Tankkarten sind für viele Unternehmen mittlerweile ein unverzichtbares Werkzeug für die Verwaltung ihrer Flotten geworden, weil sie die Überwachung der Ausgaben und Buchhaltung von Kraftstoffkosten erheblich erleichtern können. Gleichzeitig ist das Risiko von Missbrauch und Betrug in den letzten Jahren deutlich gestiegen. Unternehmen sollten sich deshalb um eine umfassende Sicherheitsstrategie Gedanken machen. Dieser Artikel zeigt, welche Arten von Tankkartenbetrug es gibt und wie sich Unternehmen wirksam schützen können.
Warum ist die Tankkartensicherheit so wichtig?
Eine unzureichende Tankkartensicherheit kann erhebliche Auswirkungen auf den Fuhrparkbetrieb haben. Risiken umfassen finanzielle Verluste durch schwer erkennbare unautorisierte Transaktionen, steigende Betriebskosten, zusätzlichen Verwaltungsaufwand und gebremstes Unternehmenswachstum. Im schlimmsten Fall kann Tankkartenbetrug sogar die Existenz eines Unternehmens gefährden.
Ein schwaches Sicherheitsmanagement kann zudem das Vertrauen der Mitarbeitenden in interne Kontrollmechanismen beeinträchtigen. Ein bewusstes Vorgehen im Umgang mit Tankkartensicherheit trägt wesentlich zum Schutz vor Missbrauch bei.
Analysen der Europäischen Bankenaufsichtsbehörde und der Europäischen Zentralbank zeigen, dass Zahlungsbetrug weiterhin ein relevantes Risiko darstellt.
Bedrohungen & Risiken bei der Verwendung von Tankkarten
Die Nutzung von Tankkarten kann neben vielen Vorteilen auch einige Risiken mit sich bringen, beispielsweise das sogenannte Skimming oder auch ein Diebstahl der Karte. Unternehmen sollten die potenziellen Schwachstellen und Risiken der Tankkarten deshalb genau kennen, um die Tankkartensicherheit zu optimieren und sich bestmöglich vor einem Betrug oder Missbrauch zu schützen.
Die häufigsten Arten des Tankkartenbetrugs
Skimming: Beim Skimming werden Kartendaten kopiert und für betrügerische Zwecke genutzt. Untersuchungen der Heise Group zeigen, dass unbeaufsichtigte Tankstellen besonders gefährdet sind.
Diebstahl der Tankkarte: Die Tankkarte wird gestohlen und von Betrügern für eigene Zwecke genutzt. Ein PIN-Code kann das Risiko verringern, aber auch diese Form des Tankkartenbetrugs nicht immer verhindern.
Manipulation: Die Kriminellen werden immer raffinierter, sodass auch die Manipulation von Stationsautomaten längst keine Seltenheit mehr ist. Vor dem Kartenleser kann dabei ein spezieller Aufsatz montiert werden, der entweder die Kartendaten ausliest oder die Karte nach der Benutzung sogar einbehält. Diese wird dann von den Tätern gestohlen. Die Eingabe des PIN-Codes wird mittels einer kleinen Kamera aufgezeichnet.
Betrug durch Mitarbeitende: Auch vor dem Tankkartenmissbrauch durch die eigenen Mitarbeiter:innen sind Unternehmen nicht sicher. Die Betrugsmöglichkeiten können dabei sehr vielfältig sein, indem beispielsweise getankter Kraftstoff für eigene Zwecke abgezweigt oder ein höherer Betrag abgerechnet als tatsächlich getankt wird.
Manipulation des elektronischen Fahrtenbuchs: Ein selten beachteter, aber nicht weniger gefährlicher Aspekt des Tankkartenmissbrauchs ist die Manipulation des elektronischen Fahrtenbuchs durch Mitarbeitende. Dazu gehört beispielsweise, dass Fahrerinnen und Fahrer einen falschen Kilometerstand melden, um höhere Kosten zu eigenen Gunsten rechtfertigen zu können. Aber auch das Einreichen von manipulierten bzw. gefälschten Belegen, die höhere Ausgaben ausweisen als tatsächlich getätigt wurden, sind keine Seltenheit.
