Tankkarten haben sich in den letzten Jahren zu einer beliebten Möglichkeit entwickelt, um Mitarbeitenden auf ihren dienstlichen Fahrten schnell und unkompliziert mit Kraftstoff zu versorgen. Unternehmen profitieren von einer effizienten Lösung, die anfallenden Fuhrparkkosten einfacher zu verwalten. Neben der Kosteneffizienz bieten Tankkarten auch erhebliche Vorteile bei der Personalkosten-Kontrolle und können durch Rabatte von bis zu 3 Cent pro Liter zu direkten Einsparungen führen. Doch neben diesen Vorteilen sollten auch die steuerlichen Auswirkungen von Tankkarten vollständig beachtet und verstanden werden.
Dieser Artikel dient dazu, einen allgemeinen Überblick über die möglichen steuerlichen Auswirkungen im Zusammenhang mit Tankkarten zu bieten. Er sollte jedoch nicht als Ersatz für eine professionelle Beratung durch einen Steuerberater angesehen werden und dient ausschließlich Informationszwecken. Bei spezifischen Fragen empfehlen wir dringend, sich an einen qualifizierten Steuerberater zu wenden. Denn ein pflichtbewusster Umgang mit Steuern ist im breiteren Kontext des Tankkartenmanagements entscheidend.
Besteuerung von Tankkarten: Worauf kommt es an?
Ob und wie Tankkarten besteuert werden, hängt stark davon ab, wie sie genutzt werden. Wenn eine Tankkarte ausschließlich für betriebliche Zwecke eingesetzt wird, haben sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer in aller Regel keine steuerlichen Konsequenzen zu befürchten. Anders ist die Situation, wenn die Tankkarte auch für private Fahrten verwendet wird. Deshalb ist eine deutliche Trennung zwischen beruflicher und privater Nutzung unerlässlich. Unternehmen sollten klare Vorgaben zur Nutzung der Tankkarten festlegen, um die steuerlichen Risiken zu minimieren.
Eine besonders praktische Lösung stellt die vertragliche Festlegung dar, dass Tankkarten ausschließlich für betriebliche Zwecke genutzt werden dürfen. Diese klare Regelung verhindert von vornherein die Entstehung eines geldwerten Vorteils und vereinfacht die steuerliche Behandlung erheblich
Shell Tankkarte - Tankkartenlösung für Unternehmen
Welche Bedeutung hat der „geldwerte Vorteil“?
Bei der Besteuerung von Tankkarten spielt der „geldwerte Vorteil“ eine entscheidende Rolle. Er beschreibt den Wert, den ein Arbeitnehmer durch Sachzuwendungen, also die private Nutzung einer Tankkarte, erhält. Dieser „geldwerte Vorteil“ wird dem Einkommen des Arbeitnehmers hinzugerechnet und ist somit lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig. Die klare Trennung der Nutzung ist deshalb entscheidend.
Der geldwerte Vorteil entsteht konkret dann, wenn ein Arbeitgeber die private Nutzung der Tankkarte erlaubt. In diesem Fall wird die Nutzung für private Fahrten als Sachbezug behandelt und könnte wie ein zusätzliches Einkommen in die Steuererklärung einfließen. Bei gemischter Nutzung muss eine entsprechende Trennung vorgenommen werden - der private Anteil ist als geldwerter Vorteil zu versteuern, während der berufliche Anteil steuerfrei bleibt .
Eine mögliche Möglichkeit, die betriebliche und private Nutzung zu trennen, besteht darin, von vornherein vertraglich festzulegen, dass die Tankkarte ausschließlich für betriebliche Fahrten genutzt werden darf, um so zu vermeiden zu streben, dass ein „geldwerten Vorteil“ für die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer entstehen.
Steuerliche Auswirkungen für Arbeitnehmer und Arbeitgeber
Die steuerlichen Verpflichtungen für Unternehmen, die ihren Mitarbeitenden eine Tankkarte zur Verfügung stellen, sind klar geregelt: Der Arbeitgeber muss die privaten Nutzungen als „geldwerten Vorteil“ deklarieren und korrekt versteuern. Sollten Tankkarten als geldwerter Vorteil eingestuft werden, sind Arbeitgeber verpflichtet, diese in der Lohnabrechnung auszuweisen und dem Finanzamt zu melden. Dafür sind eine genaue Dokumentation und die präzise Aufteilung der privaten und geschäftlichen Fahrten unerlässlich.
