Grundlagen des Flottenmanagements

Das Flottenmanagement umfasst die Überwachung und Optimierung von Firmenfahrzeugen, um die Effizienz zu steigern, Kosten zu minimieren und die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten. Diese Vorteile kommen zwar Unternehmen jeder Größe zugute, sind jedoch besonders für das Fuhrparkmanagement für kleine Unternehmen mit begrenzten Ressourcen und knappen Margen relevant. Flottenmanagement kann kleinen Unternehmen die Skalierung erleichtern, indem sie neue Fahrzeuge hinzufügen und die Servicequalität mit minimalen finanziellen und effizienzbezogenen Einbußen aufrechterhalten.

Lesen Sie weiter und erfahren Sie mehr über die wichtigsten täglichen Aktivitäten sowie Tipps zur Bewältigung der Herausforderungen des Flottenmanagements für kleine Unternehmen.

Was umfasst die Fuhrparkverwaltung?

Zum Flottenmanagement gehören verschiedene Aktivitäten, in erster Linie der Einsatz von Fahrzeugortungssystemen. In Verbindung mit Satellitennavigation ermöglichen solche Technologien die Echtzeitüberwachung von Fahrzeugstandort, Nutzung und Fahrverhalten. Flottenmanager können sich auf Fahrzeugortungssysteme verlassen, um rund um die Uhr Daten und Erkenntnisse zur Reduzierung von Fahrzeiten und Kosten zu erhalten.

Mit On-Board-Diagnosefunktionen heben Telematikgeräte die Fahrzeug- und Fahrerüberwachung auf ein neues Niveau. Neben der Übertragung von Navigationsdaten können solche Geräte auch Einblicke in den Fahrzeugzustand ermöglichen und auf mögliche Wartungsmaßnahmen hinweisen, um eine optimale Leistung zu gewährleisten.

Im Rahmen des Flottenmanagements und der Fuhrparkbetreuung wird von Flottenmanagern auch erwartet, dass sie für die Wartungsplanung Verantwortung übernehmen, einschließlich der Organisation regelmäßiger Inspektionen, rechtzeitiger Reparaturen und vorbeugender Instandhaltungsmaßnahmen. Unter Berücksichtigung von Faktoren wie Kilometerstand und Zeitintervallen ist eine solche Wartung für die Zuverlässigkeit, Sicherheit und Langlebigkeit von Flottenfahrzeugen von entscheidender Bedeutung.

Zu den wesentlichen Wartungsaufgaben gehören:

• Regelmäßige Überprüfung von Bremsen, elektrischen Systemen und anderen Fahrzeugkomponenten

• Ölstand auffüllen und Filter in bestimmten Intervallen austauschen

• Durchführung größerer Wartungsarbeiten, die in längeren Abständen den Austausch von Zündkerzen, Zahnriemen und die Spülung des Kühlsystems umfassen können.

Ein vorbeugender Wartungsplan kann Ihnen dabei helfen, Probleme zu vermeiden, bevor sie zu größeren Schwierigkeiten werden, wodurch die betriebliche Effizienz gesteigert, Ausfallzeiten aufgrund von Pannen reduziert und Reparaturkosten minimiert werden. Startrescue| 

Neben der Fahrzeugwartung sollten zusätzliche Maßnahmen ergriffen werden, um die Kosten für das Flottenmanagement in kleinen und großen Unternehmen zu minimieren. Von Flottenmanagern wird erwartet, dass sie die Betriebsausgaben verfolgen, den Kraftstoffverbrauch optimieren und unnötige Ausgaben reduzieren. Die Kosten können durch eine Begrenzung der Flottengröße, die Umstellung auf kraftstoffsparende Fahrzeuge und die Verwendung kostengünstigerer Kraftstoffarten auf ein Minimum reduziert werden. 

Tankkarten können ebenfalls einen Beitrag zur Senkung der Betriebskosten leisten. Diese Karten werden in einem großen Netzwerk europäischer Tankstellen akzeptiert und bieten attraktive Rabatte und Zeitersparnisse. Detaillierte Berichte und übersichtliche Kostenaufstellungen können Ihrer Buchhaltung die Ausgabenplanung erleichtern.