Auf Qualität achten: Schwachstellen in Tankkartensystemen
Viele Betrugsmaschen können sich bereits verhindern lassen, indem auf Tankkarten von zuverlässigen Tankkartenanbietern, beispielsweise Fleetcor, gesetzt wird. Denn vor allem die günstigeren Dienstleister bieten unzureichende Authentifizierungsmechanismen, etwa einfache PIN-Codes ohne zusätzliche Schutzmaßnahmen, sowie ungeschützte Datenprotokolle, die sich einfach abgreifen lassen.
Eine fehlende Transaktionsüberwachung und der Mangel an Echtzeitwarnungen bei verdächtigen Aktivitäten können ebenfalls dazu beitragen, dass Betrug zumindest im ersten Moment unentdeckt bleibt. Ein weiteres Problem besteht darin, dass einige Tankkarten keine geografischen Nutzungsgebiete oder Transaktionslimits bieten, was die Missbrauchsgefahr erhöhen kann.
Wie lässt sich ein Tankkartenmissbrauch aufdecken?
Um einen Missbrauch mit Tankkarten möglichst frühzeitig zu identifizieren, sollten Unternehmen auf bestimmte Warnsignale achten:
Ungewöhnlich häufige Tankstellenbesuche innerhalb kurzer Zeit
Wiederholte Transaktionen außerhalb der üblichen Geschäftszeiten
Besonders hohe Ausgaben, die nicht dem üblichen Geschäftsalltag entsprechen
Käufe von Produkten, die nicht mit Kraftstoff in Verbindung stehen (etwa Snacks oder alkoholische Getränke)
Diese Anzeichen können häufig auf eine unbefugte oder missbräuchliche Nutzung hindeuten und sollten sofort überprüft werden.
Implementierung wirksamer Sicherheitsmaßnahmen für Tankkarten
Um Tankkarten effektiv vor Betrug und Missbrauch zu schützen, sind gezielte Sicherheitsmaßnahmen unverzichtbar. Damit können Unternehmen im Fall der Fälle den unautorisierten Zugriff auf Karten verhindern, verdächtige Aktivitäten frühzeitig erkennen und die Kontrolle über ihre Kraftstoffkosten verbessern.
Robuste Authentifizierungs- und Zugangskontrollen einrichten
Ein starkes Authentifizierungsverfahren ist die Grundlage für ein solides Sicherheitssystem für Tankkarten. Unternehmen sollten auf jeden Fall einen PIN-Schutz für alle Karten implementieren. Ergänzende Zugangsbeschränkungen, also nur berechtigten Mitarbeiter:innen die Nutzung zu ermöglichen, ist ebenfalls ein zentrales Element für erhöhte Sicherheit.
Regelmäßige Überwachung über das Online-Portal
Durch eine regelmäßige Überprüfung der Transaktionen in einem zugehörigen Online-Portal können sich verdächtige Aktivitäten schneller erkennen lassen. Auffällige Ereignisse, beispielsweise ungewöhnliche Tankmengen, Käufe außerhalb der regulären Betriebszeiten oder an ungewöhnlichen Standorten, außerhalb des Geschäftsgebietes, können auf einen möglichen Missbrauch der eingesetzten Tankkarten hindeuten. In solchen Fällen können Unternehmen schneller reagieren, bevor ein (größerer) finanzieller Schaden entsteht.
Das Rundum-Sorglos-Tool von Fleetcor
Einrichtung von Ausgabenkontrollen und Transaktionslimits
Die Festlegung von Transaktionslimits, sowohl in Bezug auf die Höhe als auch auf die Häufigkeit der Transaktionen, hilft ebenfalls, den möglichen finanziellen Schaden im Falle eines Missbrauchs zu begrenzen. Diese Kontrollen ermöglichen es Unternehmen, klare Richtlinien für zulässige Tankstellen und maximale Ausgabebeträge festzulegen. Durch die Beschränkung von Ausgaben pro Transaktion oder pro Tag können sich sowohl Betrug als auch unnötige Ausgaben minimieren lassen.
