Karty paliwowe są popularnym narzędziem w firmach transportowych i logistycznych, umożliwiającym bezgotówkowe rozliczanie kosztów paliwa oraz innych usług związanych z eksploatacją pojazdów. W zależności od sposobu ich wykorzystania, mogą być uznane za świadczenie pieniężne, co wiąże się z określonymi konsekwencjami podatkowymi.
Jeśli myślisz o wprowadzeniu kart paliwowych dla swoich pracowników, ale nie wiesz jak się za to zabrać i zastanawia cię jak prawidłowo rozliczać karty paliwowe, nasz artykuł na pewno rozjaśni sprawę. Zarówno dla twojej firmy, jak i jej pracowników kluczowe będzie zrozumienie przepisów dotyczących świadczeń pozapłacowych – dzięki temu łatwiej uniknąć prawnych pułapek i optymalnie wykorzystać ulgi podatkowe.
Kiedy karta paliwowa jest uznawana za świadczenie pieniężne?
Zgodnie z polskim prawem podatkowym, jeśli pracownik korzysta z karty paliwowej do celów prywatnych, wartość takiego świadczenia jest traktowana jako dodatkowy przychód i podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych (PIT) oraz składkom na ubezpieczenia społeczne: „/…/ karta paliwowa z określonym limitem tankowania stanowi świadczenie, które zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy podatkowej stanowi przychód pracownika”.
W przypadku wyłącznie służbowego użytkowania karty i jest to wyraźnie uregulowane, w większości przypadków nie ma zastosowania obowiązek podatkowy, ponieważ świadczenie rzeczowe ma charakter czysto biznesowy. Nie występuje wtedy obowiązek doliczania wartości do przychodu pracownika.
W sytuacjach, gdzie karta paliwowa jest wykorzystywana zarówno do celów służbowych, jak i prywatnych, konieczne jest dokładne dokumentowanie przebiegu pojazdu, na przykład poprzez prowadzenie ewidencji kilometrów, w celu ustalenia proporcji użytkowania i odpowiedniego rozliczenia podatkowego. Prywatna część podlega opodatkowaniu jako świadczenie pieniężne, natomiast część zawodowa pozostaje wolna od podatku.
Rozliczanie kart paliwowych – obowiązki pracodawcy
Korzystając z kart paliwowych, twoja firma musi stosować się do przepisów podatkowych, aby spełnić wymogi zgodności. Chodzi tu nie tylko o przestrzeganie przepisów podatkowych, ale także o prawidłową dokumentację, która pozwoli uniknąć ewentualnych konsekwencji podatkowych i prawnych. Krótko mówiąc: musisz jasno określić, w jaki sposób pracownicy mogą używać karty paliwowej, czy możliwe jest jej wykorzystanie do celów prywatnych oraz jakie zobowiązania podatkowe mogą wynikać z udokumentowanego użycia.
Jako pracodawca, udostępniając pracownikom karty paliwowe powinieneś:
Sporządzić pisemne umowy lub regulaminy określające zasady korzystania z kart paliwowych, w tym informacje o dopuszczalności użytkowania prywatnego.
Dokumentować wykorzystanie kart, zwłaszcza w przypadku mieszanych celów użytkowania, aby móc prawidłowo rozliczyć świadczenia w kontekście podatkowym.
Uwzględniać wartość świadczeń wynikających z prywatnego użytkowania kart paliwowych w listach płac oraz deklaracjach podatkowych i ubezpieczeniowych.
Jeżeli karty paliwowe stanowią świadczenie pieniężne, jako pracodawca masz obowiązek wykazać je w liście płac i zgłosić do urzędu skarbowego. W takim przypadku rozliczenie podatkowe zależy od sposobu wykorzystania karty paliwowej. Zwłaszcza w przypadku podróży o mieszanym przeznaczeniu (biznesowym i prywatnym) należy dokładnie udokumentować udział podróży prywatnych. W tym przypadku dzienniki pokładowe i korzystanie ze specjalistycznych oprogramowań, takich jak choćby nasze narzędzie MyFleetcor, mogą okazać się pomocne w rejestrowaniu i klasyfikowaniu przejechanych kilometrów i podróży.
Aby zapewnić pracownikom przejrzystość kwestii podatkowych, dobrze jest udostępniać im wszelkie istotne informacje i jasno wyjaśniać, w jaki sposób korzystanie z karty paliwowej wpływa na ich dochód podlegający opodatkowaniu. Pomaga to uniknąć ewentualnych kar lub dodatkowych opłat i sprawia, że korzystanie z kart paliwowych jest dla pracowników bezpieczniejsze pod względem prawnym.
Karty paliwowe a VAT – jak go odliczać?
Zgodnie z interpretacjami podatkowymi, możliwość odliczenia podatku VAT od zakupów dokonanych za pomocą kart paliwowych zależy od struktury transakcji:
Jeśli karta paliwowa jest wydawana przez pośrednika (np. firmę leasingową) i spełnione są określone warunki, transakcja może być traktowana jako świadczenie usług, co wpływa na możliwość odliczenia VAT.
W przypadku bezpośrednich zakupów paliwa od dostawców, gdzie nabywca decyduje o warunkach zakupu i ponosi pełne koszty, możliwe jest traktowanie transakcji jako dostawy towarów, co umożliwia odliczenie VAT.
Warto tutaj zasięgnąć opinii doradcy podatkowego, aby ustalić prawidłowe podejście do odliczania VAT w konkretnym przypadku.
Wnioski: Karty paliwowe i znaczenie korzyści finansowych
Karty paliwowe są użytecznym narzędziem w zarządzaniu flotą pojazdów i mogą oferować pracownikom i firmom wiele dobrego, ale są obciążone podatkami i należy nimi odpowiednio zarządzać.
W tym kontekście ważne jest, aby wiedzieć, kiedy z tytułu posiadania karty paliwowej wynika korzyść pieniężna, aby zabezpieczyć się przed możliwymi (kosztownymi) konsekwencjami prawnymi wynikającymi z przepisów podatkowych. Kluczowe jest także jasne określenie zasad ich użytkowania oraz dokładne dokumentowanie przebiegu pojazdów, aby uniknąć nieprawidłowości w rozliczeniach.
Dla firm zrozumienie obowiązujących przepisów podatkowych oraz jasne umowy i dokumentacja dotyczące korzystania z usług mogą okazać się kluczowe dla zminimalizowania ryzyka prawnego lub podatkowego. Chcesz dowiedzieć się więcej na temat efektywnego zarządzania kartami paliwowymi i maksymalizacji korzyści podatkowych? Skontaktuj się z nami!
Uwaga: Powyższe informacje mają charakter ogólny i nie stanowią porady prawnej ani podatkowej. W celu uzyskania szczegółowych informacji dostosowanych do konkretnej sytuacji, należy skonsultować się z odpowiednim specjalistą.
Artikel herunterladen
