Tankkarten sind ein wichtiges Werkzeug für Unternehmen mit eigenem Fuhrpark, weil sie eine einfache und effiziente Möglichkeit bieten,Tankvorgänge zu verwalten und zu überwachen. Sie können auch dabei helfen, den Verwaltungsaufwand zu reduzieren und den Überblick über die Ausgaben zu behalten, was wiederum die Betriebskosten senken kann. Es ist daher nicht verwunderlich, dass viele Unternehmen auf die Nutzung von Tankkarten nicht verzichten wollen – und in vielen Fällen auch gar nicht mehr können.
Allerdings können Tankkarten auch Risiken mit sich bringen, wenn sie nicht ordnungsgemäß verwaltet werden. Mögliche Fälle von Betrug, die unbefugte Nutzung durch Mitarbeitende oder Dritte sowie Datenmissbrauch können erhebliche finanzielle Schäden für Unternehmen verursachen. Die Implementierung eines robusten Tankkartenmanagements mit klaren Richtlinien und effektiven Sicherheitsmaßnahmen ist daher entscheidend, um diese Probleme zu minimieren. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, was Sie für mehr Tankkartensicherheit tun und die Risiken durch Missbrauch minimieren können.
Typische Sicherheitsrisiken bei der Nutzung von Tankkarten
Um Tankkarten effektiv schützen zu können, ist es wichtig, die potenziellen Risiken und Gefahren zu kennen. Denn nur so können sich gezielte Maßnahmen in der Tankkartenverwaltungen ergreifen lassen, mit dem Ziel, einen Missbrauch zu verhindern und einen möglichen finanziellen Schaden für das Unternehmen zu minimieren.
Unbefugte Nutzung durch Mitarbeitende und Dritte
Zu den häufigsten Formen des Tankkartenmissbrauchs zählt die unbefugte Nutzung der Tankkarte durch Mitarbeitende, die die Karte für private Zwecke einsetzen, oder durch Dritte, die unberechtigten Zugang zur Karte erhalten. Dies kann insbesondere dann geschehen, wenn keine klaren Richtlinien zur Verwendung der Tankkarte vorhanden sind oder wenn die Nutzung nicht regelmäßig überwacht wird. In manchen Fällen teilen Arbeitnehmende ihre Tankkarten-PIN mit Kolleg:innen, was die Nachverfolgbarkeit erschweren und das Risiko von Betrug deutlich erhöhen kann.
Skimming und Datenklau an der Zapfsäule
Eine weitere Bedrohung in Bezug auf die Tankkartensicherheit ist das sogenannte Skimming. Hierbei nutzen die Kriminellen spezielle Geräte, die an Zapfsäulen angebracht werden, um die Kartendaten während des Bezahlvorgangs abzugreifen. Die gestohlenen Daten können dann verwendet werden, um gefälschte Karten zu erstellen oder unbefugte Transaktionen durchzuführen. Beim Skimming können vor allem Tankstellen gefährdet sein, die nicht über moderne Zahlungstechnologien verfügen oder schlecht überwacht sind.
Elektronisches Fahrtenbuch manipulieren
Ein selten beachteter, aber nicht weniger gefährlicher Aspekt des Tankkartenmissbrauchs ist die Manipulation des elektronischen Fahrtenbuchs durch Mitarbeitende. Dazu gehört beispielsweise, dass Fahrerinnen und Fahrer einen falschen Kilometerstand melden, um höhere Kosten zu eigenen Gunsten rechtfertigen zu können. Aber auch das Einreichen von manipulierten bzw. gefälschten Belegen, die höhere Ausgaben ausweisen als tatsächlich getätigt wurden, sind keine Seltenheit. Um zu vermeiden, dass Mitarbeitende das elektronische Fahrtenbuch manipulieren und einen abweichend von der Tankkarte falschen Kilometerstand melden, wird empfohlen, regelmäßige Kontrollen und Überprüfungen durchzuführen.
Wie lässt sich ein Tankkartenmissbrauch aufdecken?
Um einen Missbrauch mit Tankkarten möglichst frühzeitig zu identifizieren, sollten Unternehmen auf bestimmte Warnsignale achten, beispielsweise ungewöhnlich häufige Tankstellenbesuche innerhalb kurzer Zeit, wiederholte Transaktionen außerhalb der üblichen Geschäftszeiten oder besonders hohe Ausgaben, die nicht dem üblichen Geschäftsalltag entsprechen. Diese Anzeichen können häufig auf eine unbefugte oder missbräuchliche Nutzung hindeuten und sollten sofort überprüft werden. Auch der Kauf von Produkten, die nicht mit Kraftstoff in Verbindung stehen (etwa Snacks oder alkoholische Getränke), sind typisch für einen Missbrauch.
Strategien für mehr Tankkartensicherheit und effiziente Verwaltung
Aus den zuvor genannten Gründen gehört die Implementierung bewährter Sicherheitsmaßnahmen zu einer der wichtigsten Aufgaben in der Tankkartenverwaltung und ist entscheidend, um die Tankkartensicherheit zu maximieren und möglichen Missbrauch zu minimieren. Unternehmen sollten hierbei auf eine Kombination aus technologischen Lösungen und organisatorischen Maßnahmen setzen, die wir im Folgenden genauer beschreiben.
Anwendung von klaren Nutzungsrichtlinien und Beschränkungen
Unternehmen sollten eindeutige Richtlinien für die Nutzung von Tankkarten festlegen, die den Mitarbeitenden klar kommuniziert werden. Dazu können Beschränkungen wie monatliche Ausgabenlimits, maximale Kaufbeträge pro Transaktion und Einschränkungen auf bestimmte Kraftstoffarten gehören. Diese Maßnahmen können dabei helfen, die Ausgaben zu kontrollieren und sie können das Risiko minimieren, dass die Karte für unbefugte Käufe verwendet wird. Idealerweise kann die Tankkarte speziell auf die jeweiligen Bedürfnisse des Mitarbeitenden angepasst werden: Beispielsweise könnte ein Lieferfahrer ein höheres Kartenlimit haben als ein Büroangestellter, der den Firmenwagen nur gelegentlich nutzt.
Einsatz moderner und sicherer Tankkartenverwaltungsdienste
Der Einsatz moderner Verwaltungsdienste von Tankkarten kann das Risiko von Skimming deutlich reduzieren. Tankkarten mit Chip bieten eine höhere Sicherheit, weil sie schwieriger zu kopieren sind als herkömmliche Magnetstreifenkarten. Zudem sollten die Karten mit einer sicheren PIN-Nummer geschützt sein, die regelmäßig aktualisiert wird.
Regelmäßige Aktualisierung der Sicherheitsprotokolle
Sicherheitsprotokolle sollten fortlaufend überprüft und an die aktuellen Bedrohungen angepasst werden. Dazu können auch die regelmäßige Änderung der Passwörter und PIN-Codes, die Anpassung der Zugriffsrechte für Mitarbeitende und die Einführung neuer Überwachungsinstrumente gehören. Durch regelmäßige Schulungen und Updates der Sicherheitsmaßnahmen können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Systeme auch gegen neue Formen des Tankkartenmissbrauchs bestmöglich geschützt sind.
Effektive Überwachung und Analyse von Tankkartentransaktionen
Die kontinuierliche Überwachung und Analyse von Tankkartentransaktionen, beispielsweise in einem übersichtlichen Online-Portal, ist ein wesentlicher Bestandteil einer sicheren Tankkartenverwaltung. Durch die Nutzung moderner Überwachungstools können Unternehmen potenziell betrügerische Aktivitäten frühzeitig erkennen und entsprechend reagieren.
Nutzung einer automatisierten Transaktionsüberwachung
Viele Tankkartenanbieter, darunter auch Fleetcor, setzen automatisierte Überwachungsfunktionen ein, die in der Lage sind, Tankkartentransaktionen in Echtzeit zu analysieren. Sie können somit dabei helfen, verdächtige Aktivitäten aufzudecken. Diese Tankkartenverwaltungsdienste verwenden Algorithmen, um Anomalien wie ungewöhnlich hohe Transaktionen oder Einkäufe außerhalb der regulären Arbeitszeiten zu erkennen. Dadurch können die Verantwortlichen des Fuhrparks rechtzeitig auf potenziellen Missbrauch aufmerksam gemacht werden und entsprechende Maßnahmen ergreifen, bevor größere (finanzielle) Schäden entstehen könnte.
Regelmäßige Audits und Abgleich von Berichten
Neben der automatisierten Überwachung sollten Unternehmen regelmäßige Audits der Tankkartenabrechnungen durchführen. Dabei werden die Transaktionen mit den Berichten der Fahrer:innen abgeglichen, um potenzielle Unregelmäßigkeiten schnell zu identifizieren. Bei Abweichungen sollten die Kilometerstände überprüft und verdächtige Belege genauer untersucht werden. Diese Prüfungen helfen dabei, Missbrauchsmuster schneller zu erkennen und können auch zur Einhaltung der Richtlinien beitragen.
Integration von GPS-Tracking zur Überprüfung
Die Integration von GPS-Tracking in das Flottenmanagementsystem kann die Sicherheit der Tankkartennutzung erheblich verbessern. GPS-Daten ermöglichen es, den Standort des Fahrzeugs in Echtzeit zu verfolgen und sicherzustellen, dass die Tankkarte nur in der Nähe des Fahrzeugs verwendet wird. Wenn eine Transaktion weit entfernt vom Standort des Fahrzeugs erfolgt, kann dies auf eine mögliche unbefugte Nutzung hindeuten und sollte sofort dementsprechend überprüft werden.
Schulung der Fahrer und Förderung der Rechenschaftspflicht
Die Aufklärung und Sensibilisierung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für die sichere Nutzung von Tankkarten ist ein wesentlicher Bestandteil eines erfolgreichen Tankkartenmanagements.
Fahrerinnen und Fahrer, die gut geschult sind und über die potenziellen Risiken aufgeklärt werden, können dann meist weniger anfällig für Fehler oder absichtlichen Missbrauch sein und damit aktiv zur Tankkartensicherheit beitragen.
Regelmäßige Schulungen zur korrekten Nutzung der Tankkarten
Unternehmen sollten daher regelmäßige Schulungen anbieten, die den Fahrer:innen die richtige Verwendung der Tankkarten vermitteln, insbesondere für die neuen Mitarbeitenden. Dazu gehört die genaue Erklärung, wann die Tankkarte verwendet werden darf, welche Käufe damit zulässig sind und wie Belege ordnungsgemäß einzureichen sind. Diese Aufklärungen können dabei helfen, Missverständnisse zu vermeiden und sicherstellen, dass die Angestellten die Richtlinien des Unternehmens besser kennen und verstehen.
Sofortige Meldung verlorener oder gestohlener Karten
Wird eine Tankkarte verloren oder gestohlen, ist ein schnelles Verfahren zur Meldung entscheidend, um Missbrauch zu verhindern. Die Mitarbeitenden sollten wissen, dass sie den Verlust einer Karte umgehend melden müssen, damit diese schnell gesperrt und ersetzt werden kann. Idealerweise steht ihnen dafür auch abseits der gewöhnlichen Arbeitszeiten ein Notfallkontakt zur Verfügung. Eine klare Kommunikation dieses Prozesses hilft, die Sicherheit zu erhöhen und potenzielle Schäden für den Betrieb zu minimieren.
Stärkung der Rechenschaftspflicht aller Mitarbeitenden
Die Einführung von Ausgabenberichten und Feedback-Mechanismen kann die Rechenschaftspflicht der Mitarbeitenden fördern. Wenn die Ausgaben regelmäßig überprüft und mit den Berichten der Fahrerinnen und Fahrer abgeglichen werden, kann die Wahrscheinlichkeit steigen, dass die Tankkarten verantwortungsbewusster genutzt werden. Unternehmen können auch Anreizsysteme einführen, die eine kosteneffiziente Nutzung der Tankkarten belohnen und die Fahrer:innen dazu motivieren, verantwortungsvoll zu handeln.
Fazit: Proaktive Maßnahmen für ein sicheres Tankkartenmanagement
Ein sicheres und effektives Tankkartenmanagement erfordert einen ganzheitlichen Ansatz, der klare Richtlinien, eine regelmäßige Überwachung, die Schulung der Mitarbeitenden und den Einsatz moderner Technologien kombinieren kann. Proaktive Maßnahmen, wie automatisierte Überwachungssysteme und regelmäßige Audits, können dazu beitragen, das Risiko eines Tankkartenmissbrauchs zu minimieren und die Effizienz des Flottenmanagements zu steigern.
Unternehmen, die diese Best Practices umsetzen, können das Risiko von Betrug und unbefugter Nutzung erheblich reduzieren und gleichzeitig die Kontrolle über ihre Kraftstoffkosten verbessern. Haben Sie noch Fragen dazu? Unser Team berät Sie gerne persönlich und verrät Ihnen, wie Sie Ihr Unternehmen vor einem Tankkartenmissbrauch schützen. Nehmen Sie dazu einfach Kontakt mit uns auf.
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