Wie Unternehmen mit einer Tankkarte die Personalkosten kontrollieren
In der heutigen Zeit sind Unternehmen ständig auf der Suche nach Möglichkeiten, ihre Ausgaben zu optimieren und gleichzeitig die Effizienz zu steigern. Eine Methode, die in diesem Zusammenhang zunehmend an Bedeutung gewinnt, ist die Nutzung von Tankkarten, die aus mehrfacher Sicht vorteilhaft ist – auch in Bezug auf die Personalkosten. Unabhängig davon, wie groß der Fuhrpark des Unternehmens ist, hilft eine Tankkarte dabei, die monatlichen Ausgaben der Mitarbeiter:innen unter Kontrolle zu halten und immer einen Überblick über die allgemeinen Kraftstoffkosten zu haben.
Die Verwendung einer Tankkarte innerhalb eines Unternehmens
Tankkarten, auch Flottenkarten oder Firmen-Tankkarten genannt, sind spezielle Kreditkarten, mit denen Kraftstoffe und je nach Anbieter auch Autowäsche, Schmierstoffe und viele andere Produkte bezahlt werden können. Tankkarten können an einer Vielzahl von Tankstellen eingesetzt werden und bieten Unternehmen eine zentrale Abrechnungsmöglichkeit.
Besonders interessant ist dabei in Hinblick auf die Personalkosten jedoch, dass Tankkarten in vielen Fällen auch einzelnen Mitarbeiter:innen oder einem bestimmten Firmenfahrzeug zugeordnet werden können. Zudem besteht die Möglichkeit, ein tägliches Ausgabenlimit festzulegen. So behalten Unternehmen auch aus der Ferne die Kontrolle über die Kraftstoffkosten und die Ausgaben der Mitarbeiter:innen.
Warum sind Tankkarten für Unternehmen wichtig?
Es gibt viele Gründe, warum Unternehmen eine Tankkarte nutzen sollten. Die größte Motivation für die Geschäftsführung, Tankkarten zu nutzen, hängt jedoch mit einem entscheidenden Faktor zusammen: Wie kann das Unternehmen Geld sparen und wie können die Personalkosten so weit wie möglich reduziert werden? Neben der Kostenkontrolle bieten Tankkarten allerdings weitere Vorteile, von denen sowohl Unternehmen als auch Mitarbeiter profitieren.
#1 Alle Ausgaben sind besser unter Kontrolle
Mit der Tankkarte haben Unternehmen den Cashflow des Unternehmens besser im Blick, weil eine umfassende Kontrolle über sämtliche Ausgaben möglich ist. Die Buchhaltung behält immer den Überblick über die monatlichen Ausgaben und weiß auf den Cent genau, wie hoch die Ausgaben pro Mitarbeiter bzw. Firmenfahrzeug sind. Auch die wöchentliche oder monatliche Abrechnung entfällt: Unternehmen können in Echtzeit sehen, welche Ausgaben mit den Tankkarten getätigt werden.
Mit einer Kontoverwaltungssoftware ist es möglich, die angefallenen Kraftstoffkosten genaustens zu analysieren. Auf diese Weise können Geschäftsführung und Buchhaltung alle Kraftstoffkosten Monat für Monat vergleichen und die entstandenen Kosten gegebenenfalls anpassen. Mit diesen Zahlen lässt sich eine langfristige Vision entwickeln, von der das Unternehmen nur profitieren kann.
#2 Weniger Verwaltungsaufwand für die Buchhaltung
Der Zeitaufwand für die Verwaltung wird nicht nur verkürzt, eine Online-Verwaltungssoftware kann auch dafür sorgen, dass der administrative Teil des Fuhrparks genauer arbeitet. Kein Durcheinander mehr mit Quittungen, die nicht gefunden werden, oder Rechnungen, die versehentlich im Papierkorb entsorgt wurden. Die Rückforderung der Mehrwertsteuer funktioniert perfekt. All das spart Zeit und Geld.
#3 Bessere Kontrolle der Mitarbeiter:innen
Genaue Berichte über den Kraftstoffverbrauch ermöglichen es, die Ineffizienz der einzelnen Fahrzeuge zu erkennen und den Kraftstoffverbrauch zu optimieren. Zeigt die Auswertung beispielsweise, dass ein bestimmter Mitarbeiter deutlich mehr Kraftstoff verbraucht als seine Kollegen, kann die betreffende Person darauf hingewiesen werden, dass sie ihren Fahrstil in Zukunft anpassen muss. Auf diese Weise lassen sich die Ausgaben kontrollieren und eine Senkung der Kraftstoffkosten erreichen.
#4 Ersparnisse bei den Kraftstoffkosten
Es gibt auch verschiedene Tankkarten, die Rabatte und Vorteile beim Kraftstoffkauf bieten. Im Durchschnitt sind Ersparnisse bis zu 3 Cent pro Liter möglich, sodass sich vor allem für größere Unternehmen deutliche Kostensenkungen erzielen lassen. Je nachdem, welche Karte die Unternehmen nutzen, besteht die Möglichkeit eines sogenannten Preisdeckels, einem wöchentlichen Festpreis oder dem Tagespreis an der Zapfsäule, sodass immer zu den günstigsten Preisen getankt wird.
