Vorteile einer Tankkarte: Warum lohnt sich der Besitz einer Tankkarte?
Sie denken, Tankkarten lohnen sich nur für große Unternehmen? Das ist ein weit verbreiteter Irrtum!
Eine moderne Tankkarte lohnt sich für Unternehmen jeder Größe – schon ab dem ersten Firmenwagen! Sie bieten zahlreiche Vorteile, die Ihrem Betrieb den Verwaltungsaufwand erleichtern und sogar Geld sparen können. Ein Tankkarte ersetzt Bargeld und sorgt somit für erhöhte Sicherheit. Auch Ihre Mitarbeiter:innen werden sich freuen. Kurzum: Es gibt viele Gründe, sich über die Nutzung einer Tankkarte in Ihrem Unternehmen zu informieren.
Was ist eine Tankkarte und wofür ist sie nützlich?
Eine Tankkarte funktioniert ähnlich wie eine Kreditkarte: Ihre Mitarbeiter:innen können damit direkt an der Tankstelle bezahlen, ohne Bargeld mit sich zu führen oder gar in Vorleistung gehen zu müssen. Durch die einfache Handhabung bieten Tankkarten nicht nur Ihren Mitarbeitern, sondern vor allem auch Ihnen als Unternehmer viele Vorteile.
Ein großer Pluspunkt der Firmen-Tankkarten ist die automatische Abrechnung, denn jede Transaktion kann über ein Online-Portal eingesehen werden und steht somit der Geschäftsleitung und Buchhaltung direkt zur Verfügung. Das lästige Sammeln von Belegen gehört damit der Vergangenheit an. Auf eine erhöhte Sicherheit müssen Unternehmen aber trotzdem nicht verzichten, denn die Tankkarten lassen sich in der Regel mit einem Limit begrenzen, mit einem PIN-Code schützen und im Notfall sogar aus der Ferne sperren.
Die wichtigsten Vorteile einer Tankkarte im Überblick
Eine Tankkarte bietet Vorteile, von denen sowohl Unternehmen als auch Mitarbeiter:innen gleichermaßen profitieren. Wer sich erst einmal an die Vorzüge einer Tankkarte gewöhnt hat, möchte darauf in Zukunft nicht mehr verzichten. Die folgenden acht Vorteile sind ein guter Grund, künftig auf eine Tankkarte für Ihr Unternehmen zu setzen:
Sie haben die volle Kostenkontrolle.
Sie können Missbrauch schnell erkennen.
Sie sparen Zeit durch automatisierte Abrechnung.
Sie können auch international unkompliziert abrechnen.
Sie haben weniger Stress mit der Steuer.
Sie können beim Tanken Geld sparen.
Sie können das Tankverhalten verbessern.
Sie haben nur eine Karte für alle Zwecke.
Volle Kostenkontrolle über Firmenflotte und Mitarbeiter
Mit einer Tankkarte für Ihr Unternehmen wissen Sie in Zukunft genau, wer wann und wo getankt hat. Dabei geht es nicht darum, die Mitarbeiter:innen zu kontrollieren, sondern die allgemeine Transparenz zu erhöhen und so frühzeitig zu erkennen, in welchen Bereichen eventuell noch Einsparpotential besteht. Denn gerade, wenn viele Mitarbeiter Zugriff auf den Fuhrpark haben, profitieren Sie von einem einfachen Flottenmanagement.
Jede Zahlung an der Tankstelle kann schnell dem konkreten Fahrzeug und dem entsprechenden Mitarbeiter zugeordnet werden. Durch das Echtzeit-Reporting sehen Sie direkt in Ihrem Kundenkonto bzw. im Online-Portal, wann ein Firmenwagen betankt wurde - und erfahren davon nicht erst Wochen später, wenn die Spesenabrechnung eingereicht wird.
Erhöhter Schutz: Missbrauch erkennen und verhindern!
