung der Güter zu ermöglichen. Bei solchen Prognosen sind Faktoren wie die Fahrerqualifikation, die Fahrzeugklasse und die erwartete Marktnachfrage zu berücksichtigen. Außerdem muss Zeit aufgewendet werden, um Angebote für die bestmögliche Nutzung der Unternehmensfinanzen zu finden.

Zu den wichtigsten Kriterien für die Auswahl von Flottenfahrzeugen gehören:

• Kraftstoffeffizienz – wie effektiv Flottenfahrzeuge Kraftstoff in Bezug auf die zurückgelegten Kilometer umwandeln (üblicherweise ausgedrückt in Litern pro 100 Kilometer)

• Steuerliche Auswirkungen – einschließlich nationaler Kfz-Steuern und damit verbundener Abgaben, die sich auf die Gesamtbetriebskosten auswirken können und je nach Markt variieren

• Versicherungskosten – wobei die Prämien von Faktoren wie der Flottengröße, dem Fahrzeugtyp, den Fahrerprofilen und den Risikofaktoren beeinflusst werden

• Eignung für logistische Funktionen – in Bezug auf die Eignung von Flottenfahrzeugen für logistische Abläufe (Faktoren wie Ladekapazität, Ladungsart und Streckenbeschaffenheit spielen dabei eine Rolle).

Vom Erstkauf bis zum Ende der Lebensdauer sollten Flottenmanager alle Phasen des Fahrzeuglebenszyklus berücksichtigen. Sie müssen entscheiden, ob der Direktkauf, das Leasing oder die Miete der Fahrzeuge die beste Option ist. Unter Berücksichtigung der verfügbaren Finanzmittel können mit den Lieferanten optimale Konditionen ausgehandelt werden. Die Erweiterung der Flotte sollte relativ unkompliziert sein, wobei neue Fahrzeuge zugelassen und versichert werden müssen.

Weitere Aufgaben im Zusammenhang mit dem Lebenszyklus von Fahrzeugen sind:

• Sicherstellung einer geeigneten Zuweisung an Mitarbeiter und Abteilungen

• Sicherstellung, dass die Fahrzeuge den gesetzlichen Anforderungen (z. B. regelmäßige Verkehrssicherheitskontrollen) gemäß den nationalen Vorschriften entsprechen

• Überwachung der Fahrzeugleistung, des Kraftstoffverbrauchs und des Fahrverhaltens, um Möglichkeiten zur Verbesserung der Effizienz und Sicherheit zu identifizieren

• Die vorschriftsmäßige Ersetzung von Fahrzeugen am Ende ihrer Lebensdauer, einschließlich ökologischer Aspekte

Verwaltung der Flottenkosten und -budgets

Wie bereits erwähnt, sind Flottenmanager für die kontinuierliche Kostenüberwachung und Budgetierung verantwortlich. Von ihnen wird erwartet, dass sie die Gesamtbetriebskosten (TCO), den Kraftstoffverbrauch, Reparaturen, Versicherungen und Mautgebühren erfassen. Der Flottenmanager sollte unnötige Ausgaben durch vorbeugende Wartung und Routenplanung reduzieren und dabei Tankkarten, wie z. B. die von Fleetcor, einsetzen, um Transparenz und Kontrolle über die Ausgaben zu gewinnen.

Überwachung der Flottenwartung

Neben der Finanzverwaltung muss auch dafür gesorgt werden, dass die Fahrzeugflotte in einem optimalen Zustand ist. Flottenmanager sind für die Planung und Nachverfolgung der Fahrzeugwartung verantwortlich, um das Risiko von Pannen zu minimieren und die Betriebskontinuität sicherzustellen. Ölwechsel, Bremseninspektionen, Reifenwechsel und andere routinemäßige Flottenmanagementaufgaben sollten regelmäßig, idealerweise in festgelegten Wartungsintervallen, durchgeführt werden, um die Fahrzeugsicherheit zu gewährleisten und das Risiko kostspieliger mechanischer Probleme zu verringern. Die Fahrzeugsicherheit muss ebenfalls Priorität haben, wobei alle Bedenken der Fahrer und Verschleißerscheinungen berücksichtigt werden müssen. Dies erfordert eine effektive Koordination mit Lieferanten und Werkstätten.