#5 Erhöhter Schutz dank Sicherheitssystem
Eine Tankkarte kann mit einem PIN-Sicherheitssystem ausgestattet sein, das vor Betrug schützt. Außerdem können die Kartenin den meisten Fällen mit einem personalisierten Nummernschild verknüpft werden. Das heißt: Wenn Mitarbeiter:innen an der Tankstelle bezahlen möchten, muss die Karte mit dem Nummernschild des jeweiligen Fahrzeugs übereinstimmen. Ist dies nicht der Fall, wird die Zahlung automatisch abgelehnt. Auf diese Weise wird Missbrauch durch Mitarbeiter:innen verhindert und gegebenenfalls aufgedeckt.
Das Unternehmen hat je nach Anbieter darüber hinaus die Möglichkeit, sich über Warnmeldungen informieren zu lassen, um Betrug durch das eigene Personal zu verhindern. Wenn Mitarbeiter spät abends oder in der Nacht bzw. ungewöhnlich viel tanken, werden die Vorgesetzten informiert. Auch die häufige Nutzung der Tankkarte kann als Warnhinweis genutzt werden, dass etwas nicht stimmt.
Tankkarten bieten auch Vorteile für das Personal
Eine Tankkarte bietet allerdings nicht nur für die Unternehmen, sondern auch für das Personal eine Vielzahl an Vorteilen und Möglichkeiten, die wesentlich zur Verbesserung des Arbeitsalltags beitragen. Unternehmen, die ihren Mitarbeitern den Zugang zu Tankkarten ermöglichen, schaffen eine Win-win-Situation, in der nicht nur die administrativen Prozesse optimiert werden können, sondern auch die Zufriedenheit und Motivation der Mitarbeiter gesteigert werden kann.
Zeitersparnis dank bequemer Spesenabrechnung
Für Mitarbeiter können Tankkarten eine erhebliche Zeitersparnis und Bequemlichkeit bieten, weil das Sammeln und Einreichen von Tankbelegen der Vergangenheit angehört. Mit der Nutzung von Tankkarten entfällt dieser Aufwand, der besonders fehleranfällig ist. Diese Zeitersparnis erlaubt es den Mitarbeitern, sich stärker auf ihre Kernaufgaben zu konzentrieren, anstatt sich mit administrativen Tätigkeiten aufzuhalten. Dies kann zu einer höheren Produktivität und Zufriedenheit der Mitarbeiter führen, was sich letztlich auch positiv auf das Unternehmen auswirken kann.
Erhöhte Transparenz bei der Abrechnung
Ein weiterer bedeutender Vorteil von Tankkarten ist die Transparenz der Abrechnungen. Jede Transaktion wird detailliert erfasst und kann jederzeit nachverfolgt werden. Dies bedeutet, dass Mitarbeiter:innen genau sehen können, wann und wo sie getankt haben, und welche Kosten dabei entstanden sind. Diese Nachvollziehbarkeit führt zu einer höheren Transparenz und Fairness im Umgang mit den Reisekosten. Tankkarten schaffen deshalb Vertrauen in das Abrechnungssystem und in das Unternehmen. Die Mitarbeitenden wissen, dass ihre Ausgaben korrekt erfasst und erstattet werden, was das Gefühl von Sicherheit und Fairness stärkt. Gleichzeitig können Unstimmigkeiten oder Fehler in den Abrechnungen schnell identifiziert und korrigiert werden. Diese Transparenz kann somit die Zufriedenheit der Mitarbeiter erheblich erhöhen und das Vertrauen in die Unternehmensprozesse stärken.
Zusätzliche Benefits für die Mitarbeitenden
Viele Tankkarten können neben der reinen Tankfunktion auch eine Vielzahl zusätzlicher Services und Leistungen bieten, die den Mitarbeiter:innen einen echten Mehrwert bieten. Zu diesen zählen beispielsweise:
Nutzung von Waschanlagen: Mitarbeiter:innen können die Firmenwagen regelmäßig waschen, was zur Pflege und zum Werterhalt der Fahrzeuge beiträgt
Werkstattleistungen: Einige Tankkarten beinhalten Rabatte oder Sonderkonditionen für Werkstattleistungen, was die Wartung und Reparatur der Fahrzeuge erleichtert
Rabatte bei Partnerunternehmen: Tankkartenanbieter arbeiten oft mit verschiedenen Partnerunternehmen zusammen und bieten Sonderangebote an. Das können beispielsweise Rabatte auf Hotels, Restaurants oder andere Dienstleistungen sein
Die zusätzlichen Leistungen können den Alltag der Mitarbeiter erheblich erleichtern und ihnen das Gefühl geben, dass ihr Arbeitgeber sich um ihre Bedürfnisse kümmert. Sie können zur Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit beitragen und als zusätzlicher Anreiz zur Bindung von Mitarbeitern an das Unternehmen dienen.
Jetzt informieren: Personalkosten mit einer Tankkarte reduzieren
Die Nutzung von Tankkarten bietet zahlreiche Vorteile sowohl für Unternehmen als auch für Mitarbeiter:innen. Neben der Reduzierung von Personalkosten und der Vereinfachung administrativer Prozesse tragen Tankkarten wesentlich zur Verbesserung der Arbeitsbedingungen und zur Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit bei. Diese Win-win-Situation trägt langfristig zur Effizienz und Produktivität eines Unternehmens bei. Wenn Sie weitere Fragen haben oder an einer Tankkarte für sich oder Ihre Mitarbeiter:innen interessiert sind, bestellen Sie jetzt unsere Shell oder NOVOFLEET Tankkarte.
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