Wie bereits erwähnt, sollten Flottenmanager aktiv dazu beitragen, das Bewusstsein zu schärfen und sichere und effiziente Fahrpraktiken zu fördern. Dazu kann auch die Organisation von Fahrertrainings gehören, in denen die Bedeutung eines geringen Kraftstoffverbrauchs betont wird - etwa durch das Vermeiden aggressiven Fahrverhaltens, Begrenzung der Leerlaufzeiten und eine möglichst reduzierte Fahrzeugbeladung. 

72 % der Flotten geben an, dass die Kombination aus Schulungen und Telematik zu weniger Unfällen und/oder Schadensfällen geführt hat | Sambasafety

Fahrerschulungen können die Risiken einer Nichteinhaltung von gesetzlichen Vorschriften hervorheben, beispielsweise in Bezug auf Emissionen, Inspektionen, Zulassungen und Dokumentation. Von Flottenmanagern wird außerdem erwartet, dass sie die Einhaltung von vorgeschriebenen Regelungen überwachen, beispielsweise zur Reduzierung von Emissionen von neuen Pkw und Transportern. Weitere Informationen finden Sie im Artikel von Fleetcor über die wichtigsten Aufgaben des Flottenmanagers .

Häufige Herausforderungen im Flottenmanagement

Trotz der Entwicklung fortschrittlicher Technologien sehen sich Flottenmanager weiterhin mit einer Reihe von Herausforderungen konfrontiert. Da viele Fahrzeuge noch nicht mit GPS- und Telematikgeräten ausgestattet sind, gibt es wenig Transparenz hinsichtlich der Fahrzeugnutzung und Ineffizienzen. Der Mangel an Echtzeitdaten kann Flottenmanager vor Schwierigkeiten bei Entscheidungen zur Verringerung von Sicherheitsrisiken, Pannen und ineffizienter Ressourcennutzung stellen. Dies kann wiederum zu einer geringeren Produktivität und höheren Betriebskosten durch Kraftstoffverschwendung und Fahrzeugverschleiß führen.

Vielleicht abgeschreckt durch die hohen Kosten für technologische Investitionen, verlassen sich viele Flottenmanager nach wie vor auf umständliche papierbasierte Berichtssysteme. Dies kann das Risiko fehlerhafter oder unvollständiger Aufzeichnungen erhöhen, sodass Flottenmanager Schwierigkeiten haben, Wartungsprobleme rechtzeitig zu erkennen und proaktiv zu beheben. Das Fehlen von Echtzeit-Updates kann auch die Verfolgung von regulatorischen Änderungen erschweren, was das Risiko von Verstößen und möglichen Strafen erhöht.

Zu den Herausforderungen im Flottenmanagement gehören auch:

• Kommunikationsprobleme, die zu Missverständnissen und Verzögerungen bei den Fahrern führen können

• Begrenzte Einblicke in das Fahrverhalten, die ansonsten durch Schulungen behoben werden könnten

• Mangelnde Transparenz in der Lieferkette, wodurch die Möglichkeiten zur Optimierung von Routen und zur Erstellung genauer Lieferzeitprognosen für die Kundenzufriedenheit und Kraftstoffeinsparungen minimiert werden.

Wie Unternehmen vom Flottenmanagement profitieren können

Unternehmen können solche Herausforderungen durch ein effektiveres Flottenmanagement bewältigen. So lassen sich beispielsweise durch eine intelligentere Routenplanung Kraftstoff- und Wartungskosten senken. Möglicherweise können Sie durch alternative Routenführungen die Kilometerleistung und den Kraftstoffverbrauch Ihrer Fahrzeuge reduzieren. Eine Routenoptimierungssoftware kann zusätzlich dazu beitragen, Gefahren und Ablenkungen im Straßenverkehr zu vermeiden und so sicherstellen, dass mehr Lieferungen pünktlich erfolgen, was zu einer höheren Kundenzufriedenheit führt.

