Frais carburant : pourquoi les entreprises misent sur l’automatisation

Chaque jour, une flotte d’entreprise parcourt des dizaines, parfois des centaines de kilomètres. À chaque trajet s’ajoutent des frais de carburant, des notes de frais à traiter, des justificatifs à collecter… et pour les gestionnaires de flotte, une charge administrative souvent lourde et chronophage. Réduire les déplacements n’étant pas une option, il devient essentiel de reprendre le contrôle sur les dépenses et de soulager les équipes comptables. Comment ? En automatisant les paiements de carburant.

Applications mobiles, stockage cloud, intelligence artificielle… L’entreprise d’aujourd’hui évolue pleinement dans l’ère numérique. Dans ce contexte, les cartes carburant numériques et les carnets de bord électroniques s’imposent comme des outils incontournables. Pour les gestionnaires de flotte, opter pour l’automatisation n’est plus un simple confort : c’est un choix stratégique, rentable à court, moyen et long terme. 

En automatisant les paiements et le suivi kilométrique, les entreprises gagnent en efficacité, en sécurité et en maîtrise budgétaire. Explications.

Carnet de bord électronique : le b.a-ba de la gestion de flotte 

Vous êtes-vous déjà demandé comment vos conducteurs peuvent suivre précisément leurs trajets, leurs dépenses et leurs heures de conduite ? Ou comment produire des documents fiables pour la fiscalité sans crouler sous les justificatifs ? La réponse tient en un outil essentiel : le carnet de bord électronique.

Comment fonctionne un carnet de bord électronique ? 

Le carnet de bord électronique remplace les registres papier par un système automatisé et numérique, capable d’enregistrer toutes les données de conduite en temps réel. Il repose sur trois technologies complémentaires :

• la géolocalisation GPS, qui trace précisément les trajets effectués.

• des applications mobiles, ou boîtiers connectés, utilisés par les conducteurs.

• une plateforme cloud sécurisée, qui centralise, analyse et stocke les données.

Dès le début d’un trajet, le système s’active automatiquement : il consigne les heures de départ et d’arrivée, les distances parcourues, les itinéraires empruntés, voire les comportements de conduite. Ce journal de bord numérique garantit un enregistrement fiable, car il est impossible de le falsifier. 

Pour les entreprises, ces solutions de suivi automatique du kilométrage sont précieuses, notamment en matière de conformité fiscale. Le carnet de bord électronique peut servir de justificatif en cas de contrôle fiscal, pour vérifier la déclaration des trajets professionnels, le remboursement des frais kilométriques ou encore le calcul des éventuels avantages de toute nature (ATN). Dans de nombreux pays, les documents à valeur fiscale doivent être conservés pendant plusieurs années, et jusqu’à 10 ans en Belgique. Automatiser l’enregistrement et l’archivage des trajets permet donc de répondre sereinement aux exigences des autorités fiscales.

Pourquoi passer du papier au numérique ? 

En adoptant un carnet de bord électronique, les gestionnaires de flotte peuvent économiser plusieurs heures de saisie chaque semaine. 

Les carnets de bord papier peuvent sembler pratiques à première vue, mais ils présentent de nombreux désavantages. Chaque jour, les conducteurs doivent consacrer un temps précieux à remplir manuellement le carnet pour renseigner leurs trajets. Ces enregistrements peuvent comporter des erreurs, être difficiles à relire ou à vérifier, et le carnet papier peut facilement être perdu ou oublié.

À l’inverse, les carnets de bord digitalisés offrent des bénéfices immédiats :

• Précision accrue : la géolocalisation GPS permet une consignation automatique des trajets, sans approximation.

• Conformité fiscale garantie : grâce à l’horodatage automatique et aux enregistrements sécurisés, vos données sont prêtes à être utilisées en cas de contrôle ou d’audit fiscal.

• Moins de paperasse : les rapports sont numériques, centralisés et accessibles à tout moment, ce qui libère un temps précieux pour vos équipes comptables.

En adoptant un carnet de bord électronique, les gestionnaires de flotte peuvent économiser plusieurs heures de saisie chaque semaine. Même pour une petite flotte, cela représente plusieurs milliers d’euros d’économie chaque année.

Cartes carburant numériques : simplifier la facturation

Le carburant représente souvent l’un des principaux postes de dépenses pour les flottes professionnelles. Or, les méthodes de paiement classiques, particulièrement chronophages, sont encore trop souvent sources d'erreurs : collecte manuelle des reçus, saisies fastidieuses, traitement des notes de frais… Les cartes carburant numériques révolutionnent cette gestion en simplifiant et en automatisant l’ensemble du processus.