Die modernen Tankkarten bieten ein Höchstmaß an Sicherheit und helfen dabei, einen Missbrauch durch Dritte oder sogar die eigenen Mitarbeiter:innen zu verhindern. Bei jeder Nutzung der Tankkarten ist die PIN-Eingabe notwendig, wodurch ein Betrug bei der Tankabrechnung grundsätzlich erschwert wird. Im Vergleich zur klassischen Kredit- oder EC-Karte bietet die Tankkarte daher den gleichen Schutz für alle Unternehmen.
Zusätzlich sorgt ein innovatives Betrugsschutzsystem bei der Nutzung einer Tankkarte für doppelte Sicherheit. Es gibt verschiedene Anbieter, die einen potenziellen Betrug mit der Tankkarte in Echtzeit erkennen und direkt melden: So können Sie bei verdächtigen Aktivitäten schnell reagieren und die Karte sperren lassen, bevor ein größerer Schaden entsteht.
Automatische Buchung und erleichterte Abrechnung
Mit einer Tankkarte entfällt die zeitaufwändige Einzelbuchung der Tankbelege, weil Sie am Monatsende eine Sammelrechnung für alle Tankvorgänge erhalten. Diese ist direkt für die Buchhaltung und den Steuerberater verwendbar. Weil nur einmal im Monat eine Rechnung beglichen werden muss, profitiert auch Ihr Cashflow. Gerade für kleine Unternehmen, in denen die Buchhaltung noch „nebenbei” erledigt wird, ist dies ein großer Vorteil, der Zeit und Kosten spart.
Weniger Stress mit der Steuererklärung
Die Nutzung einer Tankkarte erleichtert die Steuererklärung in jeglicher Hinsicht. Nicht nur, dass alle Transaktionen über ein festgelegtes Konto abgerechnet werden und somit ein Höchstmaß an Übersichtlichkeit herrscht, wird die Umsatzsteuer auf der monatlichen Rechnung stets gesondert ausgewiesen, was die Steuerrückerstattung deutlich erleichtert.
Darüber freut sich nicht nur die Steuerabteilung, die oftmals mit zahlreichen Quittungen und Belegen der Mitarbeiter:innen überschüttet wird. Das effektive Arbeiten reduziert den Arbeitsaufwand und zugleich das Risiko von Fehlern der Buchhaltung, die Ihrem Unternehmen teuer zu stehen kommen können.
Mit ausgewählten Tankkarten Tankfüllung und Maut auch im Ausland bequem bezahlen
Eine Tankkarte ist auch für Unternehmen, die grenzüberschreitend tätig sind, eine gute Lösung, um den Verwaltungsaufwand zu minimieren. Viele Anbieter bieten mittlerweile ein großes, internationales Partnernetzwerk an, sodass Mitarbeiter:innen auch im Ausland bargeldlos tanken können. Selbst Mautgebühren können mithilfe einiger Tankkarten mittlerweile bezahlt werden.
Dadurch ergibt sich auch für die Buchhaltung ein angenehmer Nebeneffekt: Die internationale Spesenabrechnung, die besonders komplex und aufwendig ist, entfällt und Ihre Buchhaltung wird somit entlastet. Kein Wunder, dass die Tankkarte vor allem für Speditionen und Transportunternehmen mittlerweile zur unverzichtbaren Entlastung geworden.
Bares Geld sparen dank Sonderkonditionen & Prämien
Von der Tankkarte profitiert auch das Firmenkonto! Viele Karten bieten Rabatte auf Kraftstoffe oder sogar regionale Festpreise für Diesel und Benzin. So sparen Sie beispielsweise mit der Shell Card von FLEETCOR bis zu drei Cent pro Liter an deutschen Schell-Tankstellen. Die Festpreise erleichtern die Planung ohne zeitliche Preisschwankungen und helfen bei einer sicheren Kostenplanung ohne Überraschungen.
