Les cartes carburant se sont largement démocratisées ces dernières années. Elles sont désormais un outil incontournable de gestion de flotte pour les entreprises, qui y trouvent de nombreux avantages. Une carte carburant permet un règlement simple et rapide des frais de carburant lors des déplacements professionnels, tout en facilitant la gestion des coûts pour l’employeur. Toutefois, leur utilisation soulève un certain nombre de questions fiscales qu’il est essentiel de bien maîtriser.
Dans cet article, nous dressons un état des lieux général des règles fiscales appliquées aux cartes carburant en Belgique et des points de vigilance à considérer lors de la déclaration fiscale. Nous tenons cependant à rappeler que les informations présentées sont fournies à titre informatif et qu’elles ne constituent en aucun cas un substitut à l’avis d’un conseiller fiscal spécialisé. Pour toute question spécifique, il est vivement recommandé de faire appel à un conseiller fiscal ou à un avocat spécialisé.
Fiscalité des cartes carburant : ce qu’il faut retenir
Payer ou ne pas payer d’impôts sur les cartes carburant ? C’est toute la question. Ce qu’il faut retenir, c’est que l’imposition des cartes carburant dépend essentiellement de leur usage. Lorsqu’elles sont exclusivement utilisées à des fins professionnelles, elles ne génèrent aucune charge fiscale supplémentaire, ni pour l’employeur ni pour le collaborateur, car les frais de carburant sont pris en charge par l’entreprise et considérés comme des frais professionnels. En revanche, si la carte est utilisée pour des trajets privés, ou pour des déplacements mixtes (professionnels et privés), des conséquences fiscales s’appliquent. Il est donc primordial d’établir une distinction claire entre ces deux types d’utilisation. Pour éviter tout risque de redressement fiscal, les employeurs doivent informer leurs collaborateurs des règles en vigueur et mettre en place une politique claire au sein de l’entreprise.
Carte carburant et ATN : comment évaluer l’avantage imposable ?
Lorsqu’un collaborateur utilise une carte carburant pour des trajets privés, cette utilisation est assimilée à un « avantage de toute nature (ATN) », ce qui signifie qu’elle est considérée comme un revenu imposable. L’ATN est soumis à l’impôt sur le revenu ainsi qu’aux cotisations sociales. D’où l’importance, une nouvelle fois, de bien distinguer les trajets privés des déplacements professionnels.
Pour éviter toute ambiguïté, il est conseillé aux entreprises de formaliser une charte d’utilisation précisant que la carte ne peut être utilisée que dans le cadre strictement professionnel. En intégrant cette restriction dans le contrat de travail, l’entreprise s’assure que les collaborateurs ne sont pas imposés sur un ATN et prévient ainsi tout risque de contentieux fiscal.
Obligations fiscales des entreprises et des collaborateurs
Lorsqu’un collaborateur utilise sa carte pour des trajets privés, cette utilisation est assimilée à un « avantage de toute nature », donc comme un revenu imposable.
Les règles fiscales en Belgique sont très strictes en matière de cartes carburant. Lorsqu’un employeur met une carte à disposition d’un collaborateur, il est tenu de déclarer précisément à l’administration fiscale l’utilisation privée qui en est faite. Il doit également tenir un régistre détaillé permettant de distinguer clairement les trajets professionnels des trajets privés.
De leur côté, les employés doivent s’acquitter de l'impôt sur le revenu correspondant à l’ATN généré par l’utilisation privée de la carte. Pour éviter tout litige, il est essentiel que les entreprises communiquent régulièrement sur ces obligations et encadrent formellement l’usage des cartes carburant.
Un point crucial pour l’employeur est de déclarer correctement l’utilisation privée qui est faite de la carte. En cas de fraude avérée ou d’oubli dans la déclaration, l’entreprise s’expose à des pénalités fiscales, des arriérés d’impôts et des sanctions financières. Afin d’éviter ces désagréments, il est recommandé de bien tenir à jour les données d’utilisation et de confier la gestion fiscale des cartes carburant à un expert-comptable ou à un conseiller fiscal.
Le cas particulier des cartes carburant associées à une voiture de société
Lorsqu’une entreprise met à disposition de ses collaborateurs à la fois une voiture de société ET une carte carburant, le calcul de l’ATN (avantage de toute nature) diffère. Une voiture de société est systématiquement considérée comme un avantage de toute nature et doit donc être déclarée comme telle à l’administration fiscale. La valeur de l’avantage est ensuite calculée en fonction de la valeur catalogue du véhicule et de son taux d’émission de CO2.
Dans ce cas précis, l’utilisation d’une carte carburant ne génère pas d’ATN supplémentaire, même si le collaborateur l’utilise pour des trajets privés. En effet, le carburant est inclus dans l’évaluation globale de l’ATN du véhicule.
Précision : À partir du 1er janvier 2026, les entreprises belges ne pourront plus déduire fiscalement les coûts liés aux voitures de sociétés thermiques ou hybrides. Seules les voitures 100% électriques bénéficieront d’un taux de déductibilité de 100%. N'hésitez pas à consulter un conseiller fiscal pour en savoir plus sur ces évolutions.
Comment alléger la charge administrative liée aux cartes carburant ?
Au premier abord, la charge fiscale liée aux cartes carburant peut sembler complexe. Pour réduire la charge administrative, il suffit cependant de mettre en place un certain nombre de bonnes pratiques.
Choisir la bonne carte carburant, tout d’abord, est essentiel. Toutes les cartes carburant FleetCor offrent un accès facilité aux données d’utilisation des véhicules et permettent de distinguer rapidement les trajets professionnels des trajets privés, ce qui simplifie considérablement la déclaration fiscale.
En outre, il peut être judicieux d'interdire aux collaborateurs l'utilisation privée d'une carte carburant d'entreprise. Si une tolérance est accordée, un suivi rigoureux des données et des trajets privés doit être mis en place.
Les règles fiscales étant susceptibles d’évoluer, il est essentiel de se tenir informé des évolutions réglementaires et de bien vérifier que l’utilisation des cartes carburant par les collaborateurs n’enfreint pas la politique de l’entreprise. En sensibilisant régulièrement les collaborateurs aux implications fiscales des cartes carburant, l’employeur limite les erreurs et garantit une gestion transparente.
Conclusion : respecter scrupuleusement les obligations fiscales
La gestion fiscale des cartes carburant concerne aussi bien les employeurs que les collaborateurs. Un suivi précis des trajets privés et une bonne gestion de flotte d’entreprise sont des solutions simples qui limitent considérablement les risques d’abus ou de contentieux.
Il est essentiel que l'employeur et l'employé aient connaissance de leurs obligations respectives pour éviter tout risque de redressement fiscal. La première étape consiste à distinguer clairement les trajets professionnels des trajets privés. Un suivi rigoureux des données d’utilisation, enfin, est la clé d’une gestion fiscale transparente et sereine.
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Précision : Fleetcor décline toute responsabilité quant à l’exactitude des informations énoncées dans l’article ci-dessus. Les contenus présentés sur notre site le sont à titre informatif et ne constituent ni un conseil fiscal ni un avis juridique. Pour toute précision ou question spécifique, nous vous recommandons de faire appel à un conseiller fiscal ou à un avocat spécialisé.
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