Geldwerter Vorteil: Ist eine Tankkarte ein „geldwerter Vorteil“?

Für zahlreiche Unternehmen sind Tankkarten eine beliebte Benefit-Leistung für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, die praktische wie finanzielle Vorteile bieten – und das nicht nur im Arbeitsalltag. Aus diesem Grund gelten Tankkarten unter bestimmten Voraussetzungen allerdings auch als „geldwerter Vorteil“, der sowohl rechtliche als auch steuerliche Verpflichtungen nach sich zieht. Ob eine Tankkarte als geldwerter Vorteil eingestuft wird, hängt von ihrer Nutzung und den damit verbundenen steuerlichen Verpflichtungen ab.

Deshalb ist es sowohl für Unternehmen als auch für Arbeitnehmer:innen wichtig, die Regelungen rund um den geldwerten Vorteil zu verstehen und stellt eine Möglichkeit dar, rechtliche Fallstricke zu vermeiden und Steuererleichterungen optimal nutzen. Neben den Maßnahmen zur Tankkartensicherheit, die einen Fuhrpark vor Betrug schützen können, ist das Verständnis der steuerlichen Aspekte entscheidend.

Wann gilt eine Tankkarte als geldwerter Vorteil?

Ob eine Tankkarte als geldwerter Vorteil gewertet wird, hängt von den jeweiligen Nutzungsbedingungen ab: Erlaubt ein Arbeitgeber die private Nutzung der Tankkarte, ist dies in der Regel als geldwerter Vorteil steuerpflichtig. Die Nutzung der Tankkarte für private Fahrten kann einen Sachbezug darstellen und könnte daher wie ein zusätzliches Einkommen behandelt werden, das in die Steuererklärung einfließen müsste.

Wird die Tankkarte hingegen ausschließlich für dienstliche Zwecke genutzt und ist dies auch klar geregelt, wird in den meisten Fällen keine Steuerpflicht anwendbar, weil der Sachbezug rein geschäftlicher Natur ist. In Fällen, in denen eine Tankkarte sowohl dienstlich als auch privat genutzt wird, muss eine entsprechende Trennung vorgenommen werden. Der private Anteil ist dann als geldwerter Vorteil zu versteuern, während der berufliche Anteil steuerfrei bleibt.

Steuerliche Verpflichtungen für Arbeitgeber

Unternehmen müssen bei der Ausgabe von Tankkarten die steuerrechtlichen Rahmenbedingungen beachten, um die Anforderungen an die Compliance zu erfüllen. Dabei geht es nicht nur um die Einhaltung der Steuergesetze, sondern auch um eine korrekte Dokumentation, um mögliche steuerliche und rechtliche Konsequenzen zu vermeiden. Kurzum: Unternehmen und Mitarbeitende müssen klar festlegen, wie die Tankkarte genutzt werden darf, ob eine private Nutzung möglich ist und welche steuerlichen Verpflichtungen sich aus der dokumentierten Nutzung ergeben könnten.

Sollten die Tankkarten dahingehend als geldwerter Vorteil eingestuft werden, so sind Arbeitgeber verpflichtet, diese in der Lohnabrechnung auszuweisen und dem Finanzamt zu melden. Die steuerliche Behandlung erfolgt dann je nach Nutzung der Tankkarte. Vor allem bei gemischter Nutzung (sowohl dienstlich als auch privat) ist der Anteil der privaten Fahrten genau zu dokumentieren. Hier können Fahrtenbücher oder spezifische Softwarelösungen, wie das MyFleetcor Online-Portal, helfen, die Kilometerstände und Fahrten aufzuzeichnen und zu klassifizieren.

Um die steuerlichen Auswirkungen für die Arbeitnehmenden transparent zu machen, sollten Unternehmen alle relevanten Informationen bereitstellen und den Mitarbeiter:innen deutlich machen, wie sich die Nutzung der Tankkarte auf das zu versteuernde Einkommen auswirkt. Das hilft, mögliche Strafen oder Nachzahlungen zu vermeiden und die Nutzung von Tankkarten für die Arbeitnehmenden rechtssicherer zu gestalten.

Maximierung der Vorteile für Arbeitgeber und Arbeitnehmende

Sowohl Unternehmen als auch Arbeitnehmer:innen sollten sich bestmöglich informieren und mit dem zuständigen Steuerberater sprechen, um die Vorteile der Tankkarten zu maximieren. So besteht unter Umständen die Möglichkeit, die Tankkartenvorteile pauschal zu versteuern, was den Aufwand vereinfacht und das Steuerverfahren für die Mitarbeitenden transparenter macht. Die Regelungen zur Pauschalisierung sind vor allem für Unternehmen attraktiv, die eine große Anzahl an Mitarbeitenden mit Tankkarten ausstatten.

Im Zusammenhang mit der privaten Nutzung von Tankkarten ist es zudem ratsam, die gültigen Steuerfreibeträge zu kennen, um den steuerlichen Aufwand für Arbeitnehmende zu minimieren. Wichtig: Die Freibeträge werden je nach Gesetzgebung angepasst und sollten im Rahmen des jährlichen Steuerupdates geprüft werden. Kontaktieren Sie hierzu im Idealfall Ihren zuständigen Steuerberater.

Des Weiteren können Unternehmen durch gezielte Sicherheitsmaßnahmen, beispielsweise die Reglementierung der Tankkarten durch Ausgabenlimits oder das Monitoring der Nutzung, das Risiko von Missbrauch und Fehlern reduzieren und somit zusätzliche Steuerbelastungen vermeiden. Kurzum: Ein guter Schutz der Tankkarten kann nicht nur die Einhaltung der Vorschriften verbessern, sondern auch das Vertrauen der Mitarbeiter:innen stärken.

Fazit: Tankkarten und die Bedeutung des geldwerten Vorteils

Tankkarten können für Mitarbeitende und Unternehmen viele Vorteile bieten, sind jedoch steuerlich relevant und müssen entsprechend verwaltet werden. Diesbezüglich ist wichtig zu wissen, wann ein geldwerter Vorteil durch die Tankkarte entsteht, um sich vor den möglichen (teuren) Konsequenzen des Steuerrechts zu schützen.

Für Unternehmen könnte das Verständnis der geltenden Steuervorschriften sowie klare Nutzungsvereinbarungen und Dokumentationen entscheidend sein, um rechtliche oder steuerliche Risiken zu minimieren. Nehmen Sie diesbezüglich gerne Kontakt mit uns auf, um mehr über die effektive Verwaltung von Tankkarten und die Maximierung der steuerlichen Vorteile zu erfahren.

Hinweis: Wir übernehmen keine Haftung für die Richtigkeit der bereitgestellten Informationen. Alle Inhalte auf unserer Webseite dienen lediglich dem unverbindlichen Informationszweck und stellen keine Steuer- oder Rechtsberatung dar. Für individuelle steuerliche Fragen und detaillierte Informationen empfehlen wir, einen Steuerberater oder Fachanwalt für Steuerrecht zu konsultieren.