Vor allem bei gemischter Nutzung ist der Anteil der privaten Fahrten genau zu dokumentieren. Hier können Fahrtenbücher oder spezifische Softwarelösungen, wie das MyFleetcor Online-Portal, helfen, die Kilometerstände und Fahrten aufzuzeichnen und zu klassifizieren. Eine solche systematische Dokumentation reduziert nicht nur steuerliche Risiken, sondern ermöglicht auch eine bessere Kontrolle der Kraftstoffkosten pro Mitarbeiter und Fahrzeug .
Für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer bedeutet dies, dass sie auf den privaten Anteil der Tankkarten-Nutzung ebenfalls Einkommenssteuer zahlen müssen. Um entsprechende Missverständnisse zu vermeiden, sollten Unternehmen erwägen, ihre Mitarbeitenden regelmäßig über die steuerlichen Auswirkungen aufzuklären und eine klare Politik bezüglich der Nutzung der Tankkarten zu kommunizieren.
Um die steuerlichen Auswirkungen für die Arbeitnehmenden transparent zu machen, sollten Unternehmen alle relevanten Informationen bereitstellen und den Mitarbeiter:innen deutlich machen, wie sich die Nutzung der Tankkarte auf das zu versteuernde Einkommen auswirkt. Das hilft, mögliche Strafen oder Nachzahlungen zu vermeiden und die Nutzung von Tankkarten rechtssicherer zu gestalten.
Ein Fehler, den Unternehmen vermeiden sollten, ist das Versäumnis, die private Nutzung korrekt zu melden. Dies könnte zu Nachzahlungen und Strafen führen. Arbeitgeber sollten daher sicherstellen, dass ihre Lohnbuchhaltung alle relevanten Daten erfasst und die Steuerberechnung transparent erfolgt – idealerweise in Zusammenarbeit mit einem Steuerberater!
Ein steuerlicher Sonderfall: Firmenwagen mit Tankkarte
Ein Sonderfall in der Besteuerung ergibt sich, wenn ein Firmenwagen mit Tankkarte auch für private Fahrten zur Verfügung steht. In solchen Fällen wird oft die sogenannte Ein-Prozent-Regelung angewendet. Diese Regel vereinfacht die Besteuerung der Privatnutzung eines Firmenwagens, indem ein pauschaler Betrag auf Basis des Bruttolistenpreises des Fahrzeugs und des einfachen Arbeitsweges versteuert wird.
Wichtig: Die Ein-Prozent-Regelung deckt auch die private Nutzung der Tankkarte ab, sofern diese nur für den Firmenwagen verwendet wird. Für private Fahrzeuge muss die Tankkartennutzung gesondert betrachtet und gegebenenfalls zusätzlich versteuert werden. Fragen Sie hierzu bitte Ihren zuständigen Steuerberater.
Doch aufgepasst! Da es sich um eine pauschale Methode handelt, kann diese Regel je nach Fahrverhalten, Fahrzeugwert und Länge des Arbeitsweges sowohl Vor- als auch Nachteile mit sich bringen. Auch hier gilt, dass ein erfahrener Steuerberater die beste Strategie für Ihre individuelle Situation empfehlen kann.
Bewährte Praktiken zur Verringerung der Steuerlast
Es gibt einige Strategien, mit denen Unternehmen und Arbeitnehmer die steuerlichen Auswirkungen von Tankkarten minimieren können. Eine wichtige Rolle spielt hierbei die Auswahl der richtigen Tankkarte. Die Tankkartenmodelle von Fleetcor ermöglichen eine Dokumentation, die eine strikte Trennung von betrieblicher und privater Fahrzeugnutzung erlaubt, was die steuerliche Erfassung deutlich erleichtern sollte.
Sowohl Unternehmen als auch Arbeitnehmer:innen sollten sich bestmöglich informieren und mit dem zuständigen Steuerberater sprechen, um die Vorteile der Tankkarten zu maximieren. So besteht unter Umständen die Möglichkeit, die Tankkartenvorteile pauschal zu versteuern, was den Aufwand vereinfacht und das Steuerverfahren für die Mitarbeitenden transparenter macht. Die Regelungen zur Pauschalisierung sind vor allem für Unternehmen attraktiv, die eine große Anzahl an Mitarbeitenden mit Tankkarten ausstatten.
Im Zusammenhang mit der privaten Nutzung von Tankkarten ist es zudem ratsam, die gültigen Steuerfreibeträge zu kennen, um den steuerlichen Aufwand für Arbeitnehmende zu minimieren. Wichtig: Die Freibeträge werden je nach Gesetzgebung angepasst und sollten im Rahmen des jährlichen Steuerupdates geprüft werden.