Fahrzeugüberwachungstechnologien spielen ebenfalls eine wichtige Rolle bei der Verbesserung der Flottenleistung, da sie eine proaktive Wartung ermöglichen und das Risiko unerwarteter Ausfallzeiten reduzieren. Durch die Anpassung an die individuellen Anforderungen Ihrer Flotte wird sichergestellt, dass alle Fahrzeuge ordnungsgemäß gewartet werden, was den Komfort und die Betriebseffizienz maximiert.

Wie bereits dargelegt, können durch Fahrerschulungen und -management weitere Effizienzsteigerungen erzielt werden. Dies kann die Einrichtung strukturierter Programme umfassen, die alles von kraftstoffsparenden Fahrtechniken bis hin zur Einhaltung der neuesten europäischen Kraftfahrzeugvorschriften abdecken. Die Erwartungen sollten auch in den Unternehmensrichtlinien klar festgelegt werden, die regelmäßig aktualisiert und aufgefrischt werden, damit alle Fahrer auf dem richtigen Weg bleiben. Dies kann zu weniger Verstößen und einer optimaleren Fahrzeugnutzung führen.

Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, durch Automatisierung und digitale Aufzeichnungen Zeit zu sparen. Die Integration eines digitalen Fahrtenbuchs kann einen großen Unterschied machen und Ihnen die manuelle Erfassung aller Fahrten ersparen. Es bietet Ihnen in Echtzeit einen Überblick über den Standort, den Kraftstoffstand und den Kilometerstand der Fahrzeuge sowie die aktuellen Routen. Weitere Vorteile sind die Überwachung der Fahrer- und Fahrzeugkosten sowie die Verwaltung der Kraftstoffrechnungen, um wichtige Entscheidungen für Ihren Fuhrpark zu unterstützen.

Lösungen zur Optimierung Ihres Flottenmanagements

Mit den digitalen Lösungen von Fleetcor für Berichterstellung und vorausschauende Wartung können Sie den Aufwand für interne Prozesse reduzieren. Durch die Erfassung von Daten in Echtzeit liefern solche Systeme wertvolle Erkenntnisse und reduzieren den Zeitaufwand für die papierbasierte Verwaltung. Da die Daten über eine einzige benutzerfreundliche Plattform zugänglich sind, können Sie die Leistung leichter überwachen und die Flottenleistung verbessern sowie die Verantwortlichkeit der Fahrer fördern. 

MyFleetcor ermöglicht ein umfassendes Flottendatenmanagement und wird als komplexe Lösung für Transparenz bei den Kraftstoffkosten und eine einfache Dokumentenverwaltung präsentiert. Mit MyFleetcor können Sie Tankkartendaten einfach bestellen und bearbeiten und haben einen transparenten Überblick über alle Transaktionen. Da alle Fleetcor-Kunden Zugang zum MyFleetcor-Onlineportal haben, können Sie Ihre Transaktionen überwachen und Ihre Karten einfacher als je zuvor verwalten.

Sehen Sie sich die anderen Arten von Flottenmanagement und Flottenunterstützung von Fleetcor an:

• Umfassende Abdeckung des Kraftstoff- und EV-Netzwerks mit Kraftstoffkarten und EV-Karten

• Flexible Produkt- und Servicekombinationen

• Zentrale Kostenüberwachung

Grundlagen des Flottenmanagements 

Von der Senkung der Kraftstoff- und Wartungskosten bis hin zu einer verbesserten Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und mehr Nachhaltigkeit – ein ordnungsgemäßes Flottenmanagement bietet zahlreiche Vorteile. Mit den vielfältigen Flottenmanagement-Lösungen können Sie die Lebensdauer Ihrer Fahrzeuge verlängern, die Sicherheit Ihrer Fahrer erhöhen und für mehr Zufriedenheit sorgen. Dies wiederum kann Ihren Geschäftserfolg fördern, da Sie sich einen Ruf für Zuverlässigkeit und Kosteneffizienz aufbauen. Es gibt also allen Grund, das Angebot an innovativen Lösungen Ihres empfohlenen Flottenmanagement-Unternehmens zu erkunden.