Einhaltung gesetzlicher Vorschriften

Ein solches routinemäßiges Flottenmanagement kann in gewissem Maße dazu beitragen, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu gewährleisten. Der Flottenmanager sollte jedoch auch stets auf der Höhe der Zeit bleiben und die Einhaltung von Sicherheits-, Emissions- und Zulassungsvorschriften sicherstellen. So sollten beispielsweise Flottenbeschaffungsentscheidungen die EU-Roadmap für strengere CO2-Emissionsvorschriften berücksichtigen, die unter anderem das Ziel vorsieht, die Emissionen bis 2040 um 90 % gegenüber dem Niveau von 1990 zu senken. Auch die Dokumentation, Genehmigungen und Versicherungen müssen effektiv verwaltet werden.

Überwachung und Unterstützung der Fahrer

Die Aufgaben eines Flottenmanagers umfassen auch die Überwachung und Unterstützung der Fahrer, wobei der Schwerpunkt auf der Sicherheit und der Erfüllung der Kundenerwartungen liegt. Es sollten regelmäßige Schulungen organisiert werden, um sicherzustellen, dass die Fahrer über aktuelle Gesetze und Sicherheitsvorschriften informiert sind. Außerdem sollten Leitlinien für den effizienten Kraftstoffverbrauch und die Durchführung von Fahrzeuginspektionen bereitgestellt werden. Flottenmanager müssen bei der Klärung von Problemen im Zusammenhang mit Fahrern, wie Unfällen, Regelverstößen oder Kundenbeschwerden, mit der Personalabteilung zusammenarbeiten. 

Zu den Vorteilen von Flottentrainings für Fahrer zählen eine erhöhte Verkehrssicherheit und geringere Unfallzahlen, niedrigere Versicherungsprämien, eine verbesserte Fahrerbindung und höhere Kundenzufriedenheit sowie die Einhaltung gesetzlicher und sicherheitsrelevanter Vorschriften | Mehr als nur Fahren

Die Überwachung der Fahrzeugleistung und des Fahrverhaltens kann durch den Einbau von Telematikgeräten erheblich vereinfacht werden. In Verbindung mit GPS und Onboard-Sensoren gewährleisten solche Geräte die Echtzeitübertragung von Daten, um Erkenntnisse über das Verbesserungspotenzial in Bezug auf Sicherheit und Effizienz zu gewinnen. Telematik ermöglicht die Überwachung von Fahrzeuggeschwindigkeiten, Beschleunigungsverhalten, starkem Bremsen, Leerlaufzeiten und vielem mehr. Von Flottenmanagern wird erwartet, dass sie solche Daten analysieren und gemeinsam mit den Fahrern riskante und ineffiziente Verhaltensweisen korrigieren.

Fähigkeiten und Tools für ein effektives Flottenmanagement

Fachleute zu rekrutieren Angesichts der Vielfalt der Aufgaben im Flottenmanagement müssen Fachleute über einen soliden Hintergrund mit einschlägigen Qualifikationen und Erfahrungen in verwandten Bereichen verfügen. Traditionell ist es üblich, dass Flottenmanager als Techniker beginnen und sich dann hocharbeiten. Allerdings könnte es nun eine Tendenz geben, die in der Lage ist, die neuesten Technologien für ein vereinfachtes Flottenmanagement einzusetzen. Solche Fachleute könnten neue Perspektiven für die Aktualisierung ineffizienter oder veralteter Prozesse bieten.

