Tankkarten sind für viele Unternehmen und Arbeitnehmer ein unschätzbares Werkzeug, um den Tankvorgang zu vereinfachen, Kraftstoffkosten zu sparen und sämtliche Ausgaben einfach zu kontrollieren. Besonders für Unternehmen mit größeren Fuhrparks bieten Tankkarten ein Höchstmaß an Komfort und Effizienz. Aber auch für kleinere Betriebe stellen die Tankkarten eine gute Möglichkeit dar, die Prozesse zu erleichtern und somit Kosten zu sparen.
In diesem Ratgeber erklären wir Ihnen, wie das Tanken mit einer Tankkarte funktioniert, welche Möglichkeiten sowohl Unternehmen als auch Arbeitnehmer haben und wie sich die Vorteile einer Tankkarte optimal nutzen lassen.
Wie verwendet man eine Tankkarte für den Kauf von Kraftstoff?
Die Nutzung einer Tankkarte ist in der Regel unkompliziert und funktioniert ähnlich wie eine Kreditkarte.
Die Karte wird entweder an der Zapfsäule oder an der Kasse in den Kartenleser gesteckt oder kontaktlos verwendet. In der Regel muss die entsprechende PIN eingegeben werden. Je nach den individuellen Vorgaben des Unternehmens oder des Kartenanbieters kann auch die Eingabe des Kilometerstandes oder des Kfz-Kennzeichens erforderlich sein. Der Tankvorgang kann wie gewohnt durchgeführt werden.
Shell Tankkarte - Tankkartenlösung für Unternehmen
Sowohl für das Unternehmen als auch für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können sich verschiedene Vorteile ergeben, wie zum Beispiel ein schnellerer Tankvorgang, günstigere Preise oder Pannenschutz inklusive. Die effektive Nutzung einer Tankkarte ist der Schlüssel zur Maximierung ihrer Vorteile, wie in unserem Leitfaden zum Tankkartenmanagement beschrieben. Mit den verschiedenen Strategien zur Effizienzsteigerung lassen sich die Ausgaben besser kontrollieren und die Betriebskosten nachhaltig senken.
Tanken mit einer Tankkarte: Wie geht das überhaupt?
Das Tanken mit einer Tankkarte ist eine bequeme und einfache Möglichkeit, den Tankvorgang zu optimieren und die Kraftstoffkosten besser zu verwalten. Doch wie genau funktioniert der Vorgang? In dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihre Tankkarte richtig nutzen, von der Einrichtung bis zur Abrechnung, und wie Sie dabei sowohl Zeit als auch Geld sparen können.
Schritt 1: Einrichten Ihrer Tankkarte
Bevor Sie mit der Tankkarte tanken können, müssen Sie sicherstellen, dass sie ordnungsgemäß aktiviert und eingerichtet ist. Der Prozess ist in der Regel unkompliziert und erfolgt oft in Zusammenarbeit mit dem Kartenanbieter. Die Einrichtung ist meist in wenigen Schritten erledigt und nimmt nicht viel Zeit in Anspruch.
Aktivierung der Karte: Viele Karten müssen zuerst online oder telefonisch aktiviert werden. Folgen Sie den Anweisungen des Kartenanbieters.
Festlegen einer PIN: Für zusätzliche Sicherheit erhalten Sie entweder eine voreingestellte PIN oder müssen eine eigene PIN festlegen. Diese wird bei jedem Tankvorgang benötigt.
Registrierung im Online-Portal: Einige Anbieter, darunter auch Fleetcor, bieten ein Online-Portal oder eine App an, über die Sie Transaktionen überwachen und Limits einstellen können.
Nachdem Sie die Karte eingerichtet haben, können Sie diese an einer Tankstelle aus dem jeweiligen Akzeptanznetzwerk benutzen.
