Zarządzanie flotą pojazdów to spore wyzwanie i niezależnie od wielkości tej floty zdecydowanie warto pomyśleć o kartach paliwowych. To prosty sposób na oszczędność i lepsze monitorowanie zużycia paliwa, który ułatwia nieco pracę kierowców. Czy rzeczywiście tak łatwo nie płacić podatku od paliwa i czy karta paliwowa niesie jakieś korzyści również dla pracowników?
Jak działa karta paliwowa i czy to benefit pracownika czy pracodawcy?
W Polsce nie istnieje niestety określona miesięczna kwota wolna od podatku dla świadczeń niepieniężnych, takich jak właśnie choćby karta paliwowa (przykładowo w Niemczech jest to kwota 50 euro miesięcznie). Każde świadczenie pozapłacowe jest więc traktowane jako dodatkowe wynagrodzenie, od którego należy zapłacić podatek i składkę ZUS.
Karta flotowa może być więc benefitem pozapłacowym dla pracownika, ale używana przez niego do celów prywatnych będzie zawsze obciążona obowiązkowymi składkami.
Używając karty paliwowej jedynie w podróżach służbowych, jedyną korzyścią dla pracownika jest tak naprawdę komfort – nie musi pokrywać kosztów paliwa z własnej kieszeni, a następnie rozliczać poniesionych kosztów.
Karta paliwowa w Polsce stanowi więc głównie korzyść dla pracodawcy. Dopóki służy do pokrywania wyłącznie służbowych wydatków, a więc po stronie pracownika nie powstaje przychód, pracodawca może częściowo lub w całości odliczyć od paliwa podatek VAT, a także zaliczyć wydatki na paliwo do kosztów firmowych – to oszczędność na paliwie dla floty.
Karta paliwowa a odliczenie VAT
Korzystanie z karty paliwowej przez pracownika pozostaje nieopodatkowane, jeśli zostają spełnione określone wymogi prawne. Co dokładnie musi być ściśle przestrzegane, by pracodawca mógł odliczyć podatek?
Wspomniany brak korzyści dla pracownika, a więc paliwo musi być zużywane tylko i wyłącznie do celów służbowych
Karta paliwowa jest przypisana do konkretnego pojazdu służbowego (innymi słowy jest to karta paliwowa na okaziciela), a nie do pracownika – jest więc dla kierowcy narzędziem pracy, a nie benefitem. Nie musimy dodawać, że taki służbowy pojazd również może być wykorzystywany jedynie w zakresie działalności firmy.
Nie jest to obowiązek, ale zdecydowanie to polecamy – warto prowadzić ewidencję użytkowania pojazdów, szczególnie jeśli myślimy o pełnym odliczeniu podatku VAT od paliwa i czerpaniu pełnych korzyści z karty paliwowej.
Jak widać odliczenie podatku VAT nie jest zbyt skomplikowane i można w dość łatwy sposób wygenerować tę oszczędność. Nie można wtedy jednak oferować pracownikom karty paliwowej w formie benefitu pozapłacowego.
Wdrożenie kart paliwowych w swojej firmie transportowej
Jeśli myślisz o wprowadzeniu kart paliwowych w swojej firmie, warto to dobrze zaplanować i jak w przypadku każdego nowego narzędzia – zrobić porządny research. Jak już wiesz, karty to dobry sposób na oszczędność, więc naprawdę warto to przemyśleć.
Pierwszy krok to wybór odpowiedniego usługodawcy – porównaj oferty poszczególnych dostawców biorąc pod uwagę sieci stacji, które obejmują ich karty paliwowe, warunki rozliczeń i dodatkowe usługi (czasami w ramach karty paliwowej można np. korzystać z myjni lub dokonywać opłat drogowych). Można też sprawdzić czy jest możliwa integracja karty paliwowej z gps.
Kolejny krok to podpisanie umowy i to moment, w którym warto ustalić wewnętrzne zasady korzystania z waszych kart paliwowych w firmie. I to, co pewnie interesuje cię najbardziej – karta paliwowa a VAT. Jak już wiesz, chcąc odliczyć podatek VAT od paliwa musisz dopilnować, by karty były przypisane do konkretnych samochodów z twojej floty i wykorzystywane do opłacania jedynie służbowych przejazdów. Dokonaj ustaleń na temat tego kto może używać kart i jakie obowiązują limity.