Flottenmanager können relevante Erfahrungen in folgenden Positionen sammeln:

• Kfz-Techniker oder Mechaniker

• Verkaufs- oder Wartungsleiter 

• Flotten- und Wartungsplaner

• Logistik- oder Transportadministrator

Organisations- und Analysefähigkeiten

Obwohl solche Aufgaben den Bewerbern für eine Stelle im Flottenmanagement ein breites Spektrum an relevanten Fähigkeiten vermitteln, sollten sie auch bereit sein, sich weiterzubilden. Für die Bewältigung komplexer logistischer Aufgaben, Zeitpläne und Dokumentationen müssen möglicherweise organisatorische Fähigkeiten entwickelt werden. Die analytischen Fähigkeiten müssen möglicherweise geschärft werden, um Daten zum Kraftstoffverbrauch, zu den Kosten und zur Fahrzeugleistung auszuwerten. Es sollte Spielraum für die Entwicklung der zwischenmenschlichen Fähigkeiten geben, die für die Leitung von Teams, die Koordination mit Lieferanten und die abteilungsübergreifende Kommunikation erforderlich sind. Und wie bereits erwähnt, müssen Flottenmanager bereit sein, sich über die aktuellen Compliance-Standards in den verschiedenen Regionen auf dem Laufenden zu halten.

Die täglichen Aufgaben eines Flottenmanagers könnten wie folgt aussehen

• Überprüfung von Fahrzeugstatusberichten/Warnmeldungen

• Bearbeitung von Fahrzeugproblemen oder Pannen aus der Nacht

• Routenänderungen mit den Fahrern bestätigen

• Prüfung und Besprechung neuer Fahrzeugkäufe

• Überwachung des Kraftstoffverbrauchs und der Kosten

• Analyse der Fahrzeugleistungsdaten

Flottenmanager sind Personalmanager und Change Manager; sie beraten zu Energieverbrauch und Finanzierungsoptionen; sie sind Supply-Chain-Manager und sie sind die Schnittstelle innerhalb eines Unternehmens, an der alle Abteilungen – Finanzen, Personal, Beschaffung, Recht, Betrieb – zusammenkommen. | FleetNews

Unverzichtbare Tools für das Flottenmanagement

Die anspruchsvolle Natur des Flottenmanagements ist unbestreitbar, aber es gibt eine Vielzahl von Tools, mit denen Fachleute die Erwartungen erfüllen und übertreffen können. Flottenmanagement-Software kann einen großen Unterschied machen, da sie die Automatisierung aller Prozesse von der Wartungsplanung bis zur Tankkartennutzung ermöglicht. Und genau hier kommt Fleetcor ins Spiel.

Als zentraler Ansprechpartner für alle Ihre Mobilitätsanforderungen bietet Fleetcor Ihnen maximale Kontrolle über Ihr Flottenmanagement. Sie können Fleetcor für die Optimierung und Koordination von Tankkarten und Flottenüberwachung nutzen. Fleetcor lässt sich einfach mit Ihren Flottenfahrzeugen verbinden und ermöglicht die Konsolidierung von Berichten über Fahrzeugkosten und Kraftstoffverbrauch. Dank Echtzeit-Tracking und Datenverfolgung für  klarere operative Transparenz können Sie fundiertere Entscheidungen im Flottenmanagement treffen.

Unterstützung beim Flottenmanagement

Ein kompetenter Flottenmanager ist für die effiziente und kostengünstige Distribution von Gütern unverzichtbar und kann als einer der wertvollsten Vermögenswerte Ihres Unternehmens angesehen werden. Flottenmanager tragen auch zu einer effektiven Teamkoordination bei und können die Mitarbeiterzufriedenheit positiv beeinflussen. Durch eine klare Definition ihrer Verantwortlichkeiten, Investitionen in kontinuierliche Schulungen und den Zugang zu integrierten digitalen Lösungen wie Fleetcor können Sie die Effizienz, Sicherheit und Kostenkontrolle Ihrer gesamten Flottenbetriebe steigern. Von Tankkarten bis hin zum Pannenschutz – Fleetcor hat alles für Sie.