Cartes carburant : les paiements à l’heure du numérique 

Les cartes carburant numériques sont conçues comme des moyens de paiement spécifiques, dédiés aux dépenses liées aux véhicules professionnels. Le carburant est évidemment inclus dans ces dépenses.  Contrairement aux paiements par carte bancaire classique ou en espèces, les cartes carburant offrent plusieurs avantages :

• une visibilité en temps réel sur les dépenses effectuées.

• un classement automatique des transactions, directement intégré à votre logiciel comptable.

• des règles de contrôle personnalisables pour empêcher les achats non autorisés.

• la suppression des justificatifs papier et du traitement manuel des notes de frais.

Lorsqu’un conducteur fait le plein dans une station partenaire, la carte carburant applique les paramètres définis (véhicule, type de dépense, plafond…), autorise ou non la transaction, et enregistre automatiquement les données dans le système de gestion. Plus besoin de collecter les reçus ou de remplir des formulaires de remboursement : tout est centralisé et sécurisé. Le risque lié à l’utilisation d’argent liquide est également supprimé.

Ce fonctionnement automatisé fluidifie considérablement la gestion des dépenses carburant. Les gestionnaires de flotte peuvent consulter immédiatement les tendances de consommation, sans attendre la remontée des frais ou les saisies comptables, et les croiser avec les données du carnet de bord électronique pour affiner le pilotage budgétaire.

Suivre et sécuriser vos paiements

Les cartes carburant numériques ne se contentent pas de simplifier la gestion des ravitaillements. Elles offrent également un niveau de contrôle inédit sur les dépenses carburant. Grâce à des paramètres personnalisables, vous pouvez :

• autoriser les achats uniquement dans un réseau de stations sélectionnées.

• définir des plafonds de dépenses journaliers ou hebdomadaires pour chaque véhicule.

• restreindre l’usage aux seuls achats de carburant, en bloquant par exemple l’achat de snacks ou de boissons.

• exiger l’identification du conducteur et la saisie du relevé kilométrique à chaque transaction.

Ces mesures renforcent la sécurité et limitent efficacement les risques de fraude ou de dérives. En combinant ces systèmes de paiement carburant automatisés avec un carnet de bord électronique, les gestionnaires de flotte gagnent en visibilité sur les habitudes de consommation et maîtrisent mieux leurs coûts. La suppression de l’argent liquide représente aussi un gain en sécurité, car les conducteurs n’ont plus à transporter d’espèces ni de cartes bancaires à fort plafond.

Automatiser les paiements pour réduire les coûts

L’un des arguments les plus puissants en faveur de l’automatisation des paiements de carburant est économique : elle permet de réaliser des économies concrètes et d’améliorer significativement  l’efficacité opérationnelle et budgétaire du parc de véhicules.

Prévention et détection des fraudes

Fraudes et abus représentent un risque financier significatif pour les entreprises. Les tentatives de fraudes liées au carburant sont malheureusement fréquentes. Il faut savoir les reconnaître pour mieux s’en protéger : 

• Ravitaillement de véhicules personnels aux frais de l’entreprise.

• Achat de produits non autorisés (snacks, boissons, etc.) avec une carte carburant professionnelle.

• Manipulation du compteur kilométrique pour masquer une surconsommation.

• Collusions avec des pompistes pour falsifier des transactions.

Les systèmes numériques de paiement du carburant, combinés à un carnet de bord électronique, permettent de tracer chaque transaction de manière détaillée : conducteur, véhicule, date, heure, lieu, volume. Cette traçabilité facilite l’identification d’activités suspectes, comme des pleins trop rapprochés ou des quantités incohérentes avec la capacité du réservoir.

Selon une étude anglophone publiée en 2025 dans le Journal of Advanced Research and Reports, les flottes ayant adopté des systèmes d’authentification embarqués ont observé une baisse moyenne de 94,3 % des transactions frauduleuses, comparé aux systèmes traditionnels.

Une charge administrative moindre

Si vous êtes gestionnaire de flotte, vous connaissez sans doute déjà les difficultés liées au suivi des dépenses, à la prévention des fraudes ou au traitement des notes de frais. Malgré l’enjeu – plus de 2 000 € de carburant par véhicule chaque année pour une flotte de taille moyenne – ces tâches sont encore trop souvent gérées manuellement.

• Collecte des justificatifs.

• Vérification et saisie manuelle dans le système.

• Traitement des notes de frais et des remboursements par le service comptable.

• Vérification et remontée des problèmes.

Un processus chronophage qui pèse lourdement sur les emplois du temps des gestionnaires de flotte et des équipes comptables. 

A contrario, dans un système automatisé, chaque transaction est directement remontée dans le système comptable de l’entreprise. Plus de reçus ou de notes de frais. Vos équipes y gagnent un temps précieux. 