Automatisierte Transaktionsüberwachung nutzen
Viele Tankkartenanbieter setzen automatisierte Überwachungsfunktionen ein, die in der Lage sind, Tankkartentransaktionen in Echtzeit zu analysieren. Sie können somit dabei helfen, verdächtige Aktivitäten aufzudecken. Diese Tankkartenverwaltungsdienste verwenden Algorithmen, um Anomalien wie ungewöhnlich hohe Transaktionen oder Einkäufe außerhalb der regulären Arbeitszeiten zu erkennen. Dadurch können die Verantwortlichen des Fuhrparks rechtzeitig auf potenziellen Missbrauch aufmerksam gemacht werden und entsprechende Maßnahmen ergreifen, bevor größere finanzielle Schäden entstehen könnten.
Integration von GPS-Tracking zur Überprüfung
Die Integration von GPS-Tracking in das Flottenmanagementsystem kann die Sicherheit der Tankkartennutzung erheblich verbessern. GPS-Daten ermöglichen es, den Standort des Fahrzeugs in Echtzeit zu verfolgen und sicherzustellen, dass die Tankkarte nur in der Nähe des Fahrzeugs verwendet wird. Wenn eine Transaktion weit entfernt vom Standort des Fahrzeugs erfolgt, kann dies auf eine mögliche unbefugte Nutzung hindeuten und sollte sofort dementsprechend überprüft werden.
Bewährte Praktiken für ein fortlaufendes Sicherheitsmanagement
Es ist wichtig, alle verfügbaren Optionen zur Maximierung der Sicherheit interner Prozesse zu prüfen, einschließlich derjenigen, die mit Tankkarten in Verbindung stehen. Diese Überprüfung sollte zum Beispiel beinhalten, ob der Tankkartenanbieter zusätzliche Sicherheitsfunktionen wie PIN-Schutz und Einstellungen zur Verhinderung von unbefugtem Zugriff anbietet.
Regelmäßige Audits und Abgleich von Berichten
Neben der automatisierten Überwachung sollten Unternehmen regelmäßige Audits der Tankkartenabrechnungen durchführen. Dabei werden die Transaktionen mit den Berichten der Fahrer:innen abgeglichen, um potenzielle Unregelmäßigkeiten schnell zu identifizieren. Bei Abweichungen sollten die Kilometerstände überprüft und verdächtige Belege genauer untersucht werden. Diese Prüfungen helfen dabei, Missbrauchsmuster schneller zu erkennen und können auch zur Einhaltung der Richtlinien beitragen. Um zu vermeiden, dass Mitarbeitende das elektronische Fahrtenbuch manipulieren und einen abweichend von der Tankkarte falschen Kilometerstand melden, wird empfohlen, regelmäßige Kontrollen und Überprüfungen durchzuführen.
Schulung der Fahrer und Förderung der Rechenschaftspflicht
Spezielle Schulungen für Fahrer:innen und Flottenmanager:innen können zu einer der wichtigsten Maßnahmen zur Prävention von Tankkartenbetrug gehören. Die Aufklärung und Sensibilisierung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für die sichere Nutzung von Tankkarten ist ein wesentlicher Bestandteil eines erfolgreichen Tankkartenmanagements. Fahrerinnen und Fahrer, die gut geschult sind und über die potenziellen Risiken aufgeklärt werden, können dann meist weniger anfällig für Fehler oder absichtlichen Missbrauch sein und damit aktiv zur Tankkartensicherheit beitragen.
Regelmäßige Schulungen zur korrekten Nutzung
Unternehmen sollten daher regelmäßige Schulungen anbieten, die den Fahrer:innen die richtige Verwendung der Tankkarten vermitteln, insbesondere für die neuen Mitarbeitenden. Dazu gehört die genaue Erklärung, wann die Tankkarte verwendet werden darf, welche Käufe damit zulässig sind und wie Belege ordnungsgemäß einzureichen sind. Diese Aufklärungen können dabei helfen, Missverständnisse zu vermeiden und sicherstellen, dass die Angestellten die Richtlinien des Unternehmens besser kennen und verstehen.