Ihr zuverlässiger Partner für Bezahlsysteme im Unternehmensbereich
Außerdem kann es sinnvoll sein, den Mitarbeitenden die private Nutzung einer betrieblichen Tankkarte ausdrücklich zu untersagen oder – falls toleriert – streng zu limitieren, um eine Besteuerung zu vermeiden. Dies kann zu Komplikationen führen, allerdings sind eine gute Dokumentation der Fahrten und die ordnungsgemäße Abgrenzung von Privatfahrten notwendig, um zu versuchen, mögliche steuerliche Fallstricke zu vermeiden.
Des Weiteren können Unternehmen durch gezielte Sicherheitsmaßnahmen, beispielsweise die Reglementierung der Tankkarten durch Ausgabenlimits oder das Monitoring der Nutzung, das Risiko von Missbrauch und Fehlern reduzieren und somit zusätzliche Steuerbelastungen vermeiden. Moderne Tankkarten bieten PIN-Sicherheitssysteme und können mit personalisierten Nummernschildern verknüpft werden, wodurch Missbrauch durch Mitarbeiter verhindert wird.
Insgesamt sollten Unternehmen regelmäßig prüfen, ob alle gesetzlichen Vorgaben zur Nutzung und Besteuerung von Tankkarten eingehalten werden. Eine gute Kommunikation kann helfen, Unklarheiten vorzubeugen und steuerliche Risiken zu minimieren.
Zusätzliche Vorteile für Unternehmen und Mitarbeiter
Neben den steuerlichen Aspekten bieten Tankkarten weitere erhebliche Vorteile, die sowohl Unternehmen als auch Mitarbeitenden zugutekommen:
Kostenkontrolle und Verwaltungseffizienz
Mit Tankkarten haben Unternehmen eine umfassende Kontrolle über sämtliche Kraftstoffausgaben. Die Buchhaltung behält immer den Überblick über die monatlichen Ausgaben und weiß auf den Cent genau, wie hoch die Ausgaben pro Mitarbeiter bzw. Firmenfahrzeug sind. Der Verwaltungsaufwand wird erheblich reduziert - kein Durcheinander mehr mit Quittungen oder versehentlich entsorgte Rechnungen. Die Rückforderung der Mehrwertsteuer funktioniert reibungslos.
Mitarbeitervorteile und Transparenz
Für Mitarbeiter bieten Tankkarten eine erhebliche Zeitersparnis, da das Sammeln und Einreichen von Tankbelegen entfällt. Jede Transaktion wird detailliert erfasst und kann jederzeit nachverfolgt werden, was zu höherer Transparenz und Fairness bei der Abrechnung führt. Zusätzliche Services wie Nutzung von Waschanlagen, Werkstattleistungen oder Rabatte bei Partnerunternehmen können den Alltag der Mitarbeiter erheblich erleichtern.
Fazit: Immer auf die Einhaltung der Steuergesetze achten!
Die steuerlichen Auswirkungen von Tankkarten betreffen sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer und müssen sorgfältig gehandhabt werden, um finanzielle Nachteile zu vermeiden. Mit der richtigen Strategie und einer klaren Trennung zwischen privater und betrieblicher Nutzung ist es möglich, die meisten gängigen Risiken zu minimieren. Gleichzeitig ermöglichen Tankkarten eine Win-win-Situation, in der nicht nur die administrativen Prozesse optimiert werden, sondern auch die Zufriedenheit und Motivation der Mitarbeiter gesteigert werden kann. Unternehmen sollten sicherstellen, dass sie die geltenden Steuergesetze einhalten und gleichzeitig streben, die steuerlichen Vorteile von Tankkarten optimal zu nutzen.
Eine korrekte Handhabung der steuerlichen Pflichten und eine gute Dokumentation sind der Schlüssel, um mögliche Strafen zu vermeiden und die Vorteile einer Tankkarte voll auszuschöpfen.
Nehmen Sie gerne Kontakt mit uns auf, um die passende Tankkarte für Ihre individuellen Bedürfnisse zu finden. Wir freuen uns, Sie bestmöglich zu beraten.
Lesen Sie unseren Leitfaden zum Management von Tankkarten, um die Effizienz der Nutzung von Tankkarten zu maximieren.
Hinweis: Wir übernehmen keine Haftung für die Richtigkeit der bereitgestellten Informationen. Alle Inhalte auf unserer Webseite dienen lediglich dem unverbindlichen Informationszweck und stellen keine Steuer- oder Rechtsberatung dar. Für individuelle steuerliche Fragen und detaillierte Informationen empfehlen wir, einen Steuerberater oder Fachanwalt für Steuerrecht zu konsultieren.
Artikel herunterladen