Optimiser la consommation de carburant

Avec un système automatisé, vous obtenez des données précises sur les tendances de consommation de votre flotte, ce qui permet :

• d'identifier les véhicules dont l'efficacité énergétique diminue, et donc susceptibles d’être remplacés ou vérifiés. 

• de repérer les conducteurs dont la consommation de carburant est largement supérieure à la moyenne.

• d'analyser les itinéraires et les comportements de conduite qui ont une incidence sur la consommation de carburant.

Le carburant est sans conteste l’un des principaux postes de dépenses pour une flotte de véhicules.

Pour le gestionnaire de flotte, analyser et comparer ces données peut s’avérer fort utile, dans la mesure où le carburant peut représenter jusqu’à 30 % des coûts d’exploitation (d’après un rapport de Law Exports), et jusqu’à 50 % dans le secteur du transport de marchandises ou de personnes. 

L’automatisation intégrée au système de gestion de flotte

La pleine valeur de l’automatisation des paiements carburant se révèle lorsqu’elle s’intègre à l’ensemble de votre système de gestion de flotte. Cette interconnexion permet une vision globale et unifiée de vos opérations et facilite des prises de décision éclairées, fondées sur des données précises et vérifiées.

Uniformisation des données

Les systèmes modernes de gestion de flotte nécessite l'agrégation de plusieurs flux de données :

• Géolocalisation des voitures et planification des itinéraires

• Analyse des performances et des habitudes de conduite

• Historique de maintenance de chaque véhicule

• Consommation et coûts de carburant

En connectant votre système de facturation du carburant à vos carnets de bord électroniques et autres outils de gestion de flotte, vous accédez à une vision globale des performances de vos véhicules. Vous pouvez, par exemple, mesurer instantanément l’impact d’un itinéraire sur la consommation de carburant ou identifier les liens entre les habitudes de conduite et les besoins en maintenance. Ce niveau d’analyse permet d’affiner une vision stratégique qu’il serait impossible d’obtenir avec des systèmes fragmentés.

Prendre les meilleurs décisions stratégiques

La richesse des données générées par les outils intégrés ouvre la voie à des décisions stratégiques qui dépassent largement le cadre opérationnel du quotidien :

• Anticiper le remplacement des véhicules : en analysant les coûts réels d’exploitation et les pertes d’efficacité mesurées, il devient possible de définir des cycles de renouvellement basés sur des données objectives, plutôt que sur des échéances arbitraires.

• Optimiser les trajets : le croisement des données de géolocalisation et de consommation de carburant révèle les trajets les plus performants, en tenant compte de tous les paramètres (temps, coût, distance, comportement du conducteur).

• Proposer des formations ciblées aux conducteurs : en identifiant des comportements de conduite à fort impact sur la consommation, l’entreprise peut mettre en place des sessions de coaching personnalisées, avec des résultats concrets à la clé.

• Établir un budget fiable et précis : les données issues des systèmes intégrés permettent de mieux anticiper les dépenses en carburant et autres frais opérationnels, avec une précision nettement supérieure aux estimations classiques.

Ces leviers stratégiques génèrent bien souvent des bénéfices durables, plus significatifs encore que les gains opérationnels à court terme.

Gestion de flotte en temps réel

La mise en place d’un système intégré offre d’autres avantages. Grâce aux flux de données en temps réel et aux carnets de bord électroniques, les gestionnaires de flotte peuvent :

• Recevoir des alertes instantanées en cas de transactions inhabituelles.

• Surveiller le niveau de carburant de l'ensemble de la flotte afin d'optimiser la planification du ravitaillement.

• S'assurer de la conformité aux politiques de l'entreprise.

• S'adapter instantanément à l'évolution des conditions ou des besoins.

Le rôle du gestionnaire de flotte passe ainsi d'une analyse rétrospective à un pilotage en temps réel, capable d’anticiper les problèmes avant qu’ils ne deviennent trop coûteux.

Cartes carburant numériques et carnets de bord électroniques, la clé d’une gestion de flotte réussie

L’évolution des carnets de bord papier et des paiements en espèces vers des solutions numériques intégrées marque bien plus qu’un simple progrès technologique. Elle transforme en profondeur la manière dont les flottes d’entreprise sont gérées. Les entreprises qui adoptent ces outils innovants peuvent bénéficier d’un véritable avantage concurrentiel : réduction des coûts, meilleure allocation des ressources, pilotage plus précis de leur activité.

L’automatisation des paiements de carburant et du suivi kilométrique joue un rôle central dans cette transformation. L’automatisation permet de se libérer des processus manuels, de prévenir les erreurs et les fraudes, de réduire les tâches administratives et d’exploiter des données stratégiques pour optimiser les performances de la flotte. Dans ce contexte, le carnet de bord électronique et les cartes carburant sont désormais des outils essentiels pour gérer les flottes d'entreprise à l’ère numérique. 

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