Sofortige Meldung verlorener oder gestohlener Karten
Wird eine Tankkarte verloren oder gestohlen, ist ein schnelles Verfahren zur Meldung entscheidend, um Missbrauch zu verhindern. Die Mitarbeitenden sollten wissen, dass sie den Verlust einer Karte umgehend melden müssen, damit diese schnell gesperrt und ersetzt werden kann. Idealerweise steht ihnen dafür auch abseits der gewöhnlichen Arbeitszeiten ein Notfallkontakt zur Verfügung. Eine klare Kommunikation dieses Prozesses hilft, die Sicherheit zu erhöhen und potenzielle Schäden für den Betrieb zu minimieren.
Stärkung der Rechenschaftspflicht aller Mitarbeitenden
Die Einführung von Ausgabenberichten und Feedback-Mechanismen kann die Rechenschaftspflicht der Mitarbeitenden fördern. Wenn die Ausgaben regelmäßig überprüft und mit den Berichten der Fahrerinnen und Fahrer abgeglichen werden, kann die Wahrscheinlichkeit steigen, dass die Tankkarten verantwortungsbewusster genutzt werden. Unternehmen können auch Anreizsysteme einführen, die eine kosteneffiziente Nutzung der Tankkarten belohnen und die Fahrer:innen dazu motivieren, verantwortungsvoll zu handeln.
Technologische Tools zur Verbesserung der Tankkartensicherheit
Neben klaren Prozessen und gut informierten Mitarbeitenden spielen geeignete Lösungen eine zentrale Rolle bei der Umsetzung und Durchsetzung von Sicherheitsmaßnahmen im Fuhrparkalltag. Digitale Tools ermöglichen es Flottenmanagern, Transaktionen in Echtzeit zu überwachen, Auffälligkeiten frühzeitig zu erkennen und bei Bedarf sofort einzugreifen.
Digitale Plattformen wie die Fleetcor App und das MyFleetcor Online-Portal unterstützen eine transparente und zentrale Steuerung der Tankkartennutzung. Ausgaben, Transaktionen und Nutzungsverhalten lassen sich kontinuierlich überprüfen und mit internen Richtlinien abgleichen.
Die Fleetcor App ermöglicht darüber hinaus sichere Tank- und Ladevorgänge direkt per Smartphone und ergänzt bestehende Sicherheitsmechanismen der Tankkarte. Zahlungen sind zuverlässig geschützt durch PIN, Gesichtserkennung oder Fingerabdruck. Karten können nur mit Freigabe durch den Flottenmanager in der App hinterlegt werden, sind immer einem einzelnen Nutzer zugeordnet und nur einmal registrierbar, um eine parallele Nutzung auf mehreren Geräten zu verhindern.
Ergänzend bieten solche Lösungen umfassende Reporting- und Analysefunktionen, mit denen sich ungewöhnliche Muster erkennen und dokumentieren lassen. Auf diese Weise wird es Unternehmen erleichtert, Compliance-Vorgaben im Tankkartenmanagement einzuhalten und sicherheitsrelevante Auffälligkeiten frühzeitig zu erkennen.
Durch die Integration der Fleetcor App und des MyFleetcor Online-Portals können Unternehmen ihre Compliance-Vorgaben im Tankkartenmanagement gezielt unterstützen und potenzielle Sicherheitslücken frühzeitig erkennen.
Sichern Sie Ihre Flotte mit umfassendem Tankkartenschutz
Die Tankkartensicherheit ist eine entscheidende Komponente für den Schutz eines Unternehmens vor Betrug und Missbrauch im Flottenbetrieb. Die Kombination von PIN-Schutz, der Einführung von Transaktionslimits und einer regelmäßigen Überprüfung der Systeme ermöglicht es Unternehmen, ihren Betrieb effizienter zu gestalten und potenzielle Sicherheitsrisiken frühzeitig zu erkennen.
Prüfen Sie deshalb Ihre aktuellen Sicherheitsstandards sowie die Möglichkeiten Ihrer Tankkartensysteme und passen Sie diese bei Bedarf zur Maximierung des Sicherheitsniveaus bei der Nutzung von Tankkarten an. Unser Team ist Ihnen gerne behilflich, um die fortschrittlichen Schutzfunktionen zu implementieren und dadurch die größtmögliche Tankkartensicherheit zu erreichen.Kontaktieren Sie unsere Experten, damit wir die besten Maßnahmen und Lösungen für Ihr Unternehmen finden.
Wir sind für Sie da
Artikel herunterladen