Schritt 2: Verwendung der Tankkarte an der Zapfsäule
Die Nutzung einer Tankkarte an der Zapfsäule ist denkbar einfach und unterscheidet sich in der Regel nicht vom herkömmlichen Tankvorgang. Je nach Tankstelle kann der Tankprozess jedoch etwas anders ablaufen: Bei einigen Anbietern können Sie direkt an der Zapfsäule bezahlen, weshalb die Karte bereits vor dem Tanken vorgezeigt werden muss. Bei vielen anderen Tankstellen funktioniert der Bezahlvorgang ähnlich wie beim herkömmlichen Tanken, sodass Sie Ihre Karte erst nach dem Tanken vorlegen müssen. Der eigentliche Bezahlvorgang läuft in der Regel ähnlich ab:
Tankkarte vorweisen: Führen Sie Ihre Tankkarte entweder durch den Kartenleser oder halten Sie sie an das Lesegerät, falls ein kontaktloses Bezahlen unterstützt wird.
PIN-Eingabe: Geben Sie Ihre PIN ein, die Sie bei der Aktivierung der Karte festgelegt haben.
Fahrzeugdaten eingeben (optional): Bei manchen Tankkarten müssen Sie zusätzliche Informationen wie Kilometerstand oder Fahrzeugkennzeichen eingeben. Dies dient der präzisen Überwachung und Nachverfolgung aller Ausgaben.
Beleg aufbewahren: Einige Tankkartenanbieter verlangen die Aufbewahrung des Belegs zur späteren Abrechnung bzw. Kontrolle. Es empfiehlt sich daher immer, den Beleg für Ihre Unterlagen mitzunehmen, falls er ausgehändigt wird.
Schritt 3: Nutzung von Tankkartenlimits und Ausgabenkontrolle
Die meisten Tankkarten, so auch die Angebote von Fleetcor, ermöglichen Ausgabenlimits, um Betrug und unberechtigte Ausgaben zu verhindern. Diese Limits können in der Regel individuell festgelegt werden, weshalb eine regelmäßige Anpassung und Kontrolle der jeweiligen Einschränkungen erforderlich sein kann.
Festlegung der Ausgabenlimits: Das Tankkartenlimit kann individuell festgelegt werden, sowohl die Obergrenze als auch der Zeitraum (z.B. täglich oder monatlich), in dem das Limit gilt. Auf diese Weise können unnötige oder unberechtigte Ausgaben vermieden werden.
Kartenfunktionalität einschränken: Viele Tankkarten können nicht nur zum Tanken, sondern auch zum Bezahlen von Dienstleistungen, Produkten oder Mautgebühren verwendet werden. Welche Karte für welche Funktion freigeschaltet ist, können Sie individuell festlegen.
Berichte und Benachrichtigungen: Nutzen Sie das Online-Portal oder die App, um Ihre Ausgaben zu überwachen und sicherzustellen, dass die festgelegten Limits eingehalten werden. Profitieren Sie vom doppelten Schutz: Sie können sich bei Erreichen des Limits oder bei ungewöhnlichen Transaktionen benachrichtigen lassen.
Das Rundum-Sorglos-Tool von Fleetcor
Schritt 4: Überprüfung von Transaktionen und Berichterstattung
Einer der größten Vorteile von Tankkarten ist die Möglichkeit, Transaktionen leicht zu überwachen und besser aufzuzeichnen. Dies kann Ihnen helfen, den Überblick über Ihre Ausgaben zu behalten und die betriebliche Effizienz zu steigern.
Online-Berichte einsehen: Loggen Sie sich regelmäßig in das Online-Portal ein, um Transaktionen zu überprüfen. Anbieter wie Fleetcor bieten detaillierte Berichte, die den Kraftstoffverbrauch und die Kosten für jedes Fahrzeug aufschlüsseln.
Rechnungsabgleich: Vergleichen Sie die Abrechnungen mit Ihren eigenen Aufzeichnungen oder den gesammelten Belegen, um Diskrepanzen oder Fehler schnell zu erkennen.
Ausgabenanalyse: Nutzen Sie die bereitgestellten Tools, um Ihre Kraftstoffkosten zu analysieren. Oft lassen sich Muster im Verbrauch erkennen und Möglichkeiten zur Kostensenkung finden.
Compliance-Anforderungen für Arbeitgeber
Neben den praktischen Vorteilen stellt der Einsatz von Tankkarten auch eine Vielzahl von Compliance-Anforderungen an den Arbeitgeber. Die Einhaltung dieser Vorgaben ist unerlässlich, um rechtliche Risiken, steuerliche Nachteile oder mögliche Bußgelder zu vermeiden.