Entdecken Sie Sparpotential beim Tankverhalten
Mit Hilfe einiger Tankkarten, deren Belege und Abrechnungen in Echtzeit im Online-Portal einsehbar sind, kann das Tankverhalten hinsichtlich Effizienz und Nachhaltigkeit deutlich verbessert werden. Es wird ersichtlich, ob Fahrtrouten verändert oder zusammengelegt werden können oder bestimmte Tankstellen besser zu einer anderen Tageszeit angefahren werden sollten. Außerdem lässt sich auf einen Blick erkennen, welche Mitarbeiter besonders viel und häufig tanken. Auf diese Weise lassen sich Standzeiten verkürzen, Fahrtrouten optimieren und das Bewusstsein der Mitarbeiter für sparsames Fahren schärfen.
Von Autowäsche bis Pannenhilfe: Eine Karte für viele Zwecke
Als Inhaber einer Tankkarte können Sie oder Ihre Mitarbeiter je nach Anbieter von wechselnden Sonderaktionen profitieren. Inzwischen können Sie mit ausgewählten Karten auch zahlreiche Dienstleistungen in Anspruch nehmen. So können beispielsweise Reparaturen, Pannenhilfe, Parkgebühren oder Mietwagen mit einer Tankkarte gebucht bzw. bezahlt werden.
Geldwerter Vorteil einer Tankkarte: Was sagt die Steuer dazu?
Ob die Tankkarte vom Arbeitgeber ein geldwerter Vorteil ist, hängt von der individuellen Situation ab. Bekommen die Mitarbeiter:innen einen Dienstwagen mit Tankkarte zur Verfügung gestellt, der mittels Fahrtenbuch oder nach der 1-%-Regel als geldwerter Vorteil versteuert wird, ist die Tankkarte darin bereits enthalten. Der dienstliche Besuch an der Tankstelle ist für Arbeiter:innen also steuerfrei und unter Umständen muss sogar die private Nutzung eines Dienstwagens mit Tankkarte nicht separat versteuert werden.
Wird die Tankkarte allerdings ohne Dienstwagen an die Mitarbeiter:innen vergeben, ist die Tankkarte ein geldwerter Vorteil, der möglicherweise steuerpflichtig ist. Die Tankkarte nimmt in diesem Fall die Funktion eines Gutscheins ein. Die Freigrenze für derartige Sachbezüge liegt seit dem 1. Januar 2022 bei 50 Euro im Monat. Praktisch: Die monatlichen Ausgaben der Tankkarte lassen sich bequem über das Kartenlimit regeln, sodass Mitarbeiter:innen gar nicht in Versuchung kommen, die Freigrenze zu überschreiten.
Hinweis: Dieser Ratgeber stellt keine steuerliche Beratung dar. Bei Fragen zum geldwerten Vorteil der Tankkarte oder ähnlichen steuerlichen Themen nehmen Sie bitte Kontakt mit Ihrem Steuerberater auf!
Welche Tankkarte ist die Richtige für mich?
Die Vorteile liegen also auf der Hand. Nun ist die Frage: Welche Tankkarte ist die Richtige für mich? Hier entscheidet nicht nur Ihre Fuhrparkgröße, sondern unter anderem auch, wo Ihre Firmenflotte unterwegs ist und wie viele Mitarbeiter die Tankkarte nutzen sollen. Es gibt viele unterschiedliche Lösungen, sogar als Prepaid- und Debitkarten, sodass für jeden Zweck eine passende Tankkarte zur Auswahl steht. Durch den flexiblen Tarif haben Sie die Wahl zwischen einer monatlichen Kartengebühr oder der Bezahlung pro Karteneinsatz – je nachdem, welche Lösung zu Ihren Anforderungen am besten passt.
Viele Tankkarten umfassen inzwischen auch eine Ladekarte für Elektroautos, um zahlreiche Ladestationen in Deutschland und ganz Europa zu nutzen. Kurzum: Es gibt für jeden Zweck die passende Tankkarte. Im Rahmen einer persönlichen Beratung finden wir gerne heraus, welche Lösung sich am besten für Ihr Unternehmen eignet. Nehmen Sie dazu einfach Kontakt zu unserem Kundenservice auf und lassen Sie sich unverbindlich informieren!
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