Bardzo ważne jest zintegrowanie systemu kart paliwowych z twoją księgowością (warto rozważyć usługi telematyczne). To kluczowe do późniejszego procesu odliczania podatku. Faktury zbiorcze od operatora muszą być prawidłowo księgowane, a dane z kart analizowane. Rozważ też prowadzenie ewidencji przebiegu twojej floty – to się przyda przy kontrolach i zwiększy transparentność działań.
Ograniczenia prawne i zgodność z przepisami
Istnieją jasne przepisy prawne, których zarówno pracodawcy, jak i pracownicy muszą przestrzegać, aby firma czerpała korzyści z kart paliwowych. Ich użytkowanie musi być zgodne z przepisami podatkowymi, z art. 88a ustawy o VAT na czele. To artykuł, który reguluje prawo do odliczania podatku naliczonego od zakupu paliwa i usług eksploatacyjnych.
Kluczowa jest tutaj wspomniana już dokumentacja i ścisłe przestrzeganie zasad przez kierowców. Pełne odliczenie VAT jest możliwe tylko jeśli pojazd jest wykorzystywany wyłącznie w ramach działalności firmy, a ta prowadzi szczegółową ewidencję przebiegu.
W innym wypadku, jeśli nie będziesz prowadzić wspomnianej już kilka razy ewidencji przebiegu, domyślnie uznaje się, że samochód jest używany także prywatnie (przez ciebie lub pracownika) i przysługuje ci możliwość odliczenia jedynie 50% podatku VAT. Jeśli natomiast ty lub pracownik opłacicie paliwo za prywatny przejazd kartą paliwową, odliczenie VAT-u będzie niemożliwe. Wszystko zależy więc od tego kto, czym i po co jeździ, oraz jak przebiega rozliczanie podróży służbowych.
Dlatego aby uniknąć ryzyka uznania karty paliwowej za pozapłacowe świadczenie na rzecz pracownika, warto jasno wskazać, że taka karta służy jedynie do realizacji służbowych obowiązków. W innym wypadku konieczne może być zapłacenie podatku i składek ZUS.
Co więcej, pracodawca musi dopilnować, aby karta paliwowa była wykorzystywana wyłącznie w podróżach służbowych lub w określonych ramach. Konieczne jest również prowadzenie ewidencji korzystania z karty paliwowej, aby móc udowodnić prawidłowe wykorzystanie w przypadku ewentualnej kontroli ze strony urzędu skarbowego. Większość kart paliwowych oferuje już tę opcję przechowywania danych, więc nie ma dodatkowego obciążenia administracyjnego.
Co poza podatkiem VAT?
Nie oszukujmy się – możliwość odliczenia podatku VAT jest czymś, co najbardziej zachęca właścicieli firm transportowych do wprowadzenia kart paliwowych. Ale to nie jest jedyny benefit. Karty paliwowe dają nam większą kontrolę nad kosztami i bardzo upraszczają proces rozliczeń. Wszystkie zestawienia mamy w formie elektronicznej, jednolite i czytelne, a zbiorcze faktury pozwalają na szybką i przejrzystą analizę wydatków.
Możemy monitorować podejrzane transakcje i wprowadzać limity, a to z kolei daje duże poczucie bezpieczeństwa i zmniejsza ryzyko nadużyć. Analiza zużycia paliwa staje się prosta i przejrzysta. Jeśli wybierzemy odpowiedniego dostawcę usług, jest też szansa na zintegrowanie systemu kart paliwowych z używanym przez nas systemem księgowym czy systemem zarządzania flotą. Kierowcy z kolei nie muszą gromadzić setek paragonów, ani płacić własnymi środkami.
Chcesz dowiedzieć się trochę więcej o tych korzyściach i o odliczaniu podatku VAT dzięki używaniu kart paliwowych lub interesują cię oszczędności na paliwie dla floty? Skontaktuj się z nami w celu uzyskania indywidualnej konsultacji i dowiedz się, jak możesz w pełni wykorzystać zalety naszych kart paliwowych! Czekamy na twoją wiadomość.
Uwaga: Nie ponosimy odpowiedzialności za dokładność podanych informacji. Wszystkie treści na naszej stronie internetowej służą wyłącznie niewiążącym celom informacyjnym i nie stanowią porady podatkowej ani prawnej w ścisłym tego słowa znaczeniu. W przypadku indywidualnych pytań podatkowych i szczegółowych informacji zalecamy skonsultowanie się z doradcą podatkowym lub prawnikiem specjalizującym się w podatkach.
Artikel herunterladen