Von Arbeitgebern wird dabei nicht nur erwartet, die Nutzungsrichtlinien klar zu definieren und auch sicherzustellen, dass diese konsequent befolgt werden; auch eine lückenlose Dokumentation und die regelmäßige Kontrolle der Verwendung sind erforderlich, um die ordnungsgemäße Nutzung zu gewährleisten. Durch die Einhaltung dieser Vorschriften fördern Unternehmen den Schutz nicht nur vor potenziellen rechtlichen Schwierigkeiten, sondern auch vor einem möglichen Tankkartenbetrug.
Klare Nutzungsrichtlinien festlegen
Firmen-Tankkarten unterliegen klaren Regelungen, die es zu beachten gilt, um deren Zweckbestimmung zu erfüllen. So dürfen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter diese Karten in den meisten Fällen ausschließlich für dienstliche Zwecke einsetzen, sofern es (meist im Arbeitsvertrag) nicht anders vereinbart ist. Dies bringt für den Arbeitgeber die Verpflichtung mit sich, klare Richtlinien zur Nutzung und zu den zulässigen Ausgaben festzulegen, um Missverständnisse oder Missbrauch zu vermeiden.
Es ist zudem wesentlich, dass die Kosten für alle getätigten Tankvorgänge vollständig und korrekt dokumentiert werden, um den steuerlichen Anforderungen gerecht zu werden und Transparenz über alle Transaktionen zu schaffen. Auf diese Weise kann leicht nachvollzogen werden, ob und in welchem Umfang eine private Nutzung erlaubt ist, und wie entsprechende Fahrten gegebenenfalls steuerlich berücksichtigt werden müssen.
Verpflichtung zur Aufzeichnung und Berichterstattung
Ein zentraler Aspekt der Compliance-Vorschriften betrifft die genaue Buchführung und Steuerberichterstattung. Wer für Firmenwagen eine Tankkarte bereitstellt, ist in der Pflicht, die Nutzung detailliert zu dokumentieren und sicherzustellen, dass alle steuerlich relevanten Informationen vollständig und nachvollziehbar festgehalten werden.
Hierzu zählt unter anderem, die Art und der Umfang der Fahrten zu dokumentieren, um zwischen privaten und geschäftlichen Fahrten unterscheiden zu können. Dies ist besonders wichtig, wenn die Karte für beide Zwecke genutzt werden kann, weil Auswirkungen auf die steuerliche Bewertung der Tankkosten entstehen. Eine klare und transparente Buchführung sowie die regelmäßige Prüfung der Aufzeichnungen können Unternehmen helfen, eventuelle Fehler zu vermeiden und im Zweifelsfall gegenüber den Behörden aussagefähig zu sein.
Steuerliche Auswirkungen und Compliance
Die steuerliche Behandlung von Tankkarten kann wesentliche Anforderungen mit sich bringen. Missbrauch oder eine ungenaue Dokumentation könnten die steuerliche Handhabung erschweren und unerwartete Nachzahlungen oder gar Bußgelder zur Folge haben.
Eine korrekte Dokumentation und eine klare Abgrenzung zwischen privater und beruflicher Nutzung sind unerlässlich, um zu versuchen, steuerliche Missverständnisse zu vermeiden.
Die Einhaltung der steuerlichen Vorschriften hilft somit nicht nur die Compliance zu sichern, sondern hilft auch, unangenehme finanzielle Überraschungen zu vermeiden. So müssen Arbeitgeber, die ihren Mitarbeiter:innen eine private Nutzung der Tankkarte erlauben, den geldwerten Vorteil korrekt berechnen und in die Lohnabrechnung integrieren. Auch die Mitarbeitenden sind deshalb in der Pflicht, eine ordentliche Dokumentation zu führen und einen Missbrauch zum eigenen Vorteil zu verhindern.
Best Practices für effektives Tanken mit Tankkarten
Die sichere und effiziente Nutzung Ihrer Tankkarte hängt von einigen bewährten Praktiken ab, die sowohl Kosten senken als auch den Kraftstoffverbrauch optimieren können. Achten Sie immer auf den Schutz Ihrer PIN, um Missbrauch zu verhindern. Geben Sie die PIN nicht weiter und achten Sie beim Tankvorgang auf eine diskrete Eingabe.
Trotz der Bequemlichkeit einer Tankkarte sollten Sie weiterhin die Kraftstoffpreise an verschiedenen Tankstellen vergleichen, um die günstigste Option zu finden. Die Tankkarten von Fleetcor können dabei helfen, Kosten zu sparen. Wenn Ihre Tankkarte die Erfassung des Kilometerstands erfordert, tragen Sie diesen immer möglichst genau ein, um eine zuverlässige Berichterstattung zu gewährleisten.
Hohe Ausgaben lassen sich vermeiden, indem Sie Limits für die Tankkarte festlegen und Transaktionen regelmäßig überprüfen. Damit stellen Sie sicher, dass nur autorisierte Käufe durch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter getätigt werden. Es ist ratsam, sich vorab mit den Notfallrichtlinien vertraut zu machen, um bei Verlust oder Diebstahl der Tankkarte schnell reagieren und einen Missbrauch verhindern zu können.
Um die geltenden Compliance-Vorgaben optimal zu erfüllen, empfiehlt es sich, klare Richtlinien zur Nutzung der Tankkarten festzulegen und diese regelmäßig an die Belegschaft zu kommunizieren. So wissen alle Mitarbeitenden genau, welche Kosten zulässig sind und wie sie die Karte entsprechend den Vorgaben verwenden sollen. Die Einführung regelmäßiger Schulungen ist eine bewährte Praxis, um das Bewusstsein der Mitarbeiter:innen für die Bedeutung der Einhaltung der Vorgaben zu stärken.
Darüber hinaus können automatische Kontrollmechanismen, die viele Tankkarten bereits bieten, dazu beitragen, eventuelle Unregelmäßigkeiten schnell zu erkennen und rechtzeitig zu reagieren. Nichtsdestotrotz ist es empfehlenswert, ein Vier-Augen-Prinzip einzuführen und Aufgaben, die in Zusammenhang mit den Tankkarten stehen, nicht allein an einzelne Mitarbeitende zu vergeben.
Eine gute Vernetzung von Compliance- und Maßnahmen zur Tankkartensicherheit bieten zudem den Vorteil, dass Betrug oder Missbrauch frühzeitig aufgedeckt und die Betriebssicherheit aufrechterhalten werden kann. Beispielsweise der Einsatz von PIN-Codes zur Identifikation kann dabei den Schutz vor unbefugtem Zugriff erhöhen und die ordnungsgemäße Nutzung sichern.
Unser Tipp: Maximieren Sie die Vorteile Ihrer Tankkarte!
Eine Tankkarte richtig zu nutzen, bedeutet mehr als nur das Tanken. Es geht darum, Ausgaben zu verwalten, Limits einzuhalten und Sicherheitsmaßnahmen zu beachten.
Die Einhaltung von Compliance-Vorgaben bei Tankkarten ist für Arbeitgeber nicht nur eine gesetzliche Verpflichtung, sondern eine wichtige Maßnahme zur Effizienzsteigerung und zur Reduzierung finanzieller Risiken. Eine sorgfältige Dokumentation aller Transaktionen, beispielsweise mithilfe des MyFleetcor Online-Portals, und eine klar definierte Nutzungspraxis tragen dazu bei, die Vorteile von Tankkarten effizient zu nutzen und gleichzeitig rechtliche Probleme zu vermeiden.
Schlussendlich überwiegen jedoch die Vorteile, denn unter Beachtung der oben genannten Schritte ist es möglich, nicht nur Zeit und Geld zu sparen, sondern auch den Verwaltungsaufwand erheblich zu reduzieren.
Entdecken Sie jetzt, wie Sie Ihre Tankkarte optimal managen und profitieren Sie von maximaler Effizienz und Kontrolle! Nehmen Sie gerne Kontakt mit uns auf, um in den Genuss aller Vorteile zu kommen und langfristig zu profitieren.
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