Une carte carburant est-elle considérée comme un « avantage de toute nature » ?

Les cartes carburant offrent de très nombreux avantages aux entreprises et à leurs collaborateurs : elles simplifient la gestion des dépenses de carburant, permettent de faire des économies et apportent un réel confort d’utilisation au quotidien. Toutefois, sous certaines conditions, elles peuvent être considérées comme un « avantage de toute nature » (ATN), ce qui implique des obligations fiscales spécifiques. Tout dépend de l’utilisation qui en est faite. 

Il est donc essentiel de bien comprendre la réglementation fiscale applicable aux cartes carburant, notamment les critères qui définissent l’« avantage de toute nature ». L'entreprise et les collaborateurs peuvent ainsi bénéficier d’avantages fiscaux et effectuer leur déclaration d’impôts sereinement, sans crainte de pénalités ou de redressement fiscal. Contrôler l’utilisation des cartes et mettre en place des mesures de sécurité adaptées contribuent à une bonne gestion de flotte et limitent le risque de fraude. 

Sous quelles conditions parle t-on d’un « avantage de toute nature »?

Pour déterminer si une carte carburant constitue un « avantage de toute nature » (ATN), il faut connaître précisément l’utilisation qui en est faite.

Si l’employeur autorise ses collaborateurs à utiliser la carte carburant pour des déplacements privés, la carte est automatiquement considérée comme un ATN. Elle devient alors un revenu imposable et doit être déclaré à l’administration fiscale. 

Inversement, si la carte carburant n’est utilisée qu’à des fins professionnelles, sans aucune ambiguïté, elle n’entre pas dans la catégorie des ATN. Les dépenses associées sont alors considérées comme des frais professionnels et ne sont pas soumises à l’imposition. 

En revanche, si la carte carburant est utilisée pour des trajets mixtes (privés et professionnels), une distinction claire entre les deux types d’utilisation est impérative. La part correspondant aux déplacements privés sera imposable au titre de l’ATN, tandis que celle liée aux déplacements professionnels restera exonérée. 

Quelles sont les obligations fiscales pour les employeurs ? 

Par la voix de son gestionnaire de flotte, l’entreprise doit définir les conditions d’utilisation des cartes carburant, préciser les types de trajets autorisés et informer les salariés de leurs obligations fiscales

Les entreprises qui utilisent des cartes carburant doivent strictement respecter la réglementation fiscale en vigueur. Pour éviter tout malentendu, elles ont tout intérêt à établir une charte d’utilisation claire à l’égard de leurs collaborateurs. Cette démarche permet de se prémunir contre d'éventuelles sanctions fiscales ou juridiques. Par la voix de son gestionnaire de flotte, l’entreprise doit définir les conditions d’utilisation des cartes carburant, préciser les types de trajets autorisés et informer les salariés de leurs obligations fiscales. 

Si une carte carburant est considérée comme un ATN, l’employeur est tenu de mentionner les montants concernés sur la fiche de paie et de déclarer ces montants à l'administration fiscale. 

Dans le cas d’une utilisation mixte (professionnelle et privée), il est impératif de documenter avec précision la part des trajets privés afin de déterminer le montant d’ATN imposable. Pour faciliter cette gestion, des solutions logicielles comme le portail en ligne MyFleetcor permettent d’assurer un suivi détaillé des déplacements et des kilométrages. 

Les entreprises doivent également veiller à communiquer régulièrement sur les règles fiscales applicables. Au moment d’effectuer leur déclaration d’impôts, les collaborateurs doivent déclarer correctement tout ATN comme un revenu imposable. Bien les informer permet d’éviter les erreurs de déclaration et de prévenir tout risque de contentieux ou de redressement fiscal.

Quels sont les avantages fiscaux liés aux cartes carburant ?

Faire appel à un conseiller fiscal permet aux entreprises et à leurs collaborateurs d’optimiser leur fiscalité et de bénéficier des meilleurs avantages. Un conseiller fiscal peut vous accompagner en cas d’imposition forfaitaire d’ATN, comme c’est le cas pour les voitures de société par exemple. Dans ce cas précis, l’application d’un barème spécifique permet de simplifier les démarches et d’effectuer la déclaration fiscale en toute transparence. Cette solution est particulièrement avantageuse pour les entreprises qui disposent d’une flotte importante. 

Les entreprises doivent également connaître les conditions et montants d’exonération fiscale pour les employés qui utilisent leur carte carburant dans le cadre des trajets domicile-travail (à distinguer des déplacements mixtes). Dans ce cas précis, l'exonération est plafonnée à 490 € par an. Au-delà, les montants sont imposables.

Important : la législation fiscale belge évoluant régulièrement, les seuils d’exonération doivent être vérifiés chaque année. En cas de doute, il est fortement recommandé de faire appel à un conseiller fiscal.

Par ailleurs, les entreprises peuvent mettre en place des mesures de contrôle pour limiter les risques de fraude ou d’erreur, en paramétrant des plafonds de paiement par exemple ou en surveillant l’utilisation des cartes par les collaborateurs. 

En communiquant régulièrement sur les règles fiscales et en adoptant une politique d’utilisation adaptée, vous protégez votre entreprise et instaurez aussi une relation de confiance avec vos collaborateurs.

« Avantage de toute nature » et fiscalité, que faut-il retenir ?

Les cartes carburant offrent de nombreux avantages à l’entreprise et à ses collaborateurs, mais leur utilisation est encadrée par des règles fiscales précises. Pour éviter tout redressement, il est essentiel de distinguer l’usage professionnel de l’usage privé, afin de déterminer si la carte génère un « avantage de toute nature » (ATN) et si les montants associés doivent être déclarés comme tel. 

Les entreprises doivent maîtriser les règles fiscales applicables et établir une politique d’utilisation des cartes carburant à destination des collaborateurs. Ces précautions permettent de limiter les risques et de se protéger contre d’éventuelles conséquences juridiques et financières. Vous souhaitez en savoir plus ? Besoin de conseils sur la fiscalité des cartes carburant ? Contactez l’équipe Fleetcor dès maintenant ! Nos conseillers-experts sont à votre disposition.

Précision : Fleetcor décline toute responsabilité quant à l’exactitude des informations énoncées. Les contenus présentés sur notre site le sont à titre informatif et ne constituent ni un conseil fiscal ni un avis juridique.  Pour toute question spécifique, nous vous recommandons de faire appel à un conseiller fiscal ou à un avocat